Тема 10. Управление временем проекта.

Составляющие управления временем проекта

1) Управление рабочим временем персонала

2) Бюджетирование и составление графика проекта

3) Контроль сроков исполнения проектных задач

1. Управление рабочим временем персонала:
методы и приемы краткосрочного и оперативного планирования

Основные методы тайм-менеджмента_1

1. Метод простого планирования: все дела записываются в ежедневник, телефон,

компьютер, ipad..последовательно по мере поступления.

2. Метод приоритетного планирования. Похож на предыдущий. Все дела по важности

и срочности.

3. Метод «шести задач». Выбирается 6 самых важных дел.

4. Метод АВС. 3 группы дел:

А - очень важные,

В – важные,

С – неважные.

 

5. Метод Дуайта Дэвида Эйзенхауэра. 4 блока дел. А - важные и срочные,

В – важные и несрочные, С – неважные и срочные, Д – неважные и несрочные

 

6. Система учета времени Александра Александровича Любищева.

В основе – ежедневный хронометраж, учет времени на выполнение дел

7. Система управления временем Бенджамина Франклина. Пирамида 6 этажей.

 

Принцип 80/20 (правило Парето). 20% усилий дают 80% результатов

9. Правило 60/20/20.

60% времени – дела категории А и В. 20% - коллективная деятельность,

20% - непредвиденные дела

 

2. Бюджетирование и составление графика проекта

Бюджетирование проекта – это определение стоимостных значений выполняемых в рамках проекта работ и проекта в целом, процесс формирования бюджета проекта, содержащего установленное распределение затрат по видам работ, статьям затрат, по времени выполнения работ, по центрам затрат или по иной структуре.

§ Бюджет может быть сформирован как в рамках традиционного бухгалтерского плана счетов, так и с использованием специально разработанного плана счетов управленческого учета. Практика показывает, что в большинстве случаев бухгалтерского плана счетов бывает недостаточно.

§ Бюджет может составляться в виде: календарных план-графиков затрат; матрицы распределения расходов; столбчатых диаграмм затрат; столбчатых диаграмм кумулятивных затрат; линейных диаграмм распределенных во времени кумулятивных затрат; круговых диаграмм структуры расходов и пр.

Одним из наиболее популярных методов составления графика проекта является метод критического пути. Критический путь - максимальный по продолжительности полный путь в сетевом графике.

Именно длительность кpитического пути опpеделяет наименьшую общую пpодолжительность pабот по пpоекту в целом.

Увеличение продолжительности критических работ приводит к соответствующему увеличению общей продолжительности проекта, в то время как некритические работы обладают некоторыми резервами времени, с помощью которых можно управлять проектом.

При необходимости менеджер проекта может задержать работу на этот резерв времени без влияния на общую продолжительность проекта и связанных задач.

Работы, лежащие на критическом пути, имеют временной резерв, равный нулю. Поэтому одним из способов снижения риска является пристальный контроль именно тех задач, из которых состоит критический путь выполнения проекта.

3. Контроль сроков исполнения проектных задач

Для контроля процесса выполнения проекта и оценки рисков в детерминированной модели используются milestones - контрольные отметки, или, как их по-другому называют, контрольные точки, т.е. вехи, отмечающие окончание очередного этапа работ.

В качестве таких контрольных точек обычно используются короткие информативные документы, срок исполнения которых фиксируется в графике проекта.

При этом очень важен сбалансированный подход к расстановке контрольных точек, чтобы не тратить ресурсы на вспомогательную работу. Например, вместо документа может выступать конкретное задание, выданное сотруднику на определенный срок, результат исполнения которого проверяется менеджером проекта. Задание может быть выдано в виде предписания, талона или в какой-то другой форме, при этом фиксируется время выдачи задания, срок исполнения, ответственный исполнитель и проверяющий, который должен поставить свою отметку после проверки задания.