Режимы отображения документов

Microsoft Word поддерживант несколько режимов отображения докуметов. Выбрать режим отображения можно с помощью команды основного меню «Вид» или с помощью командных кнопок, расположенных левом нижнем углу окна приложения.

В обычном режиме представляется только содержательная часть документа без элементов оформления. Этот режим удобен на ранних стадиях разработки документа (ввод текста, редактирование, рецензирование).

В режиме Web-документа экранное представление документа не совпадает с печатным, назначенные параметры страницы не учитываются, оно характерно для электронных документов в World Wide Web.

В режие разметки экранное представление документа полностью соответсвукт печатному. Этот режим используют для документов, предназначенных для печати.

В режиме структуры весь документ отображается с выделением его структуры. Он отличается тем, что при его включении открывется панель Структура слева от документа.

Через меню «Файл» доступны еще два режима представления документа, используемые для предварительного просмотра. Для электронных документов используют команду «Файл» – «Предварительный просмотр Web-страницы», а для печатных – «Файл» – «Предварительный просмотр».

 

Работа с текстом

При вводе текста с помощью Word следует иметь в виду, что эта программа сама переходит на новую строку по достижении правой границы документа. Клавишу [Enter] следует нажимать только при переходе к следующему абзацу. При нажатии на клавишу [Enter] в текст вставляется маркер (символ) абзаца. Таким образом, абзацем можно назвать часть текста между двумя маркерами абзаца. Клавиша [Tab] (табуляция) означает пропуск определенного количества позиций. Этой клавишей можно пользоваться в начале нового абзаца. Назначить или отменить отступ первой строки абзаца можно также с помощью команды «Формат – Абзац» (см. Настройка параметров абзаца ). Чтобы сделать маркеры абзаца, табуляции или пробелы видимыми, необходимо нажать кнопку со значком «¶» на панели инструментов «Стандартная». Для отмены этого режима следует нажать на эту кнопку еще раз.

Все операции ввода, редактирования и форматирования текста протоколируются текстовым процессором, и потому необходимое количество последних действий можно отменить. Последнее действие отменяют комбинацией клавиш СTRL+Z. Другие аналогичные средства — команда «Правка» - «Отменить ввод» и кнопка «Отменить ввод» на панели инструментов «Стандартная». Длинные последовательности действий можно отменять также с помощью списка действий (кнопка, раскрывающая список, присоединена к кнопке «Отменить ввод»).

Для удаления, перемещения, копирования текста необходимо его выделить, что можно осуществить разными способами:

- нажать на клавишу [Shift] и, не отпуская её, на стрелки управления курсором;

- нажать левую кнопку мыши и, не отпуская ее, передвигать по тексту до нужного места;

- для выделения строки переместить указатель мыши в начало строки. Для перемещения в начало строки можно воспользоваться клавишей [Home]. Когда указатель примет вид стрелки, направленной вверх вправо, нажать на левую кнопку мыши;

- для выделения нескольких строк указатель мыши должен быть в начале строки в виде стрелки, направленной вверх вправо. Нажать на левую кнопку мыши и, не отпуская ее, передвигать по тексту.

Удалять символыможно с помощью клавиши [Backspace] (удаляет символ слева от курсора) или [Delete] (удаляет символ справа от курсора). Для удаления текста необходимо его выделить и также нажать клавишу [Delete] или [Backspace].

Копирование или перемещение текста производится с помощью буфера обмена. Буфер обмена - это участок памяти, в который временно помещается текст. С помощью буфера можно копировать (перемещать) текст внутри одного документа, из одного документа в другой, а также из одного приложения в другое. Копирование (перемещение) можно производить с помощью основного меню, пиктографического меню или правой кнопки мыши. Для этого:

1) текст выделить;

2) выбрать из основного меню пункт «Правка» - «Копировать» («Вырезать»), или найти соответствующую кнопку из пиктографического меню, или щелкнуть правой кнопкой мыши и выбрать в открывшемся окне нужную команду;

3) переместить курсор в нужное место;

4) выбрать команду «Правка» - «Вставить», или пиктограмму «Вставить», или щелкнуть правой кнопкой мыши и выбрать команду «Вставить».

 

Форматирование текста

Важным приемом работы является форматирование (оформление) текста, которое осуществляется командами меню «Формат» или панели «Форматирование ». Основные приемы форматирования включают:

Ÿ выбор и изменение гарнитуры шрифта;

Ÿ управление размером шрифта;

Ÿ управление начертанием и цветом шрифта;

Ÿ управление методом выравнивания;

Ÿ создание маркированных и нумерованных списков (в том числе многоуровневых);

Ÿ управление параметрами абзаца.

Настройка шрифта. При выборе гарнитуры шрифта следует иметь в виду следующие обстоятельства: выбор гарнитуры шрифта действует на выделенный текстовый фрагмент. Если ни один фрагмент не выделен, он действует на весь вводимый текст до очередной смены гарнитуры.

Настройку шрифта выполняют в диалоговом окне «Шрифт» («Формат» - «Шрифт»). На вкладке «Шрифт» выбирают:

• гарнитуру шрифта;

• его размер (измеряется в полиграфических пунктах);

• вариант начертания;

• цвет символов;

• наличие подчеркивания;

• характер видоизменения.

При выборе гарнитуры шрифта следует иметь в виду, что существует две категории шрифтов: с засечками и без засечек (рубленые). Характерными представителями первой категории являются шрифты семейства Times, а второй категории — шрифты семейства Arial. Шрифты, имеющие засечки, легче читаются в больших текстовых блоках — их рекомендуется применять для оформления основного текста. Шрифты, не имеющие засечек, рекомендуется использовать для заголовков в технических текстах, а также для оформления дополнительных материалов (врезок, примечаний и прочего).

Большинство гарнитур шрифтов являются пропорциональными. Это означает, что и ширина отдельных символов, и расстояние между соседними символами не являются постоянными величинами и динамически меняются так, чтобы сопряжение символов было наиболее благоприятным для чтения. Особую группу представляют так называемые моноширинные шрифты. В них каждый символ вместе с окаймляющими его интервалами имеет строго определенную ширину. Такие шрифты применяют в тех случаях, когда надо имитировать шрифт пишущей машинки, а также при вводе текстов, представляющих листинги программ. Характерными представителями таких шрифтов являются шрифты семейства Courier.

При выборе размера шрифта руководствуются назначением документа, а также вертикальным размером печатного листа. Для документов, имеющих формат типовой книжной страницы, обычно применяют шрифт размером 10 пунктов. Для документов, готовящихся для печати на стандартных листах формата А4 (210×297 мм), выбирают размер 12 пунктов. При подготовке документов, предназначенных для передачи средствами факсимильной связи, применяют увеличенный размер – 14 пунктов (факсимильные документы часто воспроизводятся с искажениями, и увеличенный размер шрифта улучшает удобство их чтения).

При подготовке электронных документов, распространяющихся в формате Microsoft Word, размер шрифта выбирают, исходя из разрешения экрана. В настоящее время наиболее распространены компьютеры, видеоподсистема которых настроена на экранное разрешение 800×600 точек или 1024×768 точек. Для этих параметров целесообразно готовить электронные документы с размером шрифта 12 пунктов. На этот размер по умолчанию настроен процессор Microsoft Word 2000. (Предыдущая версия, Microsoft Word 97, была настроена по умолчанию на размер экранного шрифта 10 пунктов, но практика показала, что он неудобен.)

Использование прочих средств управления шрифтом (выбор начертания, подчеркивания и других видоизменений) определяется стилевым решением документа, которое задает заказчик или работодатель. Приступая к первому заданию, следует выяснить, какие стилевые решения уже существуют в данной организации, каковы ограничения на использование средств оформления и форматирования. По возможности, надо получить от заказчика готовые шаблоны документов иди хотя бы печатные образцы.

Из прочих, не рассмотренных здесь средств управления шрифтами, надо отметить управление интервалом между символами и возможность использования эффектов анимации. Интервал задается путем выбора одного из трех значений (Обычный, Разреженный, Уплотненный) на вкладке «Формат» - «Шрифт» – «Интервал».

Эффекты анимации используют очень редко и только при подготовке электронных документов, распространяемых в формате текстового процессора. В печатных документах эти эффекты невоспроизводимы по очевидным причинам, а в Web-документах их нет смысла применять, так как они пока не поддерживаются Web - броузерами.

Настройка метода выравнивания. Все последние версии текстового процессора Microsoft Word поддерживают четыре типа выравнивания;

по левому краю;

по центру;

по правому краю;

по ширине.

Выбор метода выполняют соответствующими кнопками панели инструментов «Форматирование» или из раскрывающегося списка «Формат» - «Абзац» - «Отступы и интервалы» - «Выравнивание». Избранный метод действует на текущий и последующие вводимые абзацы. Выбор метода выравнивания определяется назначением документа.

Так, например, для Web-страниц нет смысла выполнять выравнивание по ширине, поскольку все равно неизвестна ширина окна броузера, в котором документ будет просматриваться, однако выравнивание по центру использовать можно. Для документов, передаваемых на последующую обработку, все методы выравнивания, кроме тривиального выравнивания по левому краю, являются излишними. Для печатных документов, выполненных на русском или немецком языках, рекомендуется в основном тексте использовать выравнивание по ширине с одновременным включением функции переноса, а для документов на английском языке основной метод выравнивания — по левому полю.

Настройка параметров абзаца. Кроме режима выравнивания настраиваются следующие параметры абзаца:

Ÿ величина отступа слева (от левого поля);

Ÿ величина отступа справа (от правого поля);

Ÿ величина отступа первой строки абзаца («красная строка»);

Ÿ величина интервала (отбивки между абзацами) перед абзацем и после него.

Для печатных документов величину отступа для основного текста, как правило, не задают (необходимое положение текста определяется шириной полей), но ее задают для дополнительных материалов и заголовков, если они не выравниваются по центру. В то же время, для Wеb-страниц величина абзацного отступа имеет большое значение. Это один из весьма немногих параметров форматирования, допускаемых для Web-документов, поэтому его используют очень широко.

Обычная практика назначения формата состоит в том, что для документов простой структуры (художественных) используют отступ первой строки (это особенно важно для текстов на русском и немецком языках), а для документов сложной структуры (технических) и документов на английском языке используют отбивки между абзацами.

Создание маркированных и нумерованных списков. Специальное оформление маркированных и нумерованных списков редко применяют в художественных документах и персональной переписке, но в служебных документах и, особенно, в Web-документах оно используется очень широко.

Для создания нумерованных и маркированных списков нужно сначала выполнить настройку, затем вход в список и, наконец, выход из него. Настройку выполняют в диалоговом окне «Список », открываемом командой «Формат» - «Список». Данное окно имеет три вкладки: «Маркированный список», «Нумерованный список» и «Многоуровневый список». В качестве элементов управления здесь представлены образцы оформления списков. Для выбора нужного достаточно щелкнуть на избранном образце.

Вход в список может осуществляться автоматически или по команде. Чтобы автоматически создать маркированный список, достаточно начать запись строки с ввода символа «*». По завершении строки и нажатии клавиши [ENTER] символ «*» автоматически преобразуется в маркер, а на следующей строке маркер будет установлен автоматически. Для автоматического создания нумерованного списка достаточно начать строку с цифры, после которой стоят точка и пробел, например «1.», «2.» и т. д. Этот метод позволяет начать нумерацию с любого пункта (не обязательно с единицы).

Для создания списка по команде служат кнопки «Нумерация » и «Маркеры », представленные на панели «Форматирование». Как маркированный, так и нумерованный список легко превратить в многоуровневый. Для перехода на новые (или возврата на предшествующие уровни) служат кнопки «Увеличить отступ» и «Уменьшить отступ» на панели «Форматирование».

Для списков с очень глубоким вложением уровней (более трех) можно настроить стиль оформления каждого из уровней. Для этого служит командная кнопка «Изменить» на вкладке «Многоуровневый» диалогового окна «Список» («Формат» - «Список»). Для выбора графических маркеров служит командная кнопка «Рисунок» на вкладке «Маркированный» диалогового окна «Список» («Формат» - «Список»). Она открывает диалоговое окно «Рисованный маркер», в котором можно выбрать желаемый маркер, в том числе и анимированный (на вкладке «Фильмы»).

Для завершения маркированного или нумерованного списка и выхода из режима его создания достаточно по завершении ввода последней строки дважды нажать клавишу [ENTER].

 

Приемы рисования в Word

С помощью встроенного в Word графического редактора можно создавать рисунки векторной природы в тексте документа, используя функции рисования элементарных геометрических объектов: линий, прямоугольников, кругов и т.д. Рисунки всегда внедрены в документ – их можно редактировать. Для того чтобы начать создание рисунка, нажимают кнопку с изображением геометрических фигур на панели инструментов «Стандартная» (на рис. 4 она выделена цветом). В нижней части экрана откроется панель «Рисование» (рис. 4.).

 

Рисунок 4 – Панель «Рисование»

 

Если подвести указатель мыши к любой пиктограмме на этой панели, появляется подсказка об ее назначении. Для того чтобы нарисовать, например, линию, нажимают кнопку с изображением линии. Затем устанавливают указатель мыши в начальную точку линии и, нажав левую кнопку мыши, растягивают (рисуют) саму линию. После создания линии существует возможность выбрать стиль линии (сплошная или пунктирная), ее цвет, толщину и т.п. Для этого необходимо дважды щелкнуть на ней мышью, чтобы вызвать диалоговое окно «Формат автофигуры». Это же диалоговое окно можно вызвать с помощью кнопки с изображением нескольких видов линий на панели «Рисование» (рис.4). Подобным образом рисуют овал, прямоугольник, произвольную фигуру. При рисовании овала для того, чтобы зафиксировать центр овала, в момент рисования нажимают и удерживают клавишу [Ctrl], при рисовании круга - клавишу [Shift].

Для построения блок-схем выбирают пункт меню «Автофигуры» на панели «Рисование», щелкают мышью на нужной фигуре и рисуют ее в документе мышью. Внутри любой фигуры или просто в документе существует возможность поместить надпись с помощью пиктограммы «Надпись» на панели «Рисование». Для этого щелкают мышью внутри фигуры или в любом месте документа, а затем на пиктограмме «Надпись» или выбирают команду основного меню «Вставка» - «Надпись». В результате открывается окно для ввода текста, для которого можно выбрать тип и размер шрифта, выровнять его по левому, правому краю или по центру окна. Свойства надписи можно задать в диалоговом окне «Формат надписи», которое можно вызвать командой основного меню «Формат» - «Надпись» или правой кнопкой мыши (рис. 5.).

 

Рисунок 5 – Окно задания формата надписи

 

С помощью этого окна можно выбрать фоновый цвет; цвет, тип и толщину обрамляющих линий; размеры полей между текстом и внешней рамкой надписи; положение надписи в документе (вокруг текста, по контуру текста, перед текстом и т.д.) Пример использования задания свойств надписи:

 

После того как нарисована какая-нибудь фигура, появляются следующие возможности: изменить цвет и стиль линии фигуры и даже сделать ее невидимой, выбрать цвет заливки для внутренней области фигуры. Для этого фигуру выделяют, один раз щелкнув левой кнопкой мыши внутри рисунка, и выбирают нужную пиктограмму на панели «Рисование» или щелкают правой кнопкой мыши, выбирают пункт «Формат автофигуры» и нужную вкладку. Последнюю команду можно вызвать правой кнопкой мыши или дважды щелкнуть левой кнопкой мыши на рисунке.

Для масштабирования рисованных объектов их выделяют - появляется рамка. Изменяя мышью границы рамки, изменяют масштаб рисунка. Для того чтобы переместить рисованный объект, его выделяют и мышью перемещают в нужное место. Для перемещения рисованных элементов на небольшие расстояния их выделяют, нажимают клавишу [Ctrl] и, удерживая ее, нажимают на клавиши управления курсором на клавиатуре.

3.7 Работа с композициями фигур

Более сложные рисунки создаются путем комбинирования простейших рисунков, т.е. являются композициями. В этом случае следует принять во внимание следующие действия

1. Если рисунок содержит несколько фигур, существует возможность сгруппировать их, сделав единым объектом. Такой объект, например, можно легко перемещать или удалять. Для того, чтобы
выделить все компоненты объекта:

- нажимают клавишу [Shift] и, удерживая ее, щелкают левой кнопкой мыши на всех составных частях рисунка и необходимых надписях или

- на панели «Рисование» выбирают кнопку «Выбор объектов» (кнопка имеет вид стрелки, направленной влево вверх)

затем выбирают на панели «Рисование» команду «Действия» - «Группировать»

Подобным образом рисунок можно разгруппировать или перегруппировать.

2. Если компоненты объекта перекрывают друг друга, есть возможность управлять их взаимным месторасположением. По умолчанию предполагается, что каждая фигура композиции имеет свой «слой» в рисунке. Фигура, созданная раньше, лежит ниже и при наложении более поздние фигуры перекрывают более ранние. Этот порядок можно изменить с помощью команды «Порядок», которую можно вызвать правой кнопкой мыши или с помощью кнопки «Действия» на панели рисования. Пример управления порядком следования:

 

3. Если компоненты объекта не перекрывают друг друга, имеется средство выравнивания фигур между собой. Выравнивание выполняют до группировки. Для выравнивания нескольких фигур между собой их следует выделить, а затем выбрать команду «Действия» - «Выровнять/распределить»