Контролювання руху службових документів та користування ними

 

Контролювання руху службових документів та користування ними в документаційній системі необхідне, щоб

a) визначити, які невиконані дії треба виконати;

b) уможливити пошук службових документів;

c) запобігти втратам службових документів;

d) контролювати використання систем безпеки і зберігання та ведення обліку дій зі службовими документами (тобто долучення або реєстрування, класифікування, індексування, зберігання, до­ступ та користування, переміщення, передавання до архіву або вилучення для знищування);

e) підтримувати здатність визначити операційне походження деяких службових документів, якщо системи об’єдналися або були переміщені.

Контролювати строки виконання дій можна у документаційних системах лише для процесів, для яких організацією чи для організації встановлено строки виконання певних дій. Контроль строків виконання дій:

f) мінімізує кількість процесів, які треба зробити відповідно до рішень або дій, зазначених у службовому документі,

g) покладає відповідальність за дію на призначену особу, та

h) документує дату, до якої потрібно здійснити визначену дію, та дату, коли дія відбулася.

Контроль строків виконання дій може бути ефективним лише тоді, коли службовий документ зареє­стровано в документаційній системі до передавання особам, яким він призначений для виконання.

Контролювання місцезнаходження службових документів. Рух службових документів треба документально оформити, щоб, за потреби, службові докумен­ти завжди можна було знайти. Для контролювання можна документувати умовну познаку (ідентифіка­тор), назву, особу або підрозділ, де перебуває службовий документ, та час (дату) переміщування.

Система має простежити вихід службового документа, передавання від однієї особи до іншої та вертання у вихідне місце або у сховище, а також вилучання для знищування або передавання на постійне зберігання до архіву чи до будь-якої іншої уповноваженої сторонньої організації.

Тема 6. Відстеження та здійснення перевіряння

 

6.1. Відстеження процедур і процесів

6.2. Перевіряння відповідності

6.3. Сила доказовості

6.4. Відстеження продуктивності праці

 

6.1. Відстеження процедур і процесів

 

Для того, щоб процедури та процеси документаційних систем було здійснено відповідно до політики та вимог організації й вони відповідали очікуваним результатам, треба регулярно прово­дити відстежування відповідності. Таке вивчення дозволяє перевірити ступінь ефективності функ­ціювання системи та рівень задоволеності користувачів системою.

Відповідно до вимог регуляторного середовища відстежування та перевіряння можуть здійсню­вати сторонні органи.

Якщо документаційні системи та керування документаційними процесами виявляться непри­датними або неефективними, їх модифікують.

Відповідність систем політиці й вимогам організації та здійснювання відстежування оформлю­ють документально, а звіти зберігають.

Відстежування та перевіряння документаційних систем здійснюють з таких причин:

a) щоб забезпечити відповідність запровадженим в організації нормам;

b) щоб забезпечити, що службові документи, за потреби, будуть прийняті в суді як свідчення;

c) щоб поліпшити діяльність організації.

У процесі нормальної ділової діяльності організації регулярно документують подробиці її звичайної діяльності та зберігають службові документи в документаційних системах.

Відстежування допомагає забезпечити тривалу юридичну підзвітність документаційних систем. Процеси відстежування документально оформлюють, щоб засвідчити узгодженість з процедурами та нормами політики, прийнятими в організації.

Вимогам такої корпоративної звітності найкраще відповідають систематичні програми відсте­жування, розроблені та спроектовані відповідно до чинних правил та інструкцій.

Якнайкраще здійснювати нагляд за відповідністю може кваліфікований працівник, самостійно доповідаючи вищому керівництву. Найприйнятніше, щоб це виконувала особа, яка розробляє або впроваджує системи відстежування, або особа, яка відповідає за керування службовими документами.

Відстежування треба здійснювати регулярно через проміжки часу, узгоджені та визначені політикою організації щодо керування документаційними процесами.

Перевіряння відповідності

Правильне розробляння будь-якої документаційної системи потребує наявності свідчень про:

a) розуміння організацією характеру своїх службових документів,

b) турботи організації про свої службові документи та забезпечування їх збереженості,

c) процесів і технології діяльності та їх належного реалізування.

Крім того, фахівцям з документаційних процесів потрібні свідчення, щоб продемонструва­ти тривалу відповідність організації законодавству, політиці, принципам та процедурам, особ­ливо у той час, коли працював інший персонал.

Принципи усталеної практики у діловодстві мають значення, навіть якщо ніколи не виник­не необхідність надавати електронні документи в суді. Зусилля та ресурси, потрібні для впроваджування усталеної практики матимуть позитивні наслідки для ділової діяльності, неза­лежно від того, позивалась організація чи ні.

Сила доказовості

Фахівцям з керування документаційними процесами треба усвідомлювати можливість пра­вових проблем, коли службові документи як доказ надають до суду, який діє за нормами статут­ного та загального права. Якщо у процесі судового розгляду виникає сумнів щодо цілісності або автентичності службового документа та через підозру про підроблення, неправомірність, непра­вильне функціювання або несправність системи, то значення або цінність цього документа як доказу може бути втрачена або принаймні зменшена на шкоду справі.

Фахівцям з керування документаційними процесами необхідно мати докази, щоб продемон­струвати і довести відповідність організації законодавству, політиці та процедурам за час існу­вання документаційної системи. Також має бути можливість показати, що система діяла відпо­відно до усталеної практики діяльності організації. Це засвідчать документи відстежування та пе­ревіряння процесів системи.