Структура и содержание информационного обеспечения
Информационное обеспечение (ИО) - важнейший элемент автоматизированных информационных систем - предназначено для отражения информации, характеризующей состояние управляемого объекта и являющейся основой для принятия управленческих решений.
В теории автоматизированных систем обработки экономической информации ИО принято делить на системы показателей данной предметной области (например, показатели бухгалтерского учета, финансово-кредитной деятельности, анализа и др.); системы классификации и кодирования; документацию; потоки информации - варианты организации документооборота; различные информационные массивы (файлы), хранящиеся на носителях информации и имеющие различную степень организации.
Наиболее сложной организацией является автоматизированный банк данных, включающий массивы для решения регламентных задач, выдачи справок и обмена информацией между различными пользователями.
В ходе проектирования ИО, выполняемого совместно с пользователями-экономистами, осуществляются следующие работы: определяется состав показателей, необходимый для решения экономических задач, их объемно-временные характеристики, информационные связи; разрабатываются различные классификаторы и коды; изучается возможность использования общегосударственных классификаторов; выявляется возможность применения унифицированной системы документации для отражения показателей; проектируются формы новых первичных документов, приспособленных к требованиям машинной обработки; ведется организация информационного фонда; определяется состав базы данных и его организация; проектируются формы вывода результатов обработки.
Создание информационного обеспечения осуществляется в тесной связи с технологией автоматизированной обработки и программным обеспечением.
Информационные системы, предусматривающие использование ЭВМ, ориентированных на одиночного пользователя, несколько меняют сложившиеся подходы к проектированию ИО. Персональные компьютеры заставляют пересмотреть стереотипы обработки информации и процессов, происходящих в любой сфере человеческой деятельности. Применение компьютеров предусматривает участие пользователя в процессе решения задачи на машине, значительно увеличивая при этом круг информационных работ. Значительно расширяются информационные потребности работников экономических служб при выполнении ими профессиональных обязанностей, появляются возможности формирования с помощью машины всевозможных сборников, докладов; ведения справочников, календарей; оформления и тиражирования результатов обработки; подготовки текстового материала, включая машинописные работы; изготовление документов в виде таблиц; хранения больших объемов информации в памяти машины в достаточно компактной форме. Создание вычислительных сетей позволяет осуществлять широкий обмен информацией между пользователем, организовать электронную почту, обеспечить доступ пользователя к различным информационным ресурсам. Значительное влияние на организацию информационной технологии оказывают и изменения в системах управления хозяйством, внедрение рыночной экономики. Прежде всего это отражается на организации банков данных. Изменение потоков информации, связанное с интенсификацией межрегиональных связей, существенно влияет на организацию обмена информацией.
Стремительный рост экономических связей различных регионов, предприятий и организаций приводит к возрастающей потребности в достоверных и актуальных классификаторах экономической информации. В связи с этим решаются вопросы о дополнении действующих классификаторов новыми позициями и понятиями; создаются новые классификаторы.
Дальнейшее развитие получает концепция интеграции обработки информации, предусматривающая слияние в единую целостную систему задач различных функций деятельности, решаемых на основе единого банка данных и информационного обмена между различными уровнями обработки. Следует отметить, что к проектированию ИО компьютерных информационных систем можно приступить лишь после выработки подходов к построению автоматизированных рабочих мест и определения функций пользователей. Наиболее сложным становится информационное обеспечение в случае организации многоуровневых локальных вычислительных сетей ЭВМ и распределенных АРМ, подключенных к центральной ЭВМ, в режимах работы сервера и рабочих станций. Создание ИО в данном случае должно осуществляться для каждого уровня обработки. Необходимо установить круг экономических задач, решаемых на каждом рабочем месте, формы обмена информацией между ними, схемы документооборота, а также решить вопросы организации распределенного банка данных. Организация ведется параллельно с программным обеспечением и информационной технологией, ориентированной на конечного пользователя.
При создании ИО информационных сетей выполняются следующие работы: определяется состав экономических задач и система показателей для каждого уровня обработки; устанавливается состав и способы обмена информацией между различными уровнями обработки; ведется создание информационного фонда и распределение его между уровнями обработки; создаются различные формы ввода информации на ЭВМ с учетом многоуровневой обработки данных; рассматриваются вопросы использования различных видов классификаторов и обеспечивается составление локальных классификаторов экономической информации; создаются различные формы вывода информации; разрабатываются вопросы информационно-справочного обслуживания пользователей, построения типовых форм запросов; создается автоматизированная информационная технология, обеспечивающая непосредственный контакт пользователя с ЭВМ; прорабатываются вопросы организации на ЭВМ делопроизводства управленческой деятельности, контроля за исполнением документов; создается информационное взаимодействие с внешней средой на основе организации электронной почты.
Создание ИО осуществляется в ходе составления технорабочего проекта и предусматривает составление инструкций пользователям по применению основных положений ИО в их практической деятельности, связанной с обработкой экономических задач на ЭВМ. Это инструкции по подготовке документов к машинной обработке и их кодированию; инструкции по обработке экономической задачи на ЭВМ – вводу программы, исправлению информационных массивов, входных данных, корректировке информации, загрузке в базу данных, организации запросов, получению выходных данных, организации обмена информации с другими пользователями.
