Психология визуальных вспомогательных средств

Есть старая английская пословица: "Я услышал и забыл, я увидел и запомнил, я сделал и понял". Аудитория на презентации вряд или много сделает и поймет, очень многое будет услышано и забыто. И, тем не менее она запомнит то, что увидит. Выступающие должны позаботиться о том, чтобы аудитория увидела всё, что она должна |будет запомнить.

Презентация разнообразится показом слайдов, видео-, другими визуальными средствами, прослушиванием звукозаписей, сменой выступающих, вопросами и, конечно, любыми другими методами коммуникации.

Чем хороши визуальные средства? Тем, что:

— могут быстро и доходчиво изобразить вещи, которые невоз­можно передать словами: рисунок стоит тысячи слов;

— экономят время;

— вызывают интерес;

— разнообразят презентацию;

— усиливают воздействие выступления на аудиторию;

— они дольше всего остаются в памяти из всего того, что происходило на презентации, в то время как слова забываются.

Все визуальные средства можно разделить на три, категории:

— поясняющие;

— подтверждающие и

— оказывающие воздействие.

Наблюдения показывают, что воздействующие на аудиторию ви­зуальные средства — это как раз то, о чем чаще всего забывают. Они легко определяются ответом на вопрос: "Какие изображения выступающим хотелось бы запечатлеть в памяти слушателей?". Их следует хорошо продумать и разместить в ключевых позициях (это начало и конец встречи).

Наиболее распространенные средства визуализации на презен­тациях следующие:

— плакаты;

— схемы;

— слайды;

— белые доски;

— эпидиапроектор;

— проектор;

— сборные визуальные средства;

— видеоролики;

— отдельные предметы;

— действующие модели.

Плакаты. Часто основной недостаток — изображение слишком мелкое, чтобы аудитория могла рассмотреть детали. Очень хороши, но недостаточно используются эскизы и карикатуры, иллюстриру­ющие абстрактные понятия типа рассеянность.

Схемы. Если ведущий — правша, то схема должна находиться слева от него, когда он стоит лицом к аудитории. На схему лучше указывать левой рукой, стоя лицом к аудитории. Иногда ведущие забывают о том, что когда они одновременно говорят и рисуют или показывают на схеме что-то, аудитория слышит их гораздо хуже. Лучше избегать таких ситуаций — проще прерваться на одно-два предложения. Как-то не всегда догадываются, что добиться отлич­ных ровных линий или окружностей можно нарисовав их предва­рительно по шаблонам перед презентацией, а потом всего лишь обвести эти карандашные линии фломастером. Очень важно убе­диться, что схемы хорошо крепятся.

Слайды. Очень полезно помнить, что когда третий слайд подряд демонстрируется вверх ногами, даже самая сдержанная аудитория начинает смеяться. Это означает, что ошибки в применении слай­дов бывают двух типов: в замысле и в исполнении.

Вообще-то первое требование к слайду: он не должен быть са­мообъясняющим. Часто он оказывается эффективным именно тог­да, когда не может быть толком понят до тех пор, пока ведущий его не прокомментирует. Таким образом, слайд должен быть под­держкой ведущему, а не заменителем его.

Второе, важно помнить, что слова — это не визуальное сред­ство. Это означает, что слайды не должны без особой необходимо­сти демонстрировать текст; слова — это работа ведущего.

Демонстраций слайдов с текстами на презентациях противопо­казана по следующим важным соображениям:

— люди слышат с одинаковой скоростью (скоростью говоряще­го), а читают с разной скоростью. Поэтому аудитория немедленно разбивается на группы, которые мысленно находятся вне контакта с ведущим и друг с другом;

— возникает проблема, что делать в этот момент ведущему: мол­чать или говорить? Если говорить, то что? Если дублировать то, что на экране, тогда зачем нужен слайд? Что-то другое — тогда это грубейшая ошибка коммуникации. Если ведущий будет молчать, то некоторые закончат чтение и будут скучать, дожидаясь, пока дру­гие дочитают.

И все же иногда приходится демонстрировать слайды со слова­ми. В этом случае важно выполнять ряд требований, таких, как:

— слов должно быть мало;

—- слова должны быть хорошо видны всем присутствующим;

— слова обязательно должны располагаться строго по горизон­тали, а не под различными углами.

Полезно спрашивать ведущему себя, готовясь к презентации:

— не "Какие слайды нужны на презентации?", а "Нужны ли какие-то слайды на презентации?"

— не "О чем скажет этот слайд?", а "Что покажет этот слайд?" Проектор. При демонстрации слайдов очень важно, чтобы опе­ратор помнил о следующем:

— он должен вручную отобрать слайды в соответствии со сценари­ем, а затем, зарядив их в кассету, еще раз свериться со сценарием;

— он не должен делать каких бы то ни было сокращений или изменений в порядке демонстрации после генеральной репетиции;

— он должен избегать перезарядки слайдов во время презента­ции: лучше использовать вторую кассету или второй проектор;

— если какой-нибудь слайд необходимо показать дважды, то лучше сделать с него копию, вместо того, чтобы его искать, выни­мать и вставлять в другое место;

— иметь фонарик, чтобы находить упавшие слайды;

— следить за тем, чтобы, показав слайд, не убрать его без вся­ких комментариев, особенно когда он достаточно сложен и требует пояснений;

— не стоять между экраном и проектором, так как, во-первых, отбрасывается тень, а во-вторых, часть слайда проецируется на лицо оператору и придает ему глупый вид, что совершенно отвлекает или, что еще хуже, смешит аудиторию;

— не оглядываться через плечо при смене слайда, чтобы убе­диться, правильный кадр демонстрируется: ведущий должен быть в этом уверен, если проводились репетиции;

— как только тема, связанная со слайдом, исчерпана, его нуж­но сразу убрать;

— лучше не пользоваться лазерным фонариком: он отвлекает как говорящего, поскольку ему надо увидеть цель и попасть в нее, так и аудиторию, которая блуждает взглядом по экрану в поисках пятна, невольно по ассоциации припоминая известные сюжеты фильмов с такими же красными кружочками на лбу живой мише­ни.

Белые доски. Обычно на досках оставляют изображения после окончания пояснений. Это ошибка: рисунок отвлекает слушателей.

Эпидиапроектор (ЭДП). Внимание выступающего от аудитории очень легко отвлекается, если ведущий беспокоится, в нужном ли порядке идут рисунки, правильно ли он их кладет и снимает, и т.п. Считается, что особыми преимуществами перед схемами эпидиап-роекторы не обладают, за исключением случаев, когда аудитория слишком велика: тогда схемы оказываются слишком малы, чтобы все смогли их рассмотреть. Однако, если ЭДП все-таки использует­ся на презентации, то включать его не следует, пока не разместит­ся рисунок, а при смене изображения его необходимо выключать. Если ведущий пользуется указкой, то ее кончик не должен бродить по экрану — надо указать на нужное место, ненадолго ее там задер­жать, а затем убрать. Не следует использовать указку как щегольс­кую тросточку, маршальский жезл, палочку для почесывания спи­ны и т.п.

Сборные визуальные средства. Это обычно магнитные, прорезные или булавочные доски, на которых можно создавать изображения, добавляя по ходу действия различные детали. Ограничение этого вида визуального средства в том, что большую часть времени пре­зентации придется вылавливать нужную деталь в куче других. В та­ких случаях лучше пользоваться "открывающейся" доской, кото­рая вначале выглядит пустой, но по ходу объяснения заполняется путем снятия пустых карточек. Однако и здесь необходимо учиты­вать один психологический нюанс. Дело в том, что на ранних ста­диях демонстрации открывание идет слишком медленно и аудито­рия быстро начинает скучать от созерцания большого количества неоткрытых карт. Полезно использовать такой прием: очень быстро снять первые карточки — тогда интерес возрастет и можно будет позволить себе действовать немного медленнее и продлить неизве­стность.

Видеоролики. Хороший видеофильм — сам по себе уже надежный и полный вариант презентации. Это наиболее полная и сильная форма коммуникации. Видео привлекает внимание таким путем, который невозможен для печатного слова. Очень полезно при де­монстрации видеороликов:

— избегать затягивания демонстрации: через какое-то время ви­део начинает становиться главной частью презентации, снижая важ­ность и воздействие всего остального;

— сопротивляться искушению использовать хороший отрывок записи только потому, что он хороший, но его невозможно связать с предметом беседы;

— помнить, что видео — это движущееся изображение и оно должно показывать вещи, которые движутся. Там, где обычные фо­тографии выполняют свою задачу дешевле и лучше, лучше исполь­зовать их, а не видео;

— остерегаться оживленных комментариев к отрывкам без зву­ка: возникает проблема ориентироваться в том, что показывается на экране, и успевать за всем этим.

Отдельные предметы. Очень полезны отдельные вещицы, спо­собные быть интересными для аудитории, имеющие отношение к презентации и которые можно достать из кармана или из-под стола. Интерес к презентации существенно возрастает, если на ней де­монстрируют какие-то предметы, поскольку это:

— превращает абстрактную идею, в конкретный физический объект;

— не требует утомительной подготовки;

— облегчает запоминание материала аудиторией.

Действующие модели. Демонстрация действующей модели — куль­минация презентации. Если же модель вдруг не работает.— то это почти катастрофа. Поэтому, если возможно, то нелишне иметь для страховки второй экземпляр модели, также тщательно проверен­ный и подготовленный.

В целом при работе с визуальными средствами полезно:

— не загораживать их во время использования;

— не оставлять их на виду после того, как закончена работа с ними;

— не отворачиваться от аудитории чаще, чем это необходимо;

— не демонстрировать ничего без пояснения;

— освоиться с ними, чтобы не копаться во время сообщений;

— убедиться, что они используются в периоды пониженного внимания аудитории;

— убедиться, что все они достаточно хорошо видны для всей аудитории.

Недостатки визуальных средств:

— их разработка требует много времени и значительных усилий;

— могут запутать и отвлечь внимание от того, что, собственно, нужно разъяснить, на то, как это подано;

- снижают гибкость презентации;

— стоят больших денег;

— если их демонстрация не удается, то она может полностью провалить презентацию.