Сутність поняття керування документаційними процессами

Керування документаційними процесами організовує практичну роботу як службових осіб, які керують документаційними процесами, так і будь-якої особи, яка створює службові документи або користується ними в процесі своєї ділової діяльності. Керування документаційними процесами в організації охоплює:

a) впровадження політики і застосовування стандартів,

b) визначення обов’язків і повноважень,

c) визначення процедур, інструкцій та ознайомлення з ними персоналу,

d) забезпечення низки послуг, пов’язаних із питаннями керування службовими документами та користування ними,

e) розробляння, реалізування та керування спеціалізованими системами для керування документаційними процесами;

f) інтегрування керування документаційними процесами у ділові системи та процеси.

Службові документи містять інформацію, що є цінним ресурсом та важливим чинником діло­вої діяльності. Щоб захистити та зберегти службові документи як свідчення дій для організацій та суспільства, застосовують системний підхід до керування документаційними процесами. Резуль­татом реалізації системи керування документаційними процесами є джерело інформації про ділову діяльність, яке може забезпечити подальші дії, прийняття рішень, звітність нинішнім й майбутнім зацікавленим сторонам. Службові документи дають можливість організаціям:

— здійснювати ділову діяльність на засадах регулярності, ефективності та відповідальності,

— надавати послуги на засадах процесуальної послідовності та рівноправності,

— підтримувати та документувати формування політики організації та прийняття керівних рішень,

— забезпечувати послідовність, неперервність та продуктивність здійснення адміністративних дій та керування в організації,

— сприяти ефективному здійсненню діяльності в межах усієї організації,

— забезпечити неперервність діяльності організації у випадку надзвичайної ситуації,

— відповідати правовим та регуляторним вимогам, охоплюючи архівну, аудиторську та нагля­дову діяльність,

— забезпечити захист та підтримування в судових позовах, охоплюючи керування ризиками, пов’язане з наявністю або відсутністю свідчень організаційної діяльності,

— захистити інтереси організації та права працівників, клієнтів та нинішніх і майбутніх заці­кавлених сторін,

— підтримувати та документувати поточну та майбутню дослідницьку і проектну діяльність, інші розробляння та науково-технічні результати, так само як й історичні дослідження,

— забезпечувати свідчення ділової, особистої та культурної діяльності,

— встановлювати ділову, особисту та культурну ідентичність, та

— зберігати корпоративну, особисту або колективну задокументовану пам’ять.

Усім організаціям необхідно визначити правове поле, вимоги якого впливають на їх діяльність та документування їхньої діяльності. Політика та функціювання організацій мають відображати за­стосування регуляторного середовища до процесів їхньої діяльності. Документуючи свою діяль­ність, організація повинна гарантувати її відповідність вимогам регулятивного середовища.

Вимоги регуляторного середовища містять:

a) статутне і прецендентне право та правила, якими керуються у специфічному для певної галузі та загальному середовищі діяльності, охоплюючи закони та інструкції, які безпосередньо стосуються службових документів, архівів, доступу, права на приватну таємницю, свідчень, елект­ронної комерції, захисту даних та інформації,

b) обов’язкові норми практичної діяльності,

c) добровільні кодекси усталеної практики,

d) добровільні кодекси поведінки й етики, та

e) очікування суспільством належної діяльності у певній галузі або організації.

Характер організації або галузі, до якої вона належить, зумовлює набір регулятивних склад­ників (кожного окремо чи в поєднанні), найприйнятніших для керування документаційними проце­сами у цій організації.