Тема 4. Инициация и разработка концепции проекта

Инициация проекта (Project Initiating) – стадия процесса управления проектом, результатом которой является санкционирование начала проекта или очередной стадии жизненного цикла.

Основные причины проявления проектов:

- Неудовлетворенный спрос;

- Избыточные ресурсы;

- Инициативы предпринимателей;

- Реакция на политическое давление;

- Интересы кредиторов и др.

Этап инициирования проекта характеризуется большой степенью неопределенности исходных и результирующих данных, возможностью их изменения и, как правило, ограниченностью ресурсов.

Наиболее характерные задачи на стадии запуска проекта:

n Формирование команды проекта

n Определение целей и и масштабов проекта*

n Определение необходимого оборудования и материалов

n Пояснение и разработка основных условий

n Определение и создание организации проекта

n Определение процедур сотрудничества

n Первоначальное планирование проекта

n Разработка резюме (паспорта) проекта

* Примечание: Цель должна быть SMART (Specific - конкретная; Measurable- измеримая; Achievable - достижимая; Realistic - реалистичная; Timed- определена по срокам достижения цели)

Инициация проекта включает следующие задачи и процедуры:

1. Разработка концепции проекта

- Анализ проблемы и потребности в проекте

- Сбор исходных данных

- Определение целей и задач проекта

- Разработка концепции по отдельным функциям проекта:

Предметная область

- Рассмотрение альтернатив проекта

Время

- Выбор методов и определение процедур управления проектом по временным параметрам

- Выбор программного обеспечения для календарного планирования

- Определение временных ограничений

- Разработка укрупненного календарного плана осуществления проекта

- Определение требований к системе управления проектом по временным параметрам

Стоимость

- Выработка стратегии управления финансами проекта (определение целей/задач, критериев успеха/неуспеха, ограничений и допущений)

- Проведение маркетингового исследования, экономического анализа и обоснование проекта

- Общая экономическая оценка проекта

- Разработка укрупненного графика финансирования

- определение требований к систему управления стоимостью и финансированием проекта

Качество

- Выработка стратегии управления качеством

- Определение общих требований и принципов обеспечения качества (Стандарты и правила)

- Требования к системе управления качеством

Риски

Изменения

- Определение факторов риска

- Выбор стратегии управления рисками

- Анализ альтернатив

- Определение требований к системе управления рисками

Персонал

- Выработка стратегии управления персоналом

- Определение потребности в трудовых ресурсах проекта

- Определение структуры и функций команды проекта

- Формирование жизненного цикла команды

- Анализ возможностей обеспечения проекта нужными специалистами

- Определение требований к управлению персоналом

Коммуникации

- Определение участников проекта

- Определение базовой документации проекта

- Определение требований к коммуникациям

- Обоснование и выбор коммуникационных технологий для УП

- Оценка альтернатив

Контракты

- Проведение маркетинга рынка продуктов и услуг

- Разработка стратегии управления контрактами

- Составление спецификации продуктов/услуг

- Определение возможных источников приобретения ресурсов

- Анализ альтернатив

- Выработка стратегии управления изменениями

- Анализ возможных изменений

- Определение принципов интеграции процессов управления изменениями

2. Рассмотрение и утверждение концепции

3. Собственно инициирование:

- Принятие решения о начале проекта

- Назначение управляющего проектом

- Принятие решения об обеспечении ресурсами первой фазы проекта

Концепция проекта может быть оформлена в виде:

- 1. Заявки на открытие проекта

- 2. Декларации о намерениях

- 3. Предпроектных обоснований инвестиций

- 4. Договора, контракта и т.д.

Причины отклонения проекта:

1. Недостаточный спрос на продукцию проекта или отсутствие его реальных преимуществ перед аналогичными видами продукции;

2. Чрезмерно высокая стоимость проекта (экономическая, социальная, экологическая и т.п.);

3. отсутствие необходимых гарантий со стороны заказчика проекта;

4. Чрезмерный риск;

5. Высокая стоимость сырья и других ресурсов.

 

Тема 5. Планирование содержания проекта

Планирование содержания - создание документа, описывающего замысел проекта, как основу для последующих решений по проекту.

Шаги по планированию:

1. Уточнить ожидания (требования) участников проекта к каждому компоненту.

2. Определить границы проекта: какие компоненты производит наш проект, а какие не будут результатами нашего проекта.

3. Произвести декомпозицию проекта на подпроекты.

4. Определить риски, связанные с отдельными компонентами

Управление содержанием проекта (УСП) включает в себя процессы, обеспечивающие включение в проект тех и только тех работ, которые необходимы для успешного завершения проекта.

 

Место планирования содержания в ЖЦ проекта

Инструменты планирования проекта

n Планы-графики проекта

1. Стратегический план-график – план-график проекта, в котором указывается задачи и результаты планируемые инвестором или заказчиком в рамках реализации проекта.

2. Технологический план-график – план-график проекта сформированный на основании принятой технологии реализации подобных проектов в компании и уточненный на основании заключенных договоров с подрядчиками участвующими в проекте.

3. Оперативный план-график – документ для исполнителей проектных работ.

Регламент по управлению содержанием проекта

Регламент УСП: Описание функций процесса

Название функции	Детализация целей и результатов проекта	Ответственный	Главный инженер
Входящие документы	Запрос на проект	Исходящие документы	Структура результатов проекта
Описание	Главный инженер проекта совместно с заказчиком проекта конкретизируют и детализируют цели и результаты проекта.
Название функции	Разработка и детализация задач проекта	Исполнители	Главный инженер
Входящие документы	Структура результатов проекта	Исходящие документы	План-график
Описание	На основании структуры результатов проекта главный инженер проекта совместно со специалистами по предметной области разрабатывают иерархическую структуру работ проекта, которая является частью плана-графика проекта.
Название функции	Подтверждение реализации содержания	Исполнители	Главный инженер
Входящие документы	План-график, Реестр актов выполненных работ	Исходящие документы	План-график
Описание	При реализации задач проекта главный инженер проекта утверждает факт выполнения, в результате чего отмечает выполненные работы в плане-графике проекта.
Название функции	Анализ результативности управления содержанием	Исполнители	Главный инженер
Входящие документы	План-график, Реестр актов выполненных работ	Исходящие документы	Отчет о реализации проекта
Описание	На этапе завершения проекта менеджер по затратам проводит анализ результативности управления содержанием проекта. Результаты данного анализа попадают в отчет о реализации проекта.

Регламент УСП: роли и связь с этапами проекта

Этапы проекта

Инициация

Разработка и детализация задач проекта.

Планирования

Разработка и детализация задач проекта.

Выполнения

Подтверждение реализации содержания.

Завершения

Название роли	Функции
Главный инженер	Детализация целей и результатов проекта.
Разработка и детализация задач проекта.
Подтверждение реализации содержания.
Анализ результативности управления содержанием.
Функции
Детализация целей и результатов проекта.
Детализация целей и результатов проекта.
Разработка и детализация задач проекта.
Анализ результативности управления содержанием.

Проектный план и его структура_1

Формулирование проблемы/потребности	Какую потребность или проблему он решает? Почему должен быть реализован данный проект? Что произойдет в случае игнорирования реализации этого проекта? Кто является собственником решаемой в проекте проблемы/потребности?
Целевая группа	На кого нацелен проект? Кто и какие выгоды (упущенные возможности) получит от его внедрения?
Цели и Задачи	Главная цель проекта отражает путь, стратегию - то, что мы должны достичь, чтобы решить сформулированную проблему/потребность. Цель обязана быть четко определенной, одобряемой и понятной целевой группе, реалистичной, измеримой и ограниченной во времени. Задачи показывают конечный результат. Их должно быть столько, сколько необходимо и достаточно, чтобы достичь главной цели.
План действий (мероприятий)	На данном этапе разбиваются и детализируются задачи проекта, то есть промежуточные этапы работы. Составляется график выполнения проекта, увязывающий все привлекаемые к проекту ресурсы, где прописываются содержание работ, людские ресурсы (ответственных, исполнителей, консультантов), сроки, финансы.
Проектная группа	Кто предлагает проект? Кто его реализует? Кто платит? Какова профессиональная компетенция членов команды проекта? Кто руководит проектом? Кто несет ответственность? Какова организационная структура проекта и методы взаимодействия между участниками проектной команды? Какова роль каждого участника проекта?
Бюджет	Рассчитываются и обосновываются финансовые потребности по каждому этапу проекта. Согласуются источники и схемы финансирования. Прописываются направления финансовых потоков, сроки и ответственные за выполнение финансовых обязательств.
Сроки	Определяется точка отсчета и завершения проекта и с позиции времени, и с позиции осуществляемого действия.
Результаты и критерии оценки	Формулируются на основе ранее выявленных целей и задач. Позволяют осуществлять мониторинг, контроль и координирование проектной команды.