Доповідна (службова) записка

 

Доповідна записка — це документ, адресований керівнику орган­ізації або вищому органу управління. Вона містить викладення яко­гось питання з висновками та пропозиціями щодо його вирішення.

Доповідна записка складається тоді, коли є необхідність до­вести до відома керівника про наявні факти, події, про викона­ну роботу.

Доповідна записка повинна мати заголовок до тексту, який розкриває її зміст. Вона складається із двох частин. У першій частині тексту викладаються факти, події, що стали приводом до написання доповідної записки, а друга частина повинна містити висновки та пропозиції про конкретні дії, які на думку автора, необхідно здійснити за викладеними фактами.

Внутрішні доповідні записки повинні бути підписані праців­ником, а зовнішні, що направляються у вищі органи — керівни­ком організації.

Датою доповідної записки вважається дата її підпису.

Зразок доповідної записки

Директору фірми "Альфа" Григор´єву Ю.М.

Доповідна записка

03.06.01 р.

Про додаткове фінансування замовлення № 506____.

Доводжу до Вашого відома, що ціни на поліграфічні послу­ги у III кварталі 2001 р. зросли на 10 %, а калькуляція витрат на замовлення № 506 передбачає витрати за старими цінами.

У зв´язку з цим прошу виділити додатково грн. для за­вершення робіт за вказаним замовленням.

Начальник відділу реклами підпис Сич Ч.П.

Зразок службової записки, написаної агентом з продажу у рекламне агентство

Дата Кому: Від кого:

Заголовок: Планування рекламної компанії

Початок нашої рекламної кампанії припадає на другу поло­вину січня 2002 року. Це зобов´язує нас дотримуватись визначе­ного графіка.

З 10 по 15 серпня нам необхідно прийняти остаточний план рекламної кампанії і визначити джерело фінансування. Пропо­ную призначити загальну нараду 11 серпня о 10 годині і провес­ти її у моєму офісі. На протязі першого тижня вересня ми по­винні надати наші плани для розгляду представникам кожного із шести регіонів.

Жирнов A.M. узгодить дати з усіма регіонами і до 1 серпня повідомить Вам про результати.

Якщо у Вас виникнуть якісь питання з приводу наших планів, телефонуйте нам.

Підпис Сич Ч.П.

Пояснювальна записка

 

Пояснювальна записка — це документ, який адресований керівнику організації для пояснення дійсної ситуації, фактів, дій або вчинків працівника на вимогу керівника, а у деяких випад­ках — за ініціативою працівника.

Пояснювальна записка у межах організації складається на чистому аркуші паперу з вказівкою таких реквізитів:

• адресат (кому направляється);
• найменування виду документа (Пояснювальна записка);
• заголовок до тексту (про що);
• текст;
• дата;
• підпис.

Якщо пояснювальна записка направляється керівнику іншої організації, то вона складається на бланку і реєструється.

На практиці пояснювальною запискою також називають другу частину документу (звіту, плану, проекту) або один із до­датків до нього.

Якщо така пояснювальна записка має самостійне значення і відокремлена від основного документа, її складають на бланку організації. Залежно від змісту і призначення пояснювальні за­писки діляться на дві групи:

• службові;
• особисті записки працівників з приводу їх поведінки, ро­боти тощо.

Пояснювальна записка оформляється аналогічно доповід­ним запискам. Викладення тексту може бути прямим або зво­ротнім (висновок передує доводам).

Службові листи, факси

 

Службовий лист — це один із засобів обміну інформацією і оперативного управління процесами службової діяльності.

До складання листів ставляться ті ж вимоги, що й до інших службових документів.

Службова записка — це невід´ємний засіб зв´язку організації з зовнішнім середовищем. Службові листи і факси мають най­більшу вагу в інформаційних зв´язках організації.

Лист — це узагальнююча назва різних за змістом документів, які пересилаються поштою (факсом).

Зміст листа загалом індивідуальний. Листи мають бути, як правило, присвячені одному питанню. Складові частини (рекві­зити) всіх листів такі:

• назва й адреса установи відправника листа;
• номер і дата;
• назва й адреса одержувача;
• заголовок;
• номер і дата листа, що є підставою для складання відповіді;
• текст;
• перелік додатків із зазначенням кількості сторінок;
• підпис керівника.

У нижньому лівому куті листа пишеться прізвище виконав­ця і номер його телефону, а також робиться відмітка про вико­нання документа і направлення його до справи. Якщо лист го­тується не на бланку, тоді для кутового штампа залишають місце -15 міжрядкових інтервалів.

В листах слід звертатися від імені організації або його струк­турного підрозділу, наприклад: "Управління просить..." (див. зразок листа).

У листах повинні бути вірно вказані складові частини рекв­ізиту "адресат (одержувача листа)":

• фірма;
• структурний підрозділ;
• посада;
• прізвище та ініціали;
• поштова адреса одержувача.

Якщо лист однакового змісту направляється декільком адре­сатів, спочатку вказується адрес основного одержувача, потім перелічуються інші.

Якщо лист направляється більше ніж чотирьом адресатам, складається список.

Текст листа складається із вступної і основної частини.

У вступній частині вказуються причини, які викликали скла­дання листа з підтвердженням фактів, дати і документів.

У другій частині листа формулюється його основна мета (пропозиція, прохання, відмова, гарантія, попередження, запро­шення та ін.).

Початок листа (факса) може мати такі варіанти звернення:

1. Шановний Миколо Степановичу!

2. Пане Порядков!

3. Миколо Степановичу!

4. Шановний пане Порядков!

5. Шановний панове! (вживати, коли невідомі прізвище одержувачів листа).

Потім можна було б сказати слова подяки:

1. Ми були раді одержати від Вас листа.

2. Дуже дякуємо за лист (факс) від 03.09.01 р.

3. Підтверджуємо з подякою одержання Вашого листа.

У тексті листа в залежності від його теми використовуються такі звороти:

1. Відправка вантажу, документа

• Відправляємо Вам...
• Направляємо Вам...
• Висилаємо Вам...

2. Нагадування

• Нагадуємо Вам, що...
• 3 пропущенням строкунаша пропозиція втрачає свою силу.

3. Підтвердження

• Корпорація "Альфа" підтверджує отримання...
• Підтверджуємо, що перша партія вантажу отримана...

4. Повідомлення

• Повідомляємо Вам, що...
• Доповідаємо Вам, що...
• Доводимо Вас до відома, що...

5. Прохання

• Будь-ласка, повідомте...

Факс — це копія переданого документа. Телефаксом можуть бути передані будь-які види документів, а також таблиці, крес­лення, схеми, малюнки, фотокартки.

Факси є різновидом листування між діловими партнерами, організаціями. Оформлення факсу здійснюється аналогічно службових листів, але з додатковими даними, які проставляє сам апарат (телефакс):

• код відправника;
• дата та час передавання;
• протяжність передавання;
• номер телефакса з якого передана інформація;
• кількість сторінок.

Відправник повинен одержати підтвердження про те, що інформація дійшла до одержувача, зафіксував дату, час, про­тяжність передачі, кількість одержаних сторінок і результат. Го­ловною є графа "Results", у якій проставляється "ОК" (о´кеу), якщо повідомлення дійшло без помилок, або NG (негатив), якщо були збої під час одержання факсу.

При необхідності факси копіюють тому що факсовий папір зберігає текст невеликий строк, а якщо використовується зви­чайний папір то копіювання не обов´язкове.

Конфіденційно екз. № 1

Директору ЗАТ "Омега" Скибицькому О.М. 01106, Київ Саксаганського, 15

Ват "Альфа"

02156, Київ

вул. Кіото, 19

р/р 00525IS у Деснянському

Промінвестбанку

тел.518-68-05

факс(044)258-18-41

• Просимо оплатити наш рахунок...
• Ми будемо вдячні, коли Ви

6. Гарантія

• Оплату гарантуємо.
• Якість товару наша фірма гарантує.

7. Пропозиції

• Ми раді пропонувати Вам...
• Пропонуємо Вам...
• Ми можемо рекомендувати....
• Ми впевнені, що Ви зацікавитесь...

8. Відмова

• На жаль, Ваша пропозиція не може бути прийнята через...
• На жаль, задовольнити Ваше прохання у найближчий час ми не можемо у зв´язку з...
• На жаль, ми не можемо прийняти Вашу пропозицію у зв´язку з...

9. Попередження

• Корпорація залишає за собою право звернутись..., якщо Ви...
• Затримка поставок товару може привести до...
• Дані Вами обіцянки, на жаль, не виконуються, тому ми вимушені...

10. Запрошення

• Просимо взяти участь...
• Запрошуємо Вас...
• Ми раді запросити Вас... Закінчується лист такими фразами:
• Маємо надію, що наше прохання не буде для Вас трудним.
• Ми розраховуємо на успішне продовження співробітництва.
• Ми сподіваємось на Вашу зацікавленість у розширенні зв´язків.
• 3 повагою...

Листи з фінансових питань підписує керівник і головний бух­галтер організації.

Листи, які надають гарантії, засвідчуються печаткою організації.

Факс — це документ одержаний на спеціальному апараті (те­лефаксі) за допомогою телефонних каналів зв´язку.

Факс — це копія переданого документа. Телефаксом можуть бути передані будь-які види документів, а також таблиці, крес­лення, схеми, малюнки, фотокартки.

Факси є різновидом листування між діловими партнерами, організаціями. Оформлення факсу здійснюється аналогічно службових листів, але з додатковими даними, які проставляє сам апарат (телефакс):

• код відправника;
• дата та час передавання;
• протяжність передавання;
• номер телефакса з якого передана інформація;
• кількість сторінок.

Відправник повинен одержати підтвердження про те, що інформація дійшла до одержувача, зафіксував дату, час, про­тяжність передачі, кількість одержаних сторінок і результат. Го­ловною є графа "Results", у якій проставляється "ОК" (о´кеу), якщо повідомлення дійшло без помилок, або NG (негатив), якщо були збої під час одержання факсу.

При необхідності факси копіюють тому що факсовий папір зберігає текст невеликий строк, а якщо використовується зви­чайний папір то копіювання не обов´язкове.

Конфіденційно екз. № 1

Директору ЗАТ "Омега" Скибицькому О.М.

01106, Київ Саксаганського, 15

Ват "Альфа"

02156, Київ

вул. Кіото, 19

р/р 00525IS у Деснянському

Промінвестбанку

тел.518-68-05

факс(044)258-18-41

 

05.08.01 № 1-5/21

На №4-16-18 від 02.08.01

Про поновлення постачання продукції X