Розроблення та впровадження документаційних систем

Документаційна система має бути функціональною, що забезпечує її спроможність здійсню­вати та забезпечувати операції керування документаційними процесами.

Рішення про розробляння та впроваджування документаційних систем і процесів, які вони забезпечують, необхідно розглядати у взаємозв’язку з наявними організаційними системами.

Документування дій зі службовими документами. Документаційні системи мають містити повне і точне відображення всіх дій, пов’язаних із пев­ним службовим документом. Вони охоплюють процеси, пов’язані з окремими службовими докумен­тами. Ці відомості можуть документуватися як частина метаданих, внесених, приєднаних або по­в’язаних із певним службовим документом. Як альтернативний варіант, їх можна задокументову- вати у контрольному журналі, що зберігається, принаймні, так само довго, як і службовий документ, якого він стосується.

Фізичне зберігання носіїв інформації та їх захист. Під час розробляння документаційної системи до уваги беруть відповідне середовище збері­гання та носій інформації, фізичні захисні матеріали, процеси обробляння та системи зберігання. Рішення про зберігання носіїв залежить від строку, протягом якого потрібно зберігати службовий документ. Документаційні системи мають бути готовими до надзвичайних ситуацій з метою визна­чання та послаблювання ризиків. Треба орієнтуватися на збереження цілісності службових доку­ментів під час надзвичайної ситуації та в період відновлювання після неї.

Розподіл функцій керування. Документаційні системи мають забезпечувати альтернативні варіанти розміщування службо­вих документів. У деяких випадках, коли це дозволяє правове та регуляторне середовище, служ­бові документи фізично може зберігати одна організація, але відповідальність та контроль за ке­рування ними належить або організації, що їх створила, або іншому відповідному уповноваженому органу. Така організація роботи зі службовими документами, що розрізняє зберігання, власність та відповідальність за службові документи, особливо стосується систем електронної документації. Зміни в роботі зі службовими документами можуть виникнути у будь-який час існування системи і будь-які зміни в цій роботі треба проконтролювати та документально оформити.

Конвертування та переміщування. Документаційні системи треба розробляти таким чином, щоб службові документи залишали­ся автентичними, достовірними та придатними для користування за будь-яких змін системи, охоп­люючи конвертування формату, переміщування в результаті застосування іншого апаратного за­безпечення та операційних систем або специфічного прикладного програмного забезпечення про­тягом усього періоду їх зберігання.

Доступ, пошук та користування. Документаційні системи мають забезпечувати своєчасний та ефективний доступ до службо­вих документів та їхній пошук, необхідний для безперервної ділової діяльності та задоволення ви­мог, пов’язаних зі звітністю. Щоб забезпечити цілісність службових документів у документаційних системах треба перед­бачити контроль за доступом. У системах має бути передбачено зберігання контрольних журналів або застосовування інших методів, які засвідчують, що службові документи ефективно захищені від несанкціонованого користування, змінення або знищування.

Строки зберігання та передавання службових документів до архіву або вилучан­ня їх для знищування. Документаційні системи мають вирішувати питання про строки зберігання та передавання службових документів до архіву або вилучання їх для знищування. Має бути можливість прийма­ти такі рішення у будь-який час існування службових документів, охоплюючи стадію розробляння документаційної системи. Також має бути можливість, за потреби, передавати службові докумен­ти до архіву та вилучати їх для знищування, щоб це здійснювалося як усталена практика. Систе­ми мають забезпечувати ведення контрольного журналу або застосовувати інші методи, щоб про­контролювати завершеність дій передавання та знищування службових документів.