Політика керування документаційними про­цесами

Організація має розробити, задокументу­вати, забезпечити її впровадження та дотримання на всіх рівнях політики, процедури та методики керування документаційни­ми процесами, щоб задовольнити інформаційні запити, які виникають у процесі її ділової діяльності та стосуються певних свідчень, звітів, інших відомостей.

Організаціям треба визначити та задокументувати політику керування документаційними про­цесами. Мета політики — створення та керування автентичними, достовірними та придатними для користування службовими документами, здатними забезпечувати виконання ділових функцій та діяльність в організації так довго, наскільки це потрібно. Організації забезпечують поширення і реалізацію політики керування документаційними процесами на всіх рівнях організації.

Політику приймає вищий рівень керівництва організації і поширює на всю організацію. Вста­новлюють відповідальність за відповідність діяльності політиці.

В основу розроблення політики покладено аналіз діяльності. Визначають ті ділянки, де законодавство, інструкції, інші норми та методики мають найбільше застосування під час створення службових документів, пов’язаних із діяльністю організації. Розробляючи політику, треба врахувати організаційне середовище організації та економічні міркування. Політику треба регулярно перегля­дати для того, щоб вона завжди відображала чинні вимоги до ділової діяльності.

Виклад політики керування документаційними процесами – це виклад намірів. Політика визначає, що організація має намір зробити, та інколи містить короткий виклад програми і процедур для досягнення цих намірів. Проте сам по собі виклад програми не гарантує належного керування документаційними процесами; вирішальними для її успіху є схвалення та активне й реальне її підтримування вищим керівництвом, а також надання необхідних ресурсів для реалізування цієї політики. Отже, ефективний виклад політики визначить, яка особа з керівно­го складу несе головну відповідальність за керування документаційними процесами та здійснює контроль за виконанням політики і програм керування документаційними процесами.

Положення політики керування документаційними процесами мають містить посилання на інші програмні документи, пов’язані з інформацією, наприклад політику щодо інформаційних систем, інформаційної безпеки або керування ресурсами, але не дублювати їх. Вона має бути забезпечена процедурами та інструкціями, викладом планування та стратегії, номенклатурою справ та іншими документами, що разом формують політику керування документаційними процесами.

Постійно треба заохочувати підтримування та схвалювання політики керування документа­ційними процесами всіма працівниками. Особливо важливо, щоб політика керування докумен­таційними процесами зобов’язувала всіх працівників створювати та зберігати документи, які відповідають правовим, регуляторним, фіскальним, операційним потребам організації та її потребам в архівній (історичній) інформації. Також є важливим відстежування на відповідність політиці керування документаційними процесами.

Цілі визначання обов’язків та повноважень. Головна ціль визначання обов’язків, повноважень та взаємозв’язків – встановити та підтри­мувати режим керування документаційними процесами, що відповідає потребам внутрішніх та зовнішніх зацікавлених сторін.Обов’язки та повноваження у сфері керування документаційними процесами визначають, вста­новлюють та поширюють на всю організацію з метою конкретизації персональної відповідальності за проведення необхідних дій у разі виникнення специфічної потреби створення та долучення служ­бових документів до документаційних систем.

Точніше, визначання обов’язків, повноважень та взаємозв’язків має увійти до методики або правил ділової діяльності, які:

a) вимагають від працівників створювати службові документи, що належним чином докумен­тують ділову діяльність, в якій вони беруть участь, згідно з потребами основної діяльності та робочими процесами;

b) забезпечують створення інформаційними системами та системами обробляння даних, які забезпечують ділову діяльність, відповідних службових документів як частини забезпечування цієї діяльності;

c) забезпечують прозорість процесів документування та відповідності документаційних систем протягом активного життя службових документів (документи, потрібні для здійснюван­ня поточних операцій і часто використовувані, зазвичай розміщують поряд з користувачем, якщо це фізичний документ, або надають його в режимі гарячої лінії через комп’ютерну систему);

d) забезпечують зберігання та збереженість службових документів протягом періоду потреби в них для організації та для зовнішніх зацікавлених сторін: архівних установ, дослідників та ауди­торів;

e) забезпечують передавання документів на зберігання або вилучання для знищування лише відповідно до встановленого процесу експертизи.

Повноваження та обов’язки в межах організації. Організація визначає повноваження та обов’язки всіх працівників, що беруть участь в керу­ванні документаційними процесами. Це стосується таких категорій працівників:

a) На вище керівництво покладено найвищий рівень відповідальності за забезпечення роз­робляння та впроваджування успішної програми керування документаційними процесами. Підтримування вищим керівництвом виявляється у наданні ресурсів нижчому рівню. Вище керів­ництво стимулює відповідність вимогам керування документаційними процесами у межах всієї організації. Керівні працівники відповідають за підтримування запровадження політики керування документаційними процесами в організації.

b) Фахівці з керування документаційними процесами несуть основну відповідальність за впроваджування ISO 15489-1. Зокрема, вони розробляють загальну політику щодо керування документаційними процесами, процедури та стандарти для організації і запроваджують процеси, описані у розділі 4 ISO 15489-1. Фахівці з керування документаційними процесами відповідають за всі аспекти керування документаційними процесами, охоплюючи розробляння, реалізацію та ведення документаційних систем та їх операції, а також за навчання користувачів роботі з питань керування документацій­ними процесами та документаційними системами, оскільки вони впливають на роботу окремих осіб.

c) Керівники виробничих підрозділів або організаційних відділів відповідають за те, щоб їхні працівники створювали та зберігали службові документи як невід’ємну частину своєї роботи, відповідно до встановленої політики, процедур та стандартів. Вони забезпечують ресурсами, необхідними для керування документаційними процесами, та підтримують зв’язок із фахівцями з керування документаційними процесами з усіх питань, наведених у розділі 4 ISO 15489-1.

d) Інші працівники в організації мають специфічні обов’язки, пов’язані зі службовими доку­ментами. Зокрема, це стосується персоналу, відповідального за забезпечення збереженості, персоналу, відповідального за розробляння та впроваджування систем із застосуванням інфор­маційних та комунікаційних технологій, та персоналу, відповідального за дотримання відповід­ності вимогам. Системні адміністратори відповідають за забезпечення того, щоб, за потреби, вся службо­ва документація була для персоналу точною, доступною та чіткою.

е) Усі працівники створюють та зберігають документи як частину своєї повсякденної роботи і мають робити це відповідно до встановленої політики, процедур та стандартів. Це також стосу­ється передавання службових документів до архіву або вилучання їх для знищування лише згідно з наданими повноваженнями у цій сфері. Усі працівники зобов’язані точно та повно задокументовувати свою діяльність і звітувати про це.

Коли розробники запроваджують програму керування документаційними процесами в органі­зації, важливо, щоб вони врахували норми, закладені у політиці організації.

Обов’язки встановлюють для всіх працівників організації, охоплюючи службових осіб, які керують документаційними процесами, фахівців із су­міжних інформаційних сфер, керівників організації, інших керівних працівників, системних адмі­ністраторів та тих, для кого створення службових документів є частиною їхньої роботи. Обов’яз­ки фіксують у посадових інструкціях та подібних до них службових документах. Специфічні обо­в’язки керування та звітності за керування документаційними процесами покладають на службо­ву особу з відповідними повноваженнями в організації. Призначення відповідальних осіб може визначатися законодавством.

До процесу планування та впровадження політики і процедур керування документаційними процесами можна залучати архівні установи.