Для учета использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда должны применяться унифицированные формы организационно-распорядительных и первичных учетных документов. К ним относятся: приказ (распоряжение) о приеме работника(ов) на работу, приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику(ам), приказ о прекращении трудового договора (контракта) с работником(ами), приказ (распоряжение) о поощрении работника(ов), табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы, табель учета использования рабочего времени, расчетно-платежная ведомость или расчетная ведомость и платежная ведомость, лицевой счет и др.
Для начисления сдельной оплаты труда типовых форм первичных учетных документов не предусмотрено. В качестве таких документов могут выступать наряды на сдельную работу, листки (рапорты) учета выработки, акты (ведомости) об исправлении брака и др.
Документами, на основании которых производятся удержания из заработной платы работника организации, могут выступать исполнительные листы, соглашения об уплате алиментов; распорядительные документы руководителя организации; заявления работника и др.
Для начисления оплаты труда за месяц каждому работнику весь его заработок суммируется. Суммируются и все виды удержаний из этого заработка за расчетный период. Чтобы собрать все виды начисленной оплаты труда за расчетный период из разных документов применяется лицевой счет (формы № Т-54 54а), который заводится на каждого вновь принятого работника на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу (форма № Т-1), и по истечении года закрывается, на следующий год открывается новый. На основании данных лицевого счета или непосредственно на основании первичных документов составляется расчетно-платежная ведомость, в которой по каждому работнику приводятся суммы, начисленные по видам оплат, суммы удержаний, сумма к выплате и расписка работника в получении денежных средств.
Вместо расчетно-платежной ведомости можно составлять расчетную и отдельно платежную ведомости. Расчетные и платежные ведомости составляются по цехам и отделам организации.
Обязанность работодателя извещать каждого работника в письменной форме о составных частях причитающейся ему заработной платы. Такая информация содержится в расчетных листках, формы которых утверждаются организацией самостоятельно.
Данные о начисленной оплате труда и удержаниях из заработка должны быть записаны на счетах бухгалтерского учета.
Для обобщения информации о расчетах с работниками организации по оплате труда (по всем видам оплаты труда, премиям, пособиям и другим выплатам) предназначен счет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда». По кредиту счета отражаются суммы: оплаты труда, причитающиеся работникам; начисленных пособий по социальному страхованию и других аналогичных сумм; начисленных доходов от участия в капитале организации и т.п., а по дебету – выплаченные суммы оплаты труда, суммы начисленного налога на доходы физических лиц, суммы удержаний по исполнительным документам и других удержаний.
Аналитический учет по счету 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» ведется по каждому работнику организации.
Суммы оплаты труда работников (за отработанное и неотработанное время, включая суммы премий и вознаграждений за выслугу лет, по итогам работы за год), связанные с изготовлением продукции (выполнением работ, оказанием услуг) и продажей продукции (работ, услуг), приобретением и продажей товаров, являются расходами по обычным видам деятельности. При этом:
· суммы оплаты труда работников за работу, непосредственно связанную с производством продукции, выполнением работ и оказанием услуг, относятся на счета учета затрат на производство: 20, 23, 25, 26;
· суммы оплаты труда работников за работу, связанную с продажей продукции, товаров, работ, услуг, относятся в дебет счета 44 «Расходы на продажу»;
· суммы оплаты труда работников, относящиеся к расходам будущих периодов, включаются в состав указанных расходов и отражаются по дебету счета 97 «Расходы будущих периодов».
Не являются текущими расходами организации затраты на оплату труда работников за работу, связанную с приобретением (созданием) внеоборотных активов. Такие затраты подлежат включению в первоначальную стоимость приобретаемых (создаваемых) внеоборотных активов и учитываются на счете 08 «Вложения во внеоборотные активы».
Суммы оплаты труда за работу, связанную с продажей, выбытием и прочим списанием основных средств и прочих активов, отличных от денежных средств, товаров, продукции, а также другую работу, не относящуюся к обычным видам деятельности, отражаются по дебету счета 91 «Прочие доходы и расходы» и учитываются в составе прочих расходов.
При выплате дохода работникам организации производится удержание налога на доходы физических лиц, и возникает обязанность налогового агента перед бюджетом по перечислению сумм налога. В бухгалтерском учете формируется задолженность по кредиту счета 68 «Расчеты по налогам и сборам» в корреспонденции со счетом 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».
Бухгалтерский учет расчетов по депонированным суммам ведется на синтетическом счете 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», к которому открывается субсчет 76.4 «Расчеты по депонированным суммам». Аналитический учет по данному субсчету ведется по каждому работнику, не получившему заработную плату.
При закрытии расчетно-платежной (платежной) ведомости невыплаченные суммы отражаются в бухгалтерском учете записью: Д-т 70 К-т 76.4.
Согласно п. 78 Положения по ведению бухгалтерского учета, по истечении сроков исковой давности невостребованные суммы депонированной заработной платы, учитываемые на субсчете 76.4 «Расчеты по депонированным суммам» списываются на счет 91 «Прочие доходы и расходы» и включаются в состав прочих доходов (ПБУ 9/99)
