Стилістичне форматування комірок

 

Якщо перед цим йшла мова про числові формати, то зараз будуть розглянуті можливості стилістичного форматування. Це форматування використовується для числових значень, тексту і формул. Для форматування можна використовувати кнопки панелі інструментів “Форматування”. Повний набір опцій форматування міститься в діалоговому вікні “Формат комірок”, яке з’являється після вибору команди Фор м ат Þ Комірки (Format Þ Ceels) або після натискання комбінації клавіш < Ctrl + 1>. Встановлені атрибути форматування відносяться до активної комірки або до групи виділених комірок.

Стилістичне форматування передбачає:

* Вирівнювання. Щоб змінити спосіб вирівнювання у виділеній комірці або виділеній групі комірок треба клацнути на одній з чотирьох кнопок панелі інструментів “Форматування” . Кнопки форматування дозволяють відповідно вирівнювати вміст комірок:

® по лівому краю;

® по центру;

® по правому краю;

® об’єднати та помістити в центрі. Ця опція центрує текст в обраних комірках, а також виконує злиття цих комірок в одну комірку. Ця нова можливість реалізована в Excel 97.

Для перших трьох способів характерно: якщо текст ширше ніж комірка, то він буде виходити за межі комірки відповідно вправо, вправо і вліво, вліво при умові, що сусідні комірки пусті. Інакше текст усікається і буде видний неповністю.

· Шрифт і розмір шрифту встановлюється інструментами “Шрифт” та “Розмір” на панелі інструментів “Форматування” для активної комірки або виділеної групи комірок. Потрібні параметри вибираються у відповідних переліках, що розкриваються при клацанні на кнопках розкриття списку.

· Атрибути дозволяють виділити текст в вибраних комірках напівжирним шрифтом, курсивом, підкресленням та комбінаціями цих атрибутів. Для встановлення потрібних атрибутів треба клацнути на відповідних кнопках на панелі інструментів “Форматування”. Повторне клацання на кнопці відміняє дію атрибута.

· Границі. Зображення комірок або виділеної групи комірок можна оздобити спеціальним окресленням їх меж. Для цього треба клацнути на кнопці “Границі“ (Borders) на панелі інструментів “Форматування” і потім клацнути на уподобаній границі.

Звичайно по умовчанню в Excel лініями позначені межі комірок. Зображення такої сітки існує тільки на екрані. Для відключення зображення сітки треба виконати команду С ервіс Þ Параметри (Tools р Options) і на вкладці “Вид” (View) зняти прапорець опції “Сітка” (Gridines).

* Кольори. Інструмент “Колір заливки” (Fill Color) дозволяє змінити колір фону комірок або групи комірок, а інструмент “Колір шрифту” (Font Color) — колір символів тексту в них.

Ввод даних

Підвищенню ефективності процедури введення даних сприяють деякі можливості Excel 97:

· Перевірка даних, що вводяться. Щоб активізувати функцію перевірки даних, треба виконати команду Дані Þ Перевірка (Data Þ Validation) і в діалоговому вікні “Перевірка даних, що вводяться” на відповідних вкладках встановити потрібні параметри і повідомлення. При введенні даних буде відбуватись їх перевірка по встановлених критеріях, але, якщо дані будуть вставлені у комірку з буферу, то перевірка відбуватись не буде.

· Автоматичне призначення десяткових ком. Для активізації такої опції при введенні багатьох чисел з фіксованою кількістю десяткових розрядів треба виконати команду “ С ервіс Þ Параметри”. На вкладці “Правка” активізувати прапорець опції “Фіксований десятковий формат при вводі” (Fixed Decimal) і впевнитись, що в полі встановлене потрібне число десяткових розрядів після коми. Якщо опція активізована, то Excel буде автоматично вставляти кому при наборі цифр числа, яке вводиться у комірку.

· Ввод поточної дати та поточного часу. Для цієї мети в Excel передбачені два клавіатурних еквіваленти:

® Поточна дата — < Ctrl +; >.

® Поточний час — < Ctrl + Shift +; >.

· Введення інформації, що повторюється. Якщо виникає необхідність введення одних і тих же даних в кілька комірок, то, звичайно, можна ввести дане в одну комірку, а потім скопіювати його в потрібні комірки. Але в Excel існують і інші способи:

® виділити всі комірки, які потрібно заповнити даними, ввести числове значення, текст або формулу і натиснути< Ctrl + Enter >;

® щоб скопіювати вміст комірок або автоматично заповнити їх набором даних, треба пересунути маркер автозаповнення по потрібним коміркам;

® ввести у комірку кілька перших букв потрібного тексту і Excel автоматично додасть букви, що залишились, виходячи з уже введених у стовпчик даних. Крім того, можна вибрати в контекстному меню комірки команду “Вибрати із списку” (Pick from List) і в списку вже введених у стовпчик елементів, який при цьому розкривається, клацнути на потрібному;

® за допомогою функції “Автозаміна” (AutoCjrrect) можна створити скорочення для часто використовуваних слів або фраз. Тоді при вводі скорочення Excel введе цей текст повністю без скорочення.

· Переміщення табличного курсора після введення даних може здійснюватися у різні способи:

® клавішею < Enter > в напрямку, який попередньо задається командою “ С ервіс Þ Параметри” (Tools Þ Options) на вкладці “Правка” (Edit) через опцію “Перехід до іншої комірки після введення” (Move Selection after Enter);

® шляхом використовування будь-яких клавіш керування курсором (, ­, ®, ¯);

® шляхом виділення діапазону комірок і натискання клавіші < Enter > для автоматичного переміщення курсора вниз по стовпчикам. Для пропуску комірки натискається клавіша < Enter > без введення даних. Для повернення в попередню комірку натискаються клавіші < Shift + Enter >. Для введення даних по рядках у виділеному діапазоні замість < Enter > натискається < Tab >.

· Додавання нового рядка у комірку може здійснюватися комбінацією клавіш < Alt + Enter > або через команди “Формат Þ Комірки”. В останньому випадку на вкладці “Вирівнювання” діалогового вікна“ Формат комірок” установити опцію “Переносити по словах”.

· Введення простого дробу. Для введення простого дробу вводиться ціла частина, навіть, якщо вона дорівнює 0, відділяється від дробової пропуском, далі вводиться чисельник, символ “ / ” (слеш), знаменник і натискається клавіша < Enter >. Excel помістить у комірку еквівалент введеного дробу згідно встановленого формату.

· Використання форми для введення даних застосовується для даних, організованих по рядках. Для цього в перший рядок діапазону даних, що вводяться, треба ввести заголовки стовпчиків (їх після введення можна знищити). Далі необхідно розташувати курсор у будь-яку комірку рядка заголовка і виконати команду Дані Þ Форма (Data Þ Form). Дані вводяться в діалоговому вікні, що при цьому відкривається.

 

 

Робочий листок та робота з ним

Основні операції з робочим листком

Коли відкривається нова робоча книга в Excel, то в ній вже є кілька робочих листків (по умовчанню — три). Хоча чисті робочі листки не займають багато місця в оперативній пам’яті, все ж зайві листки заважають роботі. Тому є рекомендація встановити стандартне значення — один. Для цього необхідно вжити команду “ С ервіс Þ Параметри” і на вкладці “Загальні” змінити значення параметра “Листків в новій книзі“ (Sheets in New Workbook).

До операцій з робочим листком відносяться такі дії: відкриття (активізація), додавання або вилучення певної кількості робочих листків, копіювання листків та інш.

· Активізація робочих листків. В активній робочій книзі активним може бути тільки один робочий листок. Для активізації іншого треба клацнути на ярличку потрібного листка. Крім того, в Excel можна використовувати комбінації клавіш:

® < Ctrl + PgUp > — активізує попередній листок, якщо він існує.;

® < Ctrl + PgDn > — активізує наступний листок, якщо він існує.

· Додавання нового робочого листка. В Excel існує три способи додавання нового робочого листка:

® Вжити команду “Вставк а Þ Листок” (Insert Þ Worksheet).

® Натиснути комбінацію клавіш < Shift + F11 >.

® Клацнути правою кнопкою мишки на ярличку листка і в контекстному меню, що з’явиться, вибрати команду “Додати” (Insert). На екрані з’явиться діалогове вікно “Вставка” (Insert), в якому треба клацнути на піктограмі “Листок” (Worksheet).

Для того, щоб одразу повторити вставку, існує комбінація клавіш < Ctrl + Y > — клавіатурний еквівалент команди “ П равка Þ Повторити вставку робочого листка” (Edit Þ Repeat Insert Worksheet).

Після будь-якої з наведених дій програма вставить в робочу книгу новий листок перед поточним активним і зробить активним новий листок.

· Вилучення листка з робочої книги. Це можна зробити двома способами:

® Залучити команду “ П равка Þ Вилучити листок” (Edit Þ Delete Sheet).

® Клацнути правою кнопкою мишки на ярличку листка і в контекстному меню, що з’явиться, обрати команду “Вилучити” (Delete).

Для того, щоб вилучити кілька листків, їх треба виділити. Для цього треба, утримуючи натиснутою клавішу < Ctrl >, клацнути на ярличках листків, що вилучаються. А далі застосувати один з наведених способів. Для виділення кількох сусідніх листків, треба клацнути на ярличку першого листка, натиснути клавішу < Shift > і клацнути на ярличку останнього листка.

Операція вилучення листка з робочої книги є необратною. її дію не можна відмінити.

· Зміна імені робочого листка. По умовчанню робочі листки називаються Лист 1, Лист 2, … (Sheet 1, Sheet 2, …). Щоб дати робочим листкам більш змістовні імена, можна:

® Залучити команду “Фор м ат Þ Листок Þ Перейменувати” (Format Þ Sheet Þ Rename).

® Двічі клацнути на ярличку листка.

® Клацнути правою кнопкою мишки на ярличку листка і обрати з контекстного меню команду ”Перейменувати” (Rename).

Ім’я може складатись максимум з 31 символа. Можна вживати всі символи, включаючи “пропуск”, крім “ ] ”, “: ”, “ / ”, “ \ ”, “? ”, “ * ”.

· Пересування робочого листка. Для зміни порядку розташування робочих листків в межах однієї робочої книги або перемістити робочий листок з однієї книги в іншу в Excel існують два способи:

® Залучити команду “ П равка Þ Перемістити / скопіювати листок” (Edit Þ Move or Copy Sheet).

® Клацнути на ярличку листка і перемістити його на потрібне місце тієї ж або іншої книги.

· Копіювання робочого листка. Процедура аналогічна пересуванню робочого листка:

® Залучити команду “ П равка Þ Перемістити / скопіювати листок” (Edit Þ Move or Copy Sheet) і встановити прапорець опції “Створити копію” (Create a Copy).

® Клацнути на ярличку листка і, утримуючи клавішу < Ctrl >, перемістити його на потрібне місце тієї ж або іншої книги.

· Приховування або відображення робочого листка. Залучити команду “Фор м ат Þ Листок Þ Сховати” (Format Þ Sheet Þ Hide) або “Фор м ат Þ Листок Þ Відобразити” (Format Þ Sheet Þ Unhide) відповідно.

 

Зображення робочого листка

Кілька зображень. Інколи зручно мати в полі зору одночасно кілька різних частин робочої таблиці або кілька листків однієї і тієї ж робочої книги. Для цього треба відкрити одне або кілька додаткових вікон для поточної робочої книги через команду “Вікно Þ Нове” (Window Þ New Window). В результаті Excel відкриє незалежне від існуючого нове вікно і помістить туди активну робочу книгу. При цьому в рядки заголовка вікон Excel додасть символ “: ” і номер вікна, щоб не було плутанини.

Щоб закрити додаткові вікна, можна скористатись звичайними способами (наприклад, клацнути на кнопці “Закриття”).

Розділення листка. В одному вікні можна відобразити дві або чотири частини одного листка. Для розділення листка може застосовуватись команда “Вікно Þ Розділити” (Window Þ Split) або пересування вертикальної та горизонтальної смужок розділення, які розташовані на смугах прокрутки.

Щоб позбавитись розділення, можна виконати команду “Вікно Þ Зняти розділення” (Window Þ Remove Split), або пересунути смужки розділення до країв вікна, або двічі клацнути на смужці.

Закріплення областей. Щоб при прокрутці рядки та стовпчики з заголовками не зникали з поля зору, їх можна закріпити. Для цього треба помістити табличний курсор у комірку нижче рядка або праворуч стовпчика, що закріпляються, і виконати команду “Вікно Þ Закріпити області“ (Window Þ Freeze Panes). Щоб відмінити закріплення областей треба виконати команду “Вікно Þ Зняти закріплення областей” (Window Þ Гтаreeze Panes).

Вставка рядків та стовпчиків. Так як розмір таблиці в Excel фіксований (65 536 ´ 256 для Excel 97), то вставка нового рядка або стовпчика зведена до зсуву інших рядків або інших стовпчиків вниз або вправо відповідно. При цьому останній рядок (або стовпчик) вилучається, якщо він пустий. В іншому разі процедура вставки неможлива.

Щоб вставити новий рядок або рядки, необхідно виділити таку кількість рядків, яку необхідно вставити. Вставка рядків відбудеться над виділеними рядками. Далі слід скористатись одним із таких способів:

® виконати команду “Вставка Þ Рядки” (Insert Þ Rows) або “Вставка Þ Комірка ” (Insert Þ Sells);

® клацнути правою кнопкою мишки і в контекстному меню, що з’являється, вибрати команду “Додати комірки ” (Insert);

® натиснути клавіші < Ctrl+ ” + ”>.

Вставка нового стовпчика або кількох стовпчиків виконується аналогічно, тільки для цього використовується команда “Вставка Þ Стовпчики”.

Існує можливість вставляти окремі комірки через команди “Вставка Þ Комірки” (Insert Þ Sells), але це може викликати проблеми з адресацією в інших комірках.

Вилучення рядків та стовпчиків. Для цього необхідно виділити стовпчики або рядки, що вилучаються, і застосувати один із способів:

* виконати команду “Правка Þ Вилучити” (Edit Þ Delete);

® клацнути правою кнопкою мишки і в контекстному меню, що з’являється, обрати команду “Вилучити” (Delete);

® натиснути клавіші < Ctrl+ ” - ”>.

Вилучення стовпчиків виконується аналогічно.

Якщо одразу з’ясовується, що сталося помилкове вилучення, то його можна відмінити і повернутись до початкового стану одним із способів:

* за командою “Правка Þ Відмінити” (Edit Þ Undo);

* комбінацією клавіш < Ctrl + Z >;

* кнопкою “Відміна”, розташованій на стандартній панелі інструментів.

Зміна ширини стовпчиків. Ширина стовпчиків умовно вимірюється максимальним числом символів, які відображуються у комірці цього стовпчика. По умовчанню ширина стовпчика дорівнює 8,43 символа (командою “Формат Þ Стовпчик Þ Стандартна ширина” можна ввести нове значення стандартної ширини). Щоб змінити ширину стовпчиків, їх треба виділити і виконати одну з таких дій:

® пересунути мишкою ліву або праву границю стовпчика в полі заголовка;

® залучити команду “Формат Þ Стовпчик Þ Ширина” (Format Þ Column Þ Width) і ввести потрібне значення ширини у відповідне поле діалогового вікна “Ширина стовпчика” (Column Width);

® виділити заголовки потрібних стовпців, клацнути їх правою кнопкою мишки, в контекстному меню вибрати команду “Ширина стовпця” і у вікні діалогу, що при цьому відкриється, задати ширину стовпця;

® залучити команду “Формат Þ Стовпчик Þ Автопідбір ширини” (Format Þ Column Þ Autofit Selection). При цьому ширина виділених стовпчиків автоматично встановлюється відповідно найдовшому елементу у комірках стовпчиків;

® двічі клацнути на правій границі стовпчика, щоб автоматично встановити його ширину по найдовшому елементу у комірках стовпчиків.

Зміна висоти рядків. Висота рядка вимірюється в пунктах (так як і розмір шрифту). Програма Excel автоматично регулює висоту рядка так, щоб вона вміщувала найкрупніший шрифт у рядку. Можна самостійно змінювати висоту, наприклад, для створення інтервалів між рядками. Це доцільніше, ніж вставляти пусті рядки у комірках рядка (комбінацією клавіш < Alt + Enter >). Зміну висоти рядків можна здійснити так:

® пересунути мишкою верхню або нижню границю рядка в полі заголовка;

® виділити заголовки потрібних рядків, виконати команду “ Формат Þ Рядок Þ Висота ” (Format Þ Row Þ Height) і у вікні діалогу, що при цьому відкриється, задати висоту рядка;

® виділити заголовки потрібних рядків, клацнути їх правою кнопкою мишки, в контекстному меню вибрати команду “Висота рядка” і у вікні діалогу, що при цьому відкриється, задати висоту рядка.

Приховування рядків та стовпчиків. Для приховування рядків або стовпчиків їх треба спочатку виділити та залучити один із способів:

® виконати команду “Фор м ат Þ Рядок Þ Сховати” (Format Þ Row Þ Hide) або “Фор м ат Þ Стовпчик Þ Сховати” (Format Þ Column Þ Hide);

® мишкою пересунути границю: для рядків нижню границю — вгору, а для стовпчиків праву границю — вліво;

® у вікні діалогу ”Висота рядка” або ”Ширина стовпця” увести нуль.

Повернення схованих рядків та стовпчиків. Для повернення на екран схованих раніше рядків або стовпчиків треба виділити рядки або стовпчики, що межують з схованими, та виконати команду “Фор м ат Þ Рядок Þ Відобразити” (Format Þ Row Þ Unhide) або “Фор м ат Þ Стовпчик Þ Відобразити” (Format Þ Column р Unhide).

Інший спосіб — виконати команду “Правка Þ Перейти” (Edit Þ Go To) або її клавіатурний еквівалент < F5 >, вказати адресу будь-якої схованої комірки, а далі застосувати відповідну команду для відміни приховування рядків чи стовпчиків.

 

Операції над комірками та діапазонами комірок

 

 

Комірка (Cell)— це одиничний адресований елемент в робочому листку, який може містити значення, текст або формулу. Комірка визначається адресою, яка складається з імені стовпчика та номера рядка.

Діапазоном (range) називається прямокутна група комірок. Щоб задати діапазон, треба вказати адреси його лівої верхньої та правої нижньої комірок, відокремивши їх двокрапкою.

Вибір діапазонів. Щоб виконати над діапазоном комірок робочого листка деяку операцію, треба спочатку виділити цей діапазон. Способи виділення діапазону:

® клацнути і, не відпускаючи кнопку мишки, пересунути вказівник мишки по діапазону комірок;

® при натиснутій клавіші < Shift > виділити діапазон клавішами керування курсором;

® натиснути клавішу < F8 > і виділити діапазон клавішами керування курсором. Для повернення клавіш керування курсором в нормальний режим — знов натиснути клавішу < F8 >;

® виконати команду “Правка Þ Перейти” (Edit Þ Go To) або її клавіатурний еквівалент < F5 >, вказати адресу діапазону в діалоговому вікні “Перехід” (Go To) і клацнути на кнопці “ОК”.

Виділення рядків та стовпчиків цілком. Нагадаємо способи, як це зробити:

® клацнути на номері рядка або на букві стовпчика;

® для виділення кількох суміжних рядків (стовпчиків) необхідно клацнути на номері рядка (букві стовпчика) і, не відпускаючи кнопку мишки, пересунути вказівник мишки, виділяючи потрібні рядки (стовпчики);

® для виділення кількох несуміжних рядків (стовпчиків) необхідно, утримуючи натиснутою клавішу < Ctrl >, клацнути на номерах потрібних рядків (буквах потрібних стовпчиків);

® для виділення стовпчика (рядка), в якому знаходиться активна комірка натиснути комбінацію клавіш < Ctri + пропуск > (< Shift + пропуск >);

® для виділення всієї таблиці — клацнути на кнопці “Виділити все” (Select All), яка розташована на перехресті заголовків рядків та стовпчиків, або натиснути клавіші < Ctri + Shift + пропуск >.

Виділення несуміжних діапазонів. В більшості випадків виникає необхідність виділення суміжних або безперервних діапазонів. Однак в Excel є можливість працювати з несуміжними діапазонами, тобто діапазонами, що складаються з кількох прямокутних областей комірок або одиночних комірок, розташованих на відстані одна від одної. Такий діапазон ще називається кратною множиною (multiple selection). Способи виділення несуміжних діапазонів:

* утримуючи натиснутою клавішу < Ctri >, клацнути на потрібних комірках (діапазонах);

* виділивши один діапазон за допомогою клавіші < F8 > або < Shift >, натиснути клавіші < Shift + F8 >, щоб вибрати ще один діапазон, не відміняючи виділення попереднього;

* скористатись командою “Правка Þ Перейти” і вручну ввести в діалоговому вікні “Перехід” адреси діапазонів, відокремлюючи один від одного комою з крапкою;

* щоб виділити несуміжні діапазони, що мають однакові адреси, але розташовані на різних листках (так званий багатолистний діапазон), треба виділити діапазон на одному з потрібних листків, натиснути клавішу < Shift > і вибрати групу сусідніх робочих листків або, утримуючи натиснутою клавішу < Ctrl >, вибрати потрібні робочі листки.

Спеціальні види виділення. Якщо для виділеного діапазону застосувати команду “Правка Þ Перейти” і у діалоговому вікні “Перехід” клацнути на кнопці “Виділити” (Special), то з’явиться нове діалогове вікно “Виділення групи комірок ” (Go To Special). Якщо вибрати в цьому діалоговому вікні потрібні опції (потрібні признаки відбору), то Excel виділить підмножину комірок в даному діапазоні.

Примітка до комірки. Примітки (коментар) корисні для опису конкретних значень у комірках або для нагадування користувачеві, які розрахунки виконуються за формулами у комірках. Щоб додати у комірку примітку, треба її виділити та виконати команду “Вставк а Þ Примітка” (Insert Þ Comment) або використати комбінацію клавіш < Shift + F2 >. Далі треба ввести текст примітки і клацнути в будь-якому місці робочого листка, щоб примітку сховати. Комірка з приміткою в правому верхньому кутку має червоний трикутник — індикатор примітки. Якщо помістити вказівник мишки на цю комірку, то примітка стане видимою.

Вилучення вмісту комірки виконується так: виділити комірку або діапазон і натиснути клавішу < Delete > або залучити команду “Правка Þ Очистити” (Edit Þ Clear).

Копіювання коміркиабо діапазону. Копіювання — одна з найрозповсюдніших операцій. Існує кілька видів копіювання:

· копіювання вмісту комірки в іншу комірку;

· копіювання вмісту однієї комірки в діапазон комірок;

· копіювання вмісту діапазону в інший діапазон такого ж розміру (!).

При копіюванні комірки відбувається копіювання її вмісту, застосованих до неї атрибутів форматування і примітки (якщо вона є). При копіюванні комірки з формулою посилання на комірку в скопійованих формулах автоматично змінюються у відповідності з новим положенням формули.

Процедура копіювання, як правило, складається з двох етапів:

a) виділення комірки (або діапазону комірок) для копіювання (вихідний діапазон) і копіювання її вмісту в буфер обміну.

b) переміщення табличного курсора в комірку призначення або в лівий верхній кут діапазону, в який буде копіюватись інформація (діапазон призначення), і вставлення в нього вмісту буфера обміну. Діапазон призначення може належати як даному робочому листку, так і іншому листку або іншій робочій книзі.

Вставляючи інформацію, Excel знищує без попередження будь-яку інформацію, що знаходиться в комірках діапазону призначення. Якщо з’ясовується, що при цьому знищена важлива інформація, то одразу треба виконати відміну операції вставлення командою “Правка Þ Відмінити вставлення” (Edit Þ Undo Paste), або комбінацією клавіш < Ctrl + Z >, або кнопкою “Відміна” на стандартній панелі інструментів.

 

Про буфер обміну Windows. Це область оперативної пам’яті, де зберігається інформація, яка була вирізана або скопійована з програми, написаної для Windows. В буфері обміну можуть зберігатись дані різних форматів.Оскільки це здійснюється під керуванням операційної системи Windows, інформація з буфера обміну може бути вставлена в будь-які інші Windows -додатки, незалежно від її джерела.

 

Існує кілька способів копіювання:

® за допомогою кнопок панелі інструментів. На панелі інструментів “Стандартна” є кнопки “Копіювати” (Copy) і ”Вставити” (Paste). Клацання на кнопці “Копіювати” забезпечує копіювання вмісту виділеної комірки (або діапазону — вихідний діапазон) в буфер обміну, а клацання на кнопці ”Вставити” — копіює вміст буфера обміну в активізовану комірку (комірку призначення). При копіюванні діапазону на другому кроці достатньо активізувати ліву верхню комірку діапазону.

® за допомогою команд меню. На першому кроці виконати команду “Правка Þ Копіювати” (Edit Þ Copy), а на другому — команду “Правка Þ Вставити” (Edit Þ Paste).

® за допомогою команд контекстного меню. Перший крок — на обраній вихідній комірці (діапазоні) клацнути правою кнопкою мишки і в контекстному меню, що з’являється, вибрати команду “Копіювати” (Copy). Другий крок — у контекстному меню активізованої комірки (виділеного діапазону) призначення вибрати команду ”Вставити” (Paste).

® за допомогою клавіатурних еквівалентів. Перший крок — < Ctrl + C >, другий крок — < Ctrl + V >.

® за допомогою операції перетаскування. Вибрати вихідну комірку (діапазон), пересунути вказівник мишки на одну з її границь (вказівник повинен перетворитись на стрілку) і, утримуючи натиснутими клавішу < Ctrl > і кнопку мишки, пересунути вказівник мишки на місце призначення (комірку або діапазон).

® копіювання в сусідні комірки. Ця потреба часто виникає при розповсюдженні формули на сусідні комірки (діапазон). Для виконання такої процедури в Excel передбачено кілька команд в меню “Правка”. Для їх використання потрібно виділити вихідну комірку та комірку (діапазон) призначення і застосувати одну із наведених нижче команд:

à “Правка Þ Заповнити Þ Вниз” (Edit Þ Fill Þ Down) — копіює вміст комірки у вибраний діапазон знизу. Еквівалент — < Ctrl + D >;

à “Правка Þ Заповнити Þ Вправо” (Edit Þ Fill Þ Right) — копіює вміст комірки у вибраний діапазон справа. Еквівалент — < Ctrl + R >;

à “Правка Þ Заповнити Þ Уверх” (Edit Þ Fill Þ Up) — копіює вміст комірки у вибраний діапазон угорі;

à “Правка Þ Заповнити Þ Вліво” (Edit Þ Fill Þ Left) — копіює вміст комірки у вибраний діапазон зліва.

Ще один спосіб копіювання — перетаскування маркера заповнення вихідної комірки по виділеним коміркам призначення.

Переміщення коміркиабо діапазону. Операція виконується аналогічно операції копіювання, тільки на першому кроці замість команди “Копіювання” застосовується команда “Вирізати”.

Вибіркова вставка. Команда “Правка Þ Спеціальна вставка” (Edit Þ Paste Special) дозволяє у комірку призначення скопіювати з буфера обміну не все підряд (значення, формати, формули, примітки та інш.), а те, що визначено опціями, встановленими у діалоговому вікні “Спеціальна вставка”. Крім цього, кнопки опцій з групи “Операція” діалогового вікна “Спеціальна вставка” дозволяють виконувати математичні операції над вмістом комірок призначення та вмістом буфера обміну без використання формул. Результати операцій заносяться у комірки призначення.

 

Іменування комірок та діапазонів

 

Комірці, діапазону комірок, формулі або константі можна привласнити ім’я. В подальшому це ім’я можна використовувати в формулах.

В Excel є можливість ідентифікувати комірки і діапазони, привласнюючи їм змістовні імена. Імена мають деякі переваги в порівнянні з адресами комірок. Вони, наприклад, зручніші при написанні формул, при переміщенні до потрібних областей робочої таблиці та в інших випадках.

Як ім’я може використовуватись набір букв, цифр і символів “_”, ”.”, ”\”, ”?”. Ім’я повинно починатись з букви, не бути схожим на адресу, не містити символів “пропуск” і складатись з не більш як 255 символів.

Існує кілька способів утворення імені:

* для вибраної комірки або діапазону застосувати команду “Вст а вка Þ Ім’я Þ Привласнити” (Insert Þ Name Þ Define) і в полі “Ім’я” діалогового вікна “Привласнювання імені” набрати надумане ім’я. Впевнитись, що в полі “Формула” знаходиться вірна адреса вибраної комірки. Далі треба клацнути на кнопці “ОК” або на кнопці “Додати” (Add), якщо є потреба іменувати ще кілька комірок. В останньому випадку необхідно в полі “Формула” ввести символ “ = “ і адресу нової комірки. Клацнути на кнопці “ОК” і натиснути клавішу < Enter > для реєстрації нововведених імен.

* виділити комірку або діапазон, клацнути на полі імен, ввести уподобане ім’я і натиснути клавішу < Enter > для реєстрації нововведеного імені.

 

Формули в Excel

 

Загальні уявлення

 

Формули в Excel дозволяють вираховувати результати (вираховувані дані у комірках) на основі даних, що зберігаються в інших комірках робочої таблиці. Щоб додати формулу до робочої таблиці, її треба ввести у комірку. Формули у комірках можна вилучати, переміщувати і копіювати так, як і інші дані (числові значення, текст). Формула складається з операндів, які поєднуються операторами. Як операнди в формулах можуть бути числові значення, посилання на комірки (включаючи адреси та імена комірок або діапазонів), текст, функції робочого листка, а також інші формули. При зміні даних, що входять до формули, автоматично перераховується і результат. Отже, багато разів змінюючи початкові дані в робочій таблиці, можна побачити, як ці зміни впливають на результат розрахунку.

Довжина формули повинна не перевищувати 1 024 символи. Якщо ввести формулу у комірку, то у комірці відобразиться результат розрахунку по цій формулі. При активізації комірки сама формула з’являється в рядку формул. Формула завжди починається із знаку “ = ”. По цьому признаку Excel відрізняє формулу від тексту.

 

Оператори

В Excel існують такі оператори:

· арифметичні (“ + ”, ” - ”, ” * ”, ” / ”, ” ^ ”). Результат — числове значення.

· операції над текстом (“ & ”— конкатенація). Результат — об’єднання двох текстових рядків.

· логічні (“ = ” — логічне порівняння на дорівнює, “ > ”— логічне порівняння на більше, “ < ”— логічне порівняння на менше, ” >= ”— логічне порівняння на більше чи дорівнює, ” <= ”— логічне порівняння на менше чи дорівнює, ” < > ” — логічне порівняння на не дорівнює). Результат — значення істина (true) або хибність (false).

Перелік операторів в порядку їх пріоритету при виконанні:

I. ” ^ ”;

II. ” * ”, ” / ”;

III. “ + ”, ” - ”;

IV. “ & ”;

V. “ = ”, “ > ”, “ < ”, ” >= ”, ” <= ”, ” < > ”.

Порядок виконання операторів в формулі визначається їх пріоритетом. Для зміни природного порядку виконання дій використовуються дужки. Значення виразу, замкненого в дужки, визначається першим. В формулах можуть використовуватись вкладені дужки, причому, першими виконуються оператори, що знаходяться у внутрішніх дужках.

 

Вбудовані функції Excel (загальні уявлення)

Excel має велику кількість вбудованих функцій робочого листка, які можна використовувати в формулах. Сюди входять як і достатньо розповсюджені функції (СУММ (SUM), СРЗНАЧ (AVERAGE), КОРЕНЬ (SQRT)), так і функції, спеціально призначені для певних цілей, наприклад, статистичні або прикладні. Функції суттєво підвищують ефективність формул, спрощуючи їх і роблячи більш зрозумілими. В Excel є можливість створювати власні функції за допомогою VBA. Більш детально про функції Excel мова буде далі.