Организация должна определить наиболее целесообразные методы взаимодействия со своими заинтересованными сторонами

Каждый раз, приступая к организации процесса взаимодействия, организации следует определить:

· какую конкретную(ые) цель(и) будет иметь взаимодействие и в каких областях оно будет протекать;

· кто будет представлять интересы сторон (какие группы заинтересованных сторон следует пригласить для участия в процессе и в какой степени они должны быть в нем представлены);

· в какой форме будет осуществляться взаимодействие (например, оно может начаться с более пассивных форм, таких как мониторинг и информирование, а затем стать более активным ― сотрудничество или предоставление полномочий);

· в какой среде будет происходить взаимодействие (с помощью Интернета, телефонной связи, видеоконференции, прямого общения, печати, радиоэфира или с использованием одновременно нескольких разных сред);

· какие организационные технологии будут использоваться (круглый стол, дебаты, конференция, переговоры – с принятием обязательств иди без принятия обязательств, и т.д.);

· какой метод взаимодействия будет использоваться (опросы, фокус-группы, институт местных представителей, встречи один на один, интерактивные форумы, выездные презентации, сетевые конференции заинтересованных сторон, рабочие группы и комитеты, состоящие из представителей заинтересованных сторон, общественные собрания или форумы, партнерства, в том числе альянсы, совместные проекты, инициативы или объединения, всемирное кафе и др.).

В первую очередь организации следует изучить и использовать в качестве основы уже имеющиеся механизмы взаимодействия (например, горячие линии для клиентов или собрания акционеров).

Разрабатывая план проведения отдельных мероприятий по взаимодействию с заинтересованными сторонами, организации следует учитывать следующие факторы:

· способ взаимодействия,

· возможные последствия для управления,

· возможность прекратить процесс и последствия этого шага,

· готовность сторон участвовать в процессе взаимодействия,

· риск возникновения конфликта интересов,

· различия и/или противоречия в интересах сторон,

· временные рамки,

· культурные различия,

· возможные последствия с точки зрения возможностей

· степень проработки проблемы.

Если у организации нет необходимых управленческих полномочий и возможностей оказывать влияние на принимаемые решения (например, если организация имеет региональную лицензию на производство или продажу товаров другой компании или является национальным отделением международной организации) и поэтому она не может надлежащим образом откликаться на проблемы, волнующие заинтересованные стороны, то ей следует объяснить это заинтересованным сторонам. В случае необходимости следует сформировать соответствующие управленческие структуры для организации процесса взаимодействия с заинтересованными сторонами. Разрабатывая схему взаимодействия, организация всегда должна помнить о том, что может быть предметом взаимных уступок, а что нет.

Организации следует приглашать заинтересованные стороны для участия в процессе взаимодействия заранее, при этом им должна быть предоставлена вся необходимая информация, в том числе об общей схеме, порядке и цели(ях) взаимодействия.

После того как взаимодействие с заинтересованными сторонами войдет в практику работы организации, и она приобретет в этом отношении достаточный опыт, ей следует более активно привлекать заинтересованные стороны к подготовке и реализации мероприятий по взаимодействию.

 

Б.3.6. Наращивание и укрепление потенциала

Организация должна определить и оценить потребности заинтересованных сторон в увеличении их возможностей, как ресурсных (напр., кадровые, денежные и временные ресурсы), так и профессиональных (наличие компетентности, опыта). Организация должна взять на себя обязанность по удовлетворению этих нужд для того, чтобы создать необходимые возможности для эффективного взаимодействия.

Организации следует по возможности использовать уже существующие процедуры и механизмы (например, людей, системы, методы планирования ресурсов), а также решить, нужно ли для более успешного взаимодействия приглашать сторонних участников.

Укрепление потенциала заинтересованных сторон или приглашение сторонних участников может оказаться полезным для процесса взаимодействия в тех случаях, когда необходимо:

· создать в отношениях между заинтересованными сторонами атмосферу понимания и осведомленности;

· преодолеть языковой барьер;

· решить организационные вопросы (например, организовать мероприятие или уладить конфликт);

· оказать содействие в получении консультаций и проведении встреч (например, внесение изменений в процесс/структуру взаимодействия с целью расширения возможностей участия в нем, предоставление ресурсной помощи);

· оказать экспертную помощь по специальным вопросам (организация системы поставок, страноведение, знание культуры и традиций других народов и т.д.).

В целях экономии ресурсов организации могут рассмотреть возможность объединения разных процессов взаимодействия и/или сотрудничества с другими организациями.

После того как взаимодействия с заинтересованными сторонами войдет в практику работы организации и она приобретет в этом отношении достаточный опыт, ей следует более активно привлекать заинтересованные стороны к определению путей наращивания и укрепления потенциала.