Статистика:
Робочий листок складається з 256 ´ 65 536 = 16 777 216 комірок.
Одна книга може складатись з сотень робочих листків.
В стандартному відеорежимі VGA на екрані розміщуються 9 ´ 18 = 162 стандартні комірки, що приблизно становить 0.001 % робочого листка. Тобто в одному робочому листку міститься більше 100 000 стандартних екранів інформації.
При вводі інформації із швидкістю 1 комірка / сек заповнити весь лист можна за 194 дні, працюючи без перерви.
Для друкування всього робочого листка потрібно 36 000 аркушів паперу.
Якщо усе ж таки працювати з повністю заповненим листком, то оперативної пам’яті комп’ютера буде недостатньо і операційна система Windows задіє дискову віртуальну пам’ять, що призведе до дуже значних затримок у роботі.
Щоб змінити активну комірку, треба клацнути на потрібній і вона стане активною. Якщо потрібної комірки не видно у вікні, можна скористатись смугами прокрутки. При використанні смуг прокрутки положення активної комірки не змінюється. Для зміни активної комірки треба після прокручування клацнути на потрібній комірці, яка з’явилась у вікні.
Виклик команд Excel. Команда — це розпорядження на виконання певної послідовності дій. Вводити команди Excel можна, використовуючи такі засоби:
® основне меню;
® контекстне меню;
® кнопки панелі інструментів;
® комбінації “швидких клавіш”.
Використання меню Excel. Рядок меню Excel містить уніфікований для різних Windows- додатків перелік об’єктів застосування команд та груп команд. Меню Excel автоматично змінюється в залежності від характеру виконуваних дій, прилаштовуючись до них.
Для виконання команди треба клацнути на відповідному пункті меню, вибрати в переліку потрібну команду і клацнути на ній.
Вибір деяких команд призводить до появи додаткових підменю (submenu). Це зроблено для того, щоб переліки не були довгими і перевантаженими. Такі команди помічені в списку маленьким трикутником.
Деякі команди в переліку можуть бути виділені тьмяним кольором. Це свідчить про те, що виконання цих команд в даній ситуації неможливе.
Вибір команди, в назві якої присутні “ … ”, завжди призводить до відкриття певного діалогового вікна, оскільки для виконання такої команди потрібна додаткова інформація.
Команди без всіляких поміток виконуються одразу.
Користувач в своїх діях не застрахований від помилок. У випадку, коли виконання помилково заданої команди призводить до руйнівних результатів, помилкову команду можна відмінити командою П равка Þ В ідмінити (Edit Þ Undo) або кнопкою “Відмінити” (Undo) на стандартній панелі інструментів. Це дозволяє повернутися до стану, в якому знаходився робочий листок до здійснення помилкової команди. В Excel 97 є можливість відмінити 16 останніх виконаних команд.
Використання контекстних меню. В Excel передбачена велика кількість контекстно-залежних меню, тобто меню, вміст яких залежить від об’єкта, над яким виконується операція. Контекстне меню не містить всі команди, а тільки ті, які частіше за все виконуються при роботі з виділеним об’єктом. Контекстне меню можна викликати практично для будь-якого об’єкта в Excel. Для цього треба клацнути на ньому правою кнопкою мишки.
Панелі інструментів Excel. В Excel включені різні зручні графічні панелі інструментів. В більшості випадків кнопки на панелі інструментів дублюють команди меню. Клацання на кнопці панелі інструментів є одним із способів виклику команди Excel. Але деякі кнопки не мають еквівалентів в меню. Наприклад, кнопка “Автосума” (AutoSum), яка автоматично вставляє формулу для обчислення суми значень комірок, що знаходяться в певному діапазоні, не має еквівалента в меню. По умовчанню в Excel відображуються дві панелі інструментів “Стандартна” (Standard) і “Форматування” (Formatting). Взагалі в Excel вбудовано 22 панелі інструментів. Можна здійснювати повний контроль над тим, які панелі інструментів відображаються на екрані і де вони розташовуються. Можна створювати свої власні панелі інструментів, оздоблюючи їх тими кнопками, які користувач вважає для себе найкориснішими.
Для того, щоб сховати або відобразити на екрані певну панель, треба виконати команду В ид Þ Панелі і нструментів (View Þ Toolbars) або клацнути правою кнопкою мишки на будь-якій видимій панелі. В результаті з’явиться неповний перелік панелей інструментів та команда “Налаштування”. Треба клацнути на назві вибраної панелі для її відображення або схову, а якщо її нема в переліку, то виконати команду Налаштування і у діалоговому вікні, яке при цьому відкриється, настроїти потрібні панелі.
Для швидкого отримання довідки про призначення кнопки панелі інструментів можна затримати на ній вказівник мишки і тоді з’явиться карточка підказки з короткою але достатньою інформацією.
Швидкі клавіші. Пункти меню та їх команди мають клавіатурні еквіваленти.
Для вибору команди меню за допомогою клавіатури треба натиснути одночасно клавішу < Alt > та гарячу клавішу меню (гаряча або швидка клавіша — це клавіша, на якій розташована підкреслена буква в імені пункту меню). В результаті обране меню відкриється. Потім слід натиснути гарячу клавішу потрібної команди.
Деякі команди мають також закріплені за ними комбінації клавіш. Ці комбінації вказуються поруч з командою в меню. Наприклад, для команди П равка Þ З найти (Edit Þ Find) клавіатурним еквівалентом є комбінація < Ctrl + F >.
Робота з файлами та робочими книгами
Файл (file) — це реально існуюча область даних на диску, в якій зберігається інформація. Для впорядкування інформації, що зберігається в різних файлах, файли групують і розміщують в каталогах (або папках (теках) по термінології Windows 95 і наступних версіях). Файли, що входять в поставку Excel, містяться на комп’ютері в папці “Excel”, файли робочих книг по умовчанню Excel зберігає в папці “Мої документи”. Над файлами можна виконувати різні дії: копіювати, перейменовувати, знищувати або переміщувати на інший диск або в іншу папку.
Основний тип файлу даних Excel — це файл робочої книги. Коли відкривається робоча книга в Excel, весь файл копіюється в оперативну пам’ять, або, якщо файл занадто великий, засоби Windows як оперативну пам’ять використовують дискову віртуальну пам’ять.
Всі зміни, які відбуваються з робочою книгою під час роботи з нею, вносяться у копію файлу робочої книги в оперативній пам’яті. При зберіганні робочої книги Excel записує копію файла з оперативної пам’яті на диск повéрх існуючого. Попередній файл робочої книги знищується але при певних установках може залишитись його резервна копія.
Файли даних в Excel різняться за типами (табл. 1).
Основні операції з файлами робочих книг. Це такі операції як відкриття, зберігання, вилучення (знищення) та інші. Може бути відкрито кілька книг одночасно, але активною може бути тільки одна з них. Ім’я активної робочої книги відображується в рядку заголовка вікна робочої книги або в рядку заголовка вікна Excel, якщо вікно робочої книги повністю розгорнуте.
Створення нової робочої книги. Після запуску Excel автоматично створюється нова (чиста) робоча книга, яка має назву Книга 1 (Book1). Ця книга існує тільки в оперативній пам’яті. Крім цього, нову робочу книгу можна створити одним із способів:
* виконати команду Ф айл Þ С творити (File р New);
* клацнути на кнопці “Створити”, що знаходиться на панелі інструментів “Стандартна”;
* натиснути комбінацію клавіш < Ctrl + N >.
Таблиця 1.
