Регламентация – основное средство организации управленческих процессов, с помощью которого предприятие функционирует как система, ориентированная на определенные результаты. Основой регламентирования является «регламент» (от фран. «reglament» – правило) – совокупность правил и положений, определяющих внутреннюю структуру организации и порядок деятельности организации.
Таким образом, регламентация труда – это установление правил положений, инструкций и норм, определяющих порядок деятельности работников при осуществлении ими трудовых функций.
Главный принцип регламентации – установление и строгое соблюдение определенных правил, положений, указаний, инструкций, нормативов, в соответствии с которыми осуществляется деятельность персонала.
Регламентация процессов управления обеспечивает решение следующих задач:
1. четкое определение взаимоотношений, прав и ответственности горизонтальных и вертикальных органов управления в различных сферах их деятельности;
2. установление обязанностей, прав и ответственности структурных подразделений и отдельных работников аппарата управления;
3. упорядочение приемов и методов решения отдельных управленческих задач;
4. формирование на нормативно-правовой основе контура системы управления;
5. установление количественных характеристик управленческих процессов на разных уровнях);
6. определение условий экономического стимулирования организаций и отдельных работников;
7. четкий порядок подготовки и повышения квалификации управленческих кадров и т. д.
Регламентация может выражаться как в статике, так и в динамике производственной деятельности. Регламентация в статике определяет:
– статус звеньев системы управления или самой системы;
– цели и задачи каждого звена;
– место в системе управления;
– взаимосвязи с другими звеньями.
Регламентация в динамике определяет:
– использование рабочего времени или протекание процессов управления во времени (регламенты выполнения отдельных функций или процедур в процессе управления, распорядок для руководителя, специалистов и служащих, распорядок работы подразделений аппарата управления, регламент совещаний и т. п.)
Потребность в регламентации деятельности появляется тогда, когда компания развивается, число управляемых объектов – сотрудников, продуктов, процессов – растет, и высшему руководству все труднее справляться с таким объемом управленческой работы.
Хороший руководитель может эффективно управлять пятью-семью заместителями и вдохновлять своим энтузиазмом человек десять ключевых специалистов. Если не установлен четкий порядок распределения обязанностей и ответственности, управленческие воздействия остаются неформальными, полномочия и ответственность фиксируются на уровне устных поручений и всегда есть возможность воспользоваться недоговоренностями.
Достоинством регламентации является то, что регламентация деятельности персонала не требует крупных дополнительных капиталовложений и доступна абсолютно любой организации. Она позволяет систематизировать работу персонала, сделать ее более эффективной, повысить ее значимость.
Недостатком регламентации является порождение процессами регламентации управления формализма в работе аппарата управления и сковывания инициативы работников.
Чтобы избежать формализма, регламентирующие материалы должны отвечать следующим требованиям:
1. регламент должен закреплять самый рациональный вариант организационного решения;
2. любые предложения по совершенствованию со стороны сотрудников должны быть внимательно рассмотрены;
3. регламент не должен быть статичным, неизменным в течение продолжительного времени, он должен приводиться в соответствие с меняющимися условиями, как внутренними, так и внешними.
