Основные приемы работы в Excel

Excel является прикладной программой (приложением), предназначенной для работы в среде Windows. Excel используют при расчетах с помощью электронных таблиц, для этих целей имеется объемная библиотека функций. Процесс обработки данных из электронных таблиц поддерживается интегрированным модулем деловой графики, с помощью которого за самое короткое время можно превратить табличные данные в диаграммы и графики, снабдив их выразительными элементами оформления.

Excel запускают точно так же, как любое приложение Windows:

- выбирают пункт меню «Пуск» - «Программы» - «MSOffice 97» - «Microsoft Excel» или

- дважды щелкают левой кнопкой мыши на ранее созданном документе Excel.

После этого самой прикладной программой загружается файл уже существующей таблицы или создается новая пустая таблица. Такой стиль работы называется “программно-ориентированным”.

Наряду с этим существует возможность запуска Excel из другого приложения (например, из документа редактора Word). Такой стиль можно назвать “объектно-ориентированным”.

Выход из Excel осуществляют, прибегая к одному из вариантов:

- вызывают пункт основного меню «Файл» - «Выход»;

- с помощью кнопки закрытия окна;

- нажатием комбинации клавиш [Alt - F4].

После запуска Excel на экране появляется окно приложения (рис. 6.). В верхней строке - заголовок программы. Под строкой заголовка - строка основного меню. Оно содержит команды: «Файл», «Правка», «Вид», «Вставка», «Формат», «Сервис», «Данные», «Окно», «?» (справка). Под строкой основного меню находится пиктографическое меню(панель инструментов). Ниже расположено окно с таблицей. Название «Книга» присваивается автоматически каждой новой таблице, пока ее не сохранили под другим именем.

Команды основного меню аналогичны командам основного меню приложения Microsoft Word.

Пиктографическое меню вводится для того, чтобы можно было быстро вызывать часто используемые функции. Каждая кнопка в пиктографическом меню связана с определенной операцией (или последовательностью операций). В стандартном пиктографическом меню сосредоточены кнопки доступа к важнейшим функциям Excel. Если подвести указатель мыши к кнопке, появляется подсказка об ее назначении. Любое пиктографическое меню можно по желанию скрыть или показать с помощью пункта основного «Вид» – «Панели инструментов ».

При открытии новой таблицы ей дается имя «Книга1». В течение одного сеанса работы Excel все новые таблицы нумеруются автоматически в порядке возрастания.

Под строкой пиктографического меню расположена строка формулы (см. рис. 6.). В левом углу строки формулы отображается информация либо о местоположении курсора (например, А1 – первый столбец первой строки), либо о величине выделенной области (3R x 2C - три строки в двух колонках, Row – строка, Column - столбец). В правой части этой строки отображается вся информация, вводимая в ячейку таблицы.

В нижней части окна (см. рис. 6.) расположена строка состояния, из которой пользователь получает сообщения о текущем состоянии системы Excel.

Рисунок 6 – Окно приложения MS Excel

 

Новый документ в Excel можно создать двумя способами:

- с помощью основного меню вызвать команду «Файл» - «Создать»;

- щелкнуть мышью на крайней левой пиктограмме в стандартном пиктографическом меню (на ней изображен чистый лист с загнутым уголком).

После создания новой таблицы указатель поля выглядит, как рамка вокруг левой верхней ячейки таблицы (ячейка выделена). Для установки указателя поля на любую другую ячейку следует переместить курсор мыши на территорию другой ячейки и щелкнуть левой кнопкой или нажать на клавишу управления курсором на клавиатуре. Каждая ячейка имеет свой адрес, который состоит из буквы, обозначающей столбец, и цифры, обозначающей номер строки, например, А1 (см. рис. 6.).

Ячейка или группа ячеек считается выделеннй, если вокруг нее – жирная рамка, в правом нижнем углу располагается маркер заполнения (см. рис. 6). Он используется для автоматического заполнения ячеек значениями. Например, заполняем две ячейки следующими словами: январь, февраль, затем выделяем эти две ячейки и подводим указатель мыши к маркеру заполнения. Когда указатель мыши примет вид крестика, перетаскиваем указатель мыши по нужному диапазону. В результате ячейки диапазона заполнятся текстом: март, апрель т.д. К ячейке можно добавить примечание, текст которого будет появляться, если подвести указатель мыши к ячейке. Для того чтобы добавить примечание, щелкают правой кнопкой мыши на нужной ячейке, выбирают команду «Добавить примечание» и вводят текст примечания. У такой ячейки в правом верхнем углу появляется красный треугольник.

Важным техническим приемом работы в Excel является выделение полей (ячеек) и областей. Существует несколько методов выделения областей:

- выделение строки - щелчком мыши в координатном столбце, где находится нужная строка;

- выделение колонки - щелчком мыши в координатной строке в ячейке, где находится нужный столбец;

- выделение нескольких соседних строк или колонок - транспортировкой мыши по координатному столбцу или строке соответственно;

- выделение всей таблицы - щелчком мыши в ячейке, расположенной на пересечении координатного столбца и строки в левом верхнем углу таблицы;

- выделение прямоугольного фрагмента таблицы - транспортировкой указателя мыши по диагонали выделяемой области или клавишами управления курсором при нажатой клавише [Shift];

- добавление несмежного выделения (мультивыбор) - одним из описанных выше способов при удерживаемой клавише [Ctrl].

 

Ввод данных

Ввод данных - основа работы с электронными таблицами. Каждая отдельная ячейка таблицы может быть заполнена данными (число, текст, формула). Для ввода данных необходимо:

- поместить курсор в нужную ячейку. В строке формулы (в левом поле) появятся координаты выбранной ячейки;

- ввести с клавиатуры необходимые данные. В строке формулы (правое поле) будет отображаться вводимая информация.

Ввод числа в ячейку можно закончить нажатием клавиши [Enter] или перейти в следующую ячейку с помощью мыши. Числа выравниваются по правому краю ячейки. Текст при вводе располагается поверх ячеек, если он не поместился в одну ячейку. Для редактирования текста или содержимого ячейки, необходимо поместить указатель поля в начало текста и нажать на функциональную клавишу [F2].Для того чтобы число интерпретировалось как текст, нужно заключить его в кавычки.

Любой ввод данных, начинающийся со знака «=», интерпретируется как формула. Следует отметить, что в строке формулы выводится сама формула, а в ячейке отображается результат вычисления.