Інформаційне обслуговування повинно базуватися на вивченні потреб менеджера в інформації, шляхом аналізу його функцій, змісту і характеру управлінських рішень, що приймаються.
Для визначення потреб у необхідних даних треба враховувати можливі нестандартні ситуації, коли необхідно не тільки приймати рішення, а и правильно поставити завдання підлеглим.
Окрім відомостей, які необхідні безпосередньо для рішення поточних і стратегічних завдань, менеджеру для розширення професійного кругозору необхідна інформація і конкуруючих організацій. При цьому треба враховувати, що повністю задовольнити потреби в інформації неможливо, та і не треба, тому що в якийсь момент витрати на одержання додаткових даних стають більше від того ефекту, який вона може дати при обґрунтуванні рішення. Інформація, яка надходить до менеджера повинна відповідати вимогам, показаним на схемі 5.2.1.
Схема 5.2.1
При неефективності даних створюється ілюзія інформованості. Тому менеджер повинен забезпечити перевірку їх достовірності шляхом одержання її із різних джерел. Він повинен мати уявлення про способи одержання різних даних.
Актуальність даних тісно пов´язана з їх новизною і може оцінюватися часом від конкретних подій, фактів, стануло невикористання даних про нього.
Оперативні данні втрачають свою актуальність дуже часто і використовуються тільки один раз. Дані узагальненні, аналітичного характеру зберігають свою актуальність на протязі довгого періоду і використовуються багаторазово.
Своєчасність даних — це властивість, близька до актуальності, але все ж таки відрізняється від неї. Дані надходять своєчасно, якщо вони не запізнюються відносно оптимальних строків прийняття рішення. Але своєчасно — не означає завчасно, тому що зібрані раніше дані втрачають актуальність.
Своєчасність інформації забезпечується використанням сучасних технічних засобів управління правильним визначенням строків збору і обробки оперативних даних.
Дуже важливим є вимога до змістовності і доступності їх сприймання. Оперативні дані можна надавати у формі таблиць, діаграм, схем та ін. В документах аналогічного характеру дані порівнюються з минулим періодом. Тут важливим є стислість викладення, але досягти її треба не за методом відхилення, а шляхом узагальнення і виділення важливих факторів.
Менеджер повинен отримувати агреговані, узагальнені показники, доповнені характеристикою факторів, які обумовили їх зміну. Це можна показати графічним відображенням і коротким коментарем до таблиць і діаграм.
Менеджер одержує інформацію із різних джерел і повинен вміло їх поєднувати. Головним джерелом інформації для нього є письмові документи (внутрішні та зовнішні), а також огляди і доповіді, підготовлені спеціалістами апарату управління.
Чим вище ранг менеджера, тим більша питома вага узагальненої, аналітичної інформації про стан справ в організації.
Разом з тим у письмових документах висвітлюються деяким чином відфільтровані уявлення про реальну дійсність. Тому для менеджера будь-якого рангу мають велике значення такі джерела інформації, як:
- безпосереднє спостереження;
- усні бесіди;
- наради.
А при обґрунтуванні стратегічних рішень можуть використовуватися спеціальні обстеження окремих структурних підрозділів.
В залежності від рангу і кола обов´язків менеджер повинен відібрати найбільш важливі дані, з якими необхідно знайомитися обов´язково, і менш важливі відомості, ознайомлення з якими бажано.
Випадкові, непередбачені відомості, оперативні данні повинні надходити до менеджера тільки тоді, коли він компетентний у вирішенні питань щодо цих даних.
При організації інформаційного обслуговування менеджерам необхідно відповідним чином організувати працю спеціалістів функціональних служб, канцелярії, секретаря, які повинні мати навички обробки, аналізу і оформлення інформації, у тому числі з використанням ПЕОМ.
Робота з документами займає значне місце у структурі робочого часу менеджера.
Організація цієї роботи повинна йти за такими напрямками:
1. Попередній розподіл одержаної документації і кореспонденції по адресах ще у канцелярії, на основі чітко фіксованого в інструкції по діловодству, розподілу функцій і видів робіт в апараті управління.
2. Передавати права підписування вихідних документів відповідальним виконавцям, що не тільки розвантажує керівників організацій, а й підвищує ініціативу та відповідальність підлеглих.
3. Використання методів скорочення, що дає можливість прискорити процес ознайомлення з документами, особливо з тими, які не потребують досконалого вивчення.
4. Використання раціональних прийомів і методів редагування проектів документів. їх сутність полягає у тому, що з початку проект документа необхідно уважно прочитати, виявити повторення і логічні невідповідності, потім усунути повторення, розбити текст на частини, на графи і абзаци, використовуючи загальноприйняті знаки скорочення, усунути логічні неточності та ін.
