Эффективные презентации: учет психологии аудитории

Аудитория на презентациях почти во всех случаях приглашается самими ведущими или их организацией, при этом стремление ве­дущего сообщить информацию обычно превышает желание ауди­тории получить ее. Ведущий обращается к аудитории с уважением подчиненного к людям более высокого положения. Он не может потребовать их внимания, самое большее, что он может, — это заслужить его. Обычно презентация бывает успешной, если она раз­жигает любопытство и стимулирует желание получить как можно больше информации.

Первые несколько минут презентации крайне важны, хотя это не имеет никакого отношения к их содержанию. Выступающему необходимо, чтобы слушатели его приняли, и если он даст понять, что у него с аудиторией много общего, то его выслушают с гораздо большим интересом. Существует множество психологических при­емов, предназначенных для того, чтобы расположить к себе слуша­телей. Таковыми являются, например, любое выражение искрен­них чувств выступающего, какое-нибудь откровение о самом себе, возражение собственным доводам во время презентации и многие другие.

По шутливому замечанию Энтона Джея, слушатели в начале презентации похожи на лошадей перед скачками — рассеявшимися по помещению и глядящими в различных направлениях. Судья на старте должен выстроить их в одну линию, чтобы все они стартова­ли одновременно и помчались в ^нужном направлении. Аналогичная задача у ведущего — он должен сделать нечто подобное, ибо в про­тивном случае он рискует рвануть галопом с самого начала и блес­тяще промчаться в одиночестве, даже не заметив, что остальные все еще у стартовых ворот.

Продолжительность презентации в каждом конкретном случае зависит от представляемого материала. Естественной особенностью всякой презентации является ограниченность ее продолжительнос­ти. Поэтому первый вопрос ведущего презентации такой: "Сколько времени может уделить этому аудитория?"

Впрочем, здесь уместен вопрос иного рода: а что наполняет со­держанием понятие "аудитория"? Психологами установлено, что аудиторию определяют следующие факторы:

— собраны ли зрители плотно или они рассеяны по помеще­нию;

— насколько хорошо они знают друг друга или не знают вовсе;

— видели ли они ведущего раньше и если да, то как часто;

— тип помещения: высокое или низкое, светлое или мрачное, уютное или некомфортное, большое или маленькое и т.п.;

— расстояние между ведущим и первым рядом и др.

Оказывается, что и характер внимания, с которым присутству­ющие воспринимают все, что происходит на презентации, суще­ственным образом зависит от типа аудитории. Какой же бывает ауди­тория?

Существует три различных типа аудитории, различаемые по ко­личеству в ней физических лиц и с точки зрения того, как она реагирует на ведущего:

— большая аудитория. Это группа от 100 до 200 человек;

— средняя аудитория. Это группа от 15 до 100 человек;

— маленькая аудитория. Это группа до 15 человек. Считается, что главный парадокс аудиторий состоит в том, что чем они огромнее, тем больше похожи на одного человека, тем больше однородность.

Есть проблема и для ведущего: чем больше аудитория, тем меньше она реагирует на то, что презентуется, и тем больше — на челове­ка, который презентует, то есть на ведущего. Характерен ряд важ­ных особенностей для людей, собранных в большую группу в од­ном месте:

— они объединяются и солидаризируются;

— они единодушно принимают и одобряют чье-то лидерство;

— здесь неуместны детальные и обстоятельные дискуссии;

— здесь труднее построить доводы так, чтобы аргументы были уместны и понятны любому, а не некоторым;

— здесь на идеи реагируют не личности, а группа;

— действуют групповые стандарты поведения;

— публично определяются угрозы для группы;

— провозглашается совместное решение идти вперед к...;

— бурно приветствуются те, кто этих людей туда поведет. При проведении презентаций существенную роль играет одно

обстоятельство: аудитория меньше 50 человек или больше 200, по­скольку в середине находится область неопределенности. Поэтому устроителям презентации приходится с самого начала решать вопрос: какого размера аудитория им нужна? Потому что то, что мож­но сказать обычным голосом группе в 30 человек, совершенно бессмысленно, хотя и возможно, прокричать в микрофон для 200 и более человек.

Психологи отмечают ряд подводных камней для хороших веду­щих. К ним относятся:

— высокомерие, в том числе и неумышленное. Выступающие на презентациях в одиночку находятся на возвышении, в то время как люди, нередко превосходящие ведущих по статусу, сбились в груп­пу, которая их слушает. Ведущий занимает такое положение благо­даря своему авторитету в собственном предмете. Опасность возни­кает, если он начинает высказывать предположения, даже если и верные, по предмету, в котором аудитория, как она в этом изна­чально уверена, более компетентна;

— желание махать кулаками, когда можно применять приемы дзюдо. Презентация — малоподходящее место для убеждения при­сутствующих в том, что их представления ошибочны. Лучшее, что можно сделать в таких ситуациях, это принять их убеждения, но дать понять, что имеют место и неверные заключения;

— публично отвечать на вопросы, способные нанести вред пре­зентации. Лучше это сделать индивидуально в неофициальной об­становке после презентации;

Ведущему полезно знать типы вопросов, способных нести опас­ность для презентации. Это:

— вопрос—скрытое возражение;

— оборонительный вопрос;

— испытующий вопрос;

— вопрос-демонстрация;

— вопрос-вызов.

Вопрос—скрытое возражение. Задается с неодобрением в ситуа­циях, существенно угрожающих интересам того, кто этот вопрос задает. Справиться с этим можно при помощи обычных приемов:

— не становиться в оборонительную позицию;

— переформулировать вопрос для себя;

— не вступать в спор;

— упомянуть о выгодной стороне дела.

Оборонительный вопрос. Обычно его задают в случаях, когда пред­ложение ведущего может задеть интересы того, кто вопрос задал. Единственный способ успешно справиться — это переадресовать этот вопрос самому задающему, добиться, чтобы он разговорился, затем, если есть затруднение разрешить вопрос на фактическом уровне, передать его другим членам группы.

Испытующий вопрос. Предназначен для проверки знаний и опыта ведущего. Золотое правило — не блефовать и не оправдывать своего незнания. Полезно пообещать задавшему вопрос выяснить неизвестное и выполнить это обещание.

Вопрос-демонстрация. Обычно его задают с целью показать кол­легам, как хорошо задающий вопрос информирован. Ничто не сде­лает этого человека счастливее, чем публичная похвала его зна­ний, подтверждения того, как он умен.

Вопрос-вызов. Возникает, когда ведущий высказывает некоторое суждение, неосторожно посягающее на область знаний одного из зрителей. Самое лучшее — мгновенно отступить, сохраняя досто­инство, возвращая ему права в его владениях и по возможности спросить у него совета.

В целом трудные вопросы лучше всего переадресовывать колле­ге-эксперту, другому члену аудитории, предложить для всеобщего обсуждения.

Можно отметить различия между большими и малыми группа­ми, которые необходимо учитывать ведущему во время презента­ции.

Большая аудитория:

— максимум ораторского искусства;

— максимум четкости в работе с визуальными средствами;

— минимум вопросов. Маленькая аудитория:

— максимум вопросов и ответов;

— максимум неофициальности;

— максимум гибкости в последовательности и содержании;

— максимум знаний своего предмета;

— средние навыки оратора и навыки в обращении с визуальны­ми средствами.

Несколько соображений о месте проведения презентации. По­лезно придерживаться следующих рекомендаций:

— если есть возможность провести презентацию в своем поме­щении, сделать это;

— если приходится выбирать между залом, который чуть мало­ват, и тем, который слишком велик, то с учетом размеров аудито­рии, лучше выбрать меньший: много пустого пространства дей­ствует угнетающе;

— из различных способов рассаживания аудитории стоит вос­пользоваться:

квадратным расположением — самое лучшее; относительно узко и глубоко — хорошо для шоу; широко и неглубоко — является неофициальным и удобно для участия аудитории.

Требования к одежде ведущего-мужчины:

— высококачественная одежда;

— пиджак; если он двубортный, должен быть застегнут, когда ведущий стоит;

— 15 мм манжеты рубашки должны быть видны из-под рукава;

— носки должны быть того же цвета, что обувь или брюки;

— карманный платок должен гармонировать с галстуком или рубашкой по цвету, но ни в коем случае не быть точным по цвету;

— темные нейтральные тона, которые ведущему идут;

— галстук должен быть точно до пояса, не выше и не ниже;

— ремень хорошего качества;

— пояс брюк должен проходить через пуп;

— брюки — достаточной длины, внизу — закрывать щиколотки, но не "подметать" пол;

— хорошая ручка.

Требования к одежде ведущего-женщины;

— изящные серьги, однако, не слишком длинные и не бренчащие;

— каблук обуви не слишком высокий;

— цвет обуви не должен быть светлее платья или юбки;

— насыщенные и яркие тона в деталях поближе к лицу, чтобы привлечь взгляд именно туда.

Полезно избегать:

— старомодной одежды;

— крайностей Моды;

— открытой одежды;

— тесной одежды, затрудняющей движения и жесты; -г сильного запаха духов или лосьона для бритья;

— новой одежды или обуви, впервые надетой;

— избытка крупных узоров и ярких цветов на большом про­странстве.

В ходе самой презентации участники-устроители должны усво­ить и обеспечивать непринужденный подход. Не должно звучать никакой критики, никаких обвинений. Господствует абсолютная уве­ренность в том, что все пройдет гладко, "как надо". Не должно быть никаких срочных переговоров шепотом, после которых кто-то срывается с места, даже не пытаясь скрыть поспешность. Особо обращать внимание на то, чтобы какую-то неполадку, промах пре­вратить в шутку, юмор, успех. Провал — не всегда провал. Иногда это просто неправильная реакция на него ведущего.

Вопросы для самопроверки:

1. Каковы психологические цели презентации?

2. Каковы основные разделы сценария презентации?

3.Каковы психологические требования к ведению презентации, касающиеся ведущего?

4. Каковы психологические требования к текстам выступлений на презентации?

5.Раскройте психологические ресурсы и ограничения визуаль­ных средств презентации:

— плакатов;

— схем;

— слайдов;

— белых досок;

— эпидиапроектора;

— проектора;

— сборных визуальных средств;

— видеороликов;

— отдельных предметов;

— действующих моделей.

6. Охарактеризуйте психологические особенности различных ти­пов аудитории, присутствующей на презентациях:

— большой;

— средней;

— маленькой.

7. Охарактеризуйте типы вопросов, которые могут быть заданы на презентациях ведущему, и наиболее эффективные стратегии от­ветов на них:

— вопрос—скрытое возражение;

— оборонительный вопрос;

— испытующий вопрос;

— вопрос-демонстрация;

— вопрос-вызов.

8. Охарактеризуйте психологические особенности внешнего вида ведущего презентацию.