Совершенствование разделения трудовой деятельности лежит в основе распределения труда на две группы: физический труд и умственный труд.
К умственному труду относятся те виды трудовой деятельности, которые характеризуются преобладанием нервных нагрузок, связанных с объемом, напряжением, глубиной внимания, способностью его к переключению, с такими психофизиологическими процессами, как память, восприятие, мышление и т.д. Вместе с тем физические нагрузки, обусловленные расходованием двигательной энергии, преобладанием динамических мускульных затрат, при умственном труде незначительны. Деление трудовой деятельности на умственную и физическую в значительной мере условно, поскольку в любом труде в большей или меньшей степени присутствуют как физические, так и умственные нагрузки.
Особенностями преимущественно умственного труда являются: высокий удельный вес нервно-психических нагрузок; многообразие и частая сменяемость рабочих динамических стереотипов; более высокие в сравнении с физическим трудом доля творчества и степень ответственности; отсутствие вещественного результата труда. В то же время с физиологической точки зрения умственный труд характеризуется: ограниченностью подвижности организма работника; низким уровнем протекания физиологических процессов (ассимиляции и диссимиляции), что ведет к определенным негативным изменениям костно-мышечной системы, а также систем дыхания и кровообращения.
Знание особенностей физиологии и психологии людей, занятых физическим или умственным трудом, позволяет решать вопросы повышения эффективности их трудовой деятельности посредством улучшения условий труда, в том числе путем проведения организационных мероприятий.
Организация труда работников, занятых выполнением преимущественно умственных функций, значительно отличается от организации труда работников физическоготруда: деятельность служащих, специалистов, руководителей, работников творческого труда требует длительного обучения в высших и средних специальных заведениях и постоянного повышения уровня знаний в соответствии с развитием науки и техники, является наиболее ответственным и требует высоких нервных нагрузок.
Психофизиологические особенности умственного труда связаны с тем, что в содержании этого труда значительное место занимает творческое мышление – сложнейший психофизиологический процесс, протекающий в коре головного мозга человека в период трудовой деятельности. В результате творческого мышления появляется новая мысль, складываются определенные понятия, оформляется образ, которые впоследствии используются в практической работе. Творческое мышление в различной степени необходимо для решения многообразных производственных (технических или организационных) задач. Кроме того, особенностями умственного труда являются: высокий уровень внимания (т.е. сосредоточение психической деятельности народном или нескольких взаимосвязанных объектах) и, прежде всего, активного волевого внимания; хорошая память (т.е. с психофизиологической точки зрения процесс формирования, хранения и воспроизведения в определенное время необходимой информации).
С определенной долей условности умственный труд подразделяется на следующие группы: труд технических исполнителей, труд специалистов, труд руководителей. Первая группа выполняет, как правило, определенные регламентированные функции (например, технический контроль, разработку технической документации). Вторая группа выполняет функции, связанные с развитием и совершенствованием производства, а также обеспечивает техническое руководство производственным процессом (например, осуществляет разработку технологических процессов, конструирует и внедряет новшества на производстве, выполняет аналитическую работу). Третья группа обеспечивает техническое и организационное руководство производством, принимает управленческие решения, определенные уровнем их компетенции, отвечает за результаты производства.
Особые условия эффективности умственного труда в значительной степени обусловливаются существенно неодинаковым социально-экономическим положением работников, занятых умственным и физическим трудом, а также различием выполняемых ими функций. Так, работники умственного труда, относящиеся к интеллигенции, осуществляют функции по управлению производством, государственную, культурно-просветительскую и научную деятельность, обеспечивающие развитие и внедрение инновационных процессов, способствующих научно-техническому прогрессу. В то же время работники физического труда, который характеризуется как преимущественно исполнительский труд, непосредственно воздействуют на предмет труда. Все это, а также психофизиологические особенности умственного и физического труда обусловливают разные требования к организации различных видов трудовой деятельности.
В современных условиях не потеряли значимости сформулированные Н.Е. Введенским основные требования к организации умственного труда, состоящие в следующем:
1) постепенное вхождение в любую трудовую деятельность, в том числе в умственную. Работу необходимо начинать с наиболее простых элементов, таких как подготовка рабочего места, планирование труда на предстоящий период
2) соблюдение строгой последовательности в выполнении умственной работы, систематичности и тщательного планирования трудовой деятельности;
3) определение и последовательное соблюдение оптимального темпа и ритма выполнения работы, в том числе умственной, что в значительной степени снижает утомляемость. При этом необходимо помнить, что чрезмерно завышенный и чрезмерно заниженный темп работы вредно влияет на организм человека и уровень его работоспособности. Темп работы следует устанавливать с учетом индивидуальных возможностей человека, которые могут сильно различаться;
4) установление и соблюдение научно обоснованного режима труда и отдыха при разумном сочетании умственной и физической деятельности с занятиями физкультурой и спортом.
Важным условием продуктивности умственной деятельности является рациональная организация, к элементам которой относятся: организация рабочего места; организация справочно-информационной деятельности; работа со специальной литературой; ведение личного архива; установление деловых контактов; планирование личной работы; умелое использование технических средств в процессе умственного труда и т.п.
Под рабочим местом работника умственного труда подразумевается совокупность предметов мебели и технических средств, используемых в работе. Совершенствование рабочего места предполагает оснащение его всем необходимым в соответствии с особенностями выполняемой работы, а также рациональное расположение необходимого оснащения, создание наиболее комфортных условий для работы, предотвращение воздействия неблагоприятных факторов внешней среды, облегчение труда, поскольку он связан с постоянным высоким нервным напряжением, большими статическими нагрузками, однообразной неподвижной рабочей позой, что вредно сказывается на организме человека.
Многообразие условий, в которых выполняются функции умственного труда в различных сферах, не позволяет создать единую схему организации рабочего места. Этим объясняется тот факт, что типовые проекты организации рабочего места имеются лишь по некоторым специальностям, где преобладает умственный труд. Вместе с тем существуют общие требования к организации рабочего места работника умственного труда, главными из которых являются досягаемость, обозримость всех рабочих материалов, а также изолированность рабочего места. Досягаемость предполагает такую планировку рабочего места, прикоторой все технические средства и рабочие материалы располагаются так, что работа с ними не требует лишних движений, не приводит к утомлению и нерациональным затратам рабочего времени. Обозримость в сочетании с постоянством мест хранения материалов позволяет сократить потери рабочего времени на их поиск. Изолированность рабочего места для работника умственного труда позволяет снять излишнее нервное напряжение, избежать влияния отвлекающих факторов.
Организация работы с источниками информации. Поскольку умственный труд связан с постоянным поиском информации, то возможность быстро находить ее является важным условием повышения плодотворности умственного труда, а также его качества и оперативности. Увеличение объема информации усложняет систему ее поиска и предполагает наличие определенных навыков, позволяющих быстро и профессионально ориентироваться в ней, полнее использовать различные источники и значительно сократить сроки поиска информации. Подготовленность любого специалиста в вопросах получения информации должна складываться из ряда необходимых представлений: об общей системе научно-технической информации, обо всех источниках информации по конкретной специальности, о наиболее совершенной системе поиска информации. Кроме того, специалист должен обладать определенными навыками в использовании вспомогательных информационных и библиографических материалов.
Работа со специальной научной литературой для работников умственного труда является одним из наиболее важных элементов деятельности. Эффективность этой работы зависит прежде всего от совершенства владения техникой чтения специальной литературы, а также от умения вести необходимые записи. Овладение техникой чтения специальной литературы складывается из следующих этапов: предварительное ознакомление с источником информации (предварительное получение сведений об издании, знакомство с аннотацией, оглавлением, списком литературы и т.д.); чтение книги, предполагающее беглый просмотр содержания или тщательную проработку текста. Ведение записей при чтении – обязательное условие работы со специальной литературой, способствующее закреплению в памяти наиболее существенных положений и фактов и позволяющее легко отыскать интересующие специалиста материалы при повторном обращении к источнику. В процессе записи необходимо указать свое мнение об источнике информации, использовать различные приемы (сокращения, символику и т.д.), позволяющие сделать записи лаконичными, а скорость записи – высокой.
Одним из важных элементов организации умственного труда является создание и хранение личного архива, без которого серьезная работа по специальности невозможна. Личный архив может включать различные документы, копии, картотеки, конспекты, личную научную библиотеку, микрофильмы, вырезки и пр. Упорядочение личного архива позволяет наиболее полно использовать информацию в работе, систематически пополнять ее, сокращать время на поиск необходимых материалов.
Эффективное использование рабочего времени, плодотворность деятельности работников умственного труда зависят от того, насколько правильно строится их деловое общение. Последнее включает деловую переписку, телефонные разговоры, установление непосредственных деловых контактов. При плохом владении техникой делового общения возрастают потери рабочего времени, увеличиваются затраты труда на решение даже самых несложных вопросов, появляется чувство психологического дискомфорта, обиды или раздражения. Чтобы избавиться от подобных проблем, необходимо придерживаться определенных правил и использовать выработанные практикой приемы делового общения. Так, при использовании личной деловой переписки следует иметь в виду, что и служебное, и личное письмо должно быть лаконичным и точным. Служебная переписка должна содержать информацию, изложенную в доступной для адресата форме, не включать лишних сведений и общих положений, быть четкой, убедительной и простой по форме. Ведение деловых переговоров по телефону также предполагает определенную культуру телефонного общения, позволяющую значительно сократить нерациональные затраты рабочего времени. Совершенствование телефонного общения предполагает: правильную и системную запись телефонных номеров с указанием всех данных абонента; обязательную подготовку к телефонному разговору, чтобы предмет разговора был конкретным, содержательным и непродолжительным (не более 5-6 мин); правильный выбор времени для телефонного разговора; использование соответствующей формы обращения. Техника установления непосредственных деловых контактов – важный элемент делового общения. Основываясь на практике, можно условно выделить два основных типа деловых разговоров: информационный, целью которого является получение информации; дискуссионный, когда каждый из партнеров отстаивает свою позицию. Техника проведения делового разговора предполагает соблюдение следующих правил: четкое определение предмета разговора (обсуждения), его целей; разработку проекта рабочей недели; составление планов рабочего дня.
Планирование личного бюджета времени, по существу, сводится к составлению проекта процессов труда на предстоящий период. Планировать следует не только свои профессиональные и личные цели, но и всю текущую рабочую нагрузку. Это необходимо для того, чтобы получить ясность, какую работу необходимо выполнить в первую очередь, какие менее важные дела можно отложить или перепоручить другим исполнителям, а какие нагрузки можно избежать. Планирование личной работыосуществляется в определенной последовательности и включает следующие элементы: анализ личного бюджета времени; оценку планируемой деятельности; сопоставление затрат времени на планируемые работы с личным бюджетом времени; формирование личного перспективного плана; приоритетность их выполнения.
Организовать свое рабочее время работникам умственного труда помогают различные технические средства, а также приспособления: карточная техника; микрокалькуляторы; аппаратура для звукозаписи (диктофоны, магнитофоны и пр.); аппаратура для микрофильмирования и чтения микрофильмов; компьютерная техника, ксероксы; канцелярские принадлежности и др. Информация об этих технических средствах и приспособлениях и грамотное их использование работниками умственного труда в повседневной деятельности повышают эффективность труда, делая его более привлекательным, а также снижают утомляемость и вносят разнообразие в выполнение трудовых процессов.
