Результативность аудита зависит от факторов, важнейшим из которых является подготовка к проверке. Тщательная подготовка аудиторских проверок во многом определяет их успех. Как показывает анализ, время, затраченное на подготовку, составляет от 25 до 40% от всего времени, отведенного на аудиторскую проверку.
На этапе подготовки к аудиту разрабатывается план проведения аудита, проводится распределение работ в аудиторской группе, осуществляется подготовка рабочих документов[21].
План аудита разрабатывает руководитель аудиторской группы. Он является основой соглашения между аудиторской группой, проверяемой организацией и заказчиком аудита. План должен облегчить составление графика и координации действий аудита. В плане аудита должны найти отражение область и уровень сложности аудита в зависимости, например, от того, первоначальный это или последующий, внутренний или внешний аудит. План должен быть достаточно гибким, чтобы допускать изменения, например, изменение объема аудита, которое может оказаться необходимым по мере выполнения на местах.
План аудита должен включать следующее[22]:
· цели аудита;
· критерии аудита и любые справочные документы;
· область аудита, включая идентификацию организационных и функциональных единиц и процессов, подлежащих проверке;
· дату и место, где должны осуществляться действия по аудиту на местах;
· ожидаемое время и продолжительность действий по аудиту на местах, включая совещания с руководством проверяемой организации и совещания аудиторской группы;
· роли и обязанности членов аудиторской группы и сопровождающих лиц;
· выделение соответствующих ресурсов по "критичным местам" аудита.
Пример формы плана проведения аудита приведен в приложении 1[23].
План должен быть проанализирован и принят заказчиком аудита и представлен проверяемой организации до начала проведения аудита на местах. Любые возражения со стороны проверяемой организации должны быть разрешены совместно руководителем аудиторской группы, проверяемой организацией и заказчиком аудита. Любой пересмотренный план должен быть согласован вовлеченными сторонами до продолжения аудита.
После разработки и утверждения плана аудита руководитель аудиторской группы должен официально (в форме служебной записки или извещения) заранее (например, за неделю до начала проверки) уведомить о ней владельца (руководителя) процесса или руководителя проверяемого подразделения. При уведомлении указываются объект, цель, критерии, дата и время аудиторской проверки, или прилагают копию плана аудиторской проверки. Пример формы уведомления об аудиторской проверке приведен в приложении 2[24]. Аудиторская проверка никогда не должна быть сюрпризом. Внезапная аудиторская проверка может препятствовать производственной деятельности, приводить к финансовым убыткам, порождать негативное отношение к службе аудита. Предварительное уведомление дает владельцу (руководителю) процесса или руководителю проверяемого подразделения побудительныймотив к улучшению процесса или состояния дел в подразделении. Однако времени от уведомления до начала аудиторской проверки (1—2 недели) явно недостаточно для исправления существенных недостатков. Предварительное уведомление лишает сотрудников проверяемого подразделения возможности обнаруженные при аудиторской проверке несоответствия объяснять таким аргументом, как «Вы выбрали неудачное время проведения проверки, нехарактерное для нормальной деятельности» или «Мы не можем прервать рабочий процесс, чтобы предоставить необходимые данные». Логика ответа аудитора на подобный аргумент должна быть такой: сотрудники проверяемого подразделения были предупреждены о времени аудиторской проверки заранее и, следовательно, имели возможность (время) подготовиться и, если у них сейчас что-то не так, то это означает, что подобное происходит постоянно.
Утвержденный план аудита руководитель аудиторской группы доводит до членов аудиторской группы и производит распределение обязанностей между ними[25]. Руководитель аудиторской группы путем консультаций должен установить ответственность каждого члена группы за проверку конкретных процессов, функций, площадок, областей или действий. Такие назначения должны учитывать необходимость обеспечения независимости, компетентность и эффективность использования аудитором ресурсов, а также различные роли и обязанности аудиторов, аудиторов-стажеров и технических экспертов. В процессе аудита для достижения его целей в распределение обязанностей могут быть внесены изменения.
Члены аудиторской группы должны проанализировать соответствующую информацию, относящуюся к распределению обязанностей при проведении аудита, и подготовить рабочие документы, необходимые как ссылочный материал и для регистрации результатов аудита. Такие рабочие документы могут включать:
· контрольные перечни (чек-листы) и планы выборки для аудита;
· формы для регистрации информации, такой, как дополнительные свидетельства, выводы аудита и протоколы совещаний.
Ключевой частью в подготовке проверки является составление чек-листа. Чек-лист представляет собой контрольный перечень вопросов, которые должен проверить аудитор. Он может быть составлен и в форме вопросов к сотрудникам проверяемого подразделения, или в форме памятки для аудитора с указанием всех пунктов, по которым он планирует провести проверку. Чек-листы можно использовать и как блокнот для заметок и/или журнал хода проверки, указывающий все детали системы, подвергнутые проверке, даже если не выявлено никаких проблем. Пример формы чек-листа приведен в виде таблицы 3.1.
Таблица 3.1
Чек – лист по аудиту №_____
| Номер и название пункта применяемого стандарта | Перечень контрольных вопросов (требований) | Соответствие требованию (да, нет) | № акта о несоответствии | Примечание |
Предпочтительно, чтобы в каждом чек-листе содержались ссылки на конкретный пункт применимого стандарта, общесистемного Руководства или другого документа, на соответствие которому проводится проверка, а также поле для отметок о соответствии, несоответствии и комментариев. Аудитор должен заранее продумать вопросы, которые он собирается задать в проверяемом подразделении и зафиксировать их в чек-листе. Аудитор в ходе проверки делает свои пометки в чек-листе, что в дальнейшем облегчает работу по составлению заключений аудита. Использование чек-листов и форм не должно ограничивать объем действий по аудиту, который может изменяться в зависимости от информации, собранной в процессе аудита. Рабочие документы, включая записи по результатам их использования, должны храниться, по крайней мере, до окончания аудита. Документы, содержащие конфиденциальную или запатентованную информацию, должны храниться в течение всего времени членами аудиторской группы с соблюдением соответствующих требований безопасности.
