Характеристика — це документ, в якому дається оцінка ділових і моральних якостей працівника (учня).
Характеристика дається, як правило, з останнього місця роботи або навчання. Готує її керівник структурного підрозділу (у школі — класний керівник). Підписується керівником установи або ж керівником установи й керівником структурного підрозділу та засвідчується гербовою чи круглою (що прирівнюється до гербової) печаткою.
Характеристика подається при вступі до навчальних закладів, висуванні на виборні посади, переобранні, атестації, оформленні на роботу тощо. Залежно від призначення може бути виробничою, атестаційною, рекомендаційною, нейтральною.
Характеристика складається, як правило, з таких реквізитів:
1. Назва документа.
2. Прізвище, ім’я, по батькові особи (повністю), на яку складається характеристика, у родовому відмінку.
3. Посада, науковий ступінь, учене звання (якщо є), місце роботи, навчання.
4. Рік народження (за необхідності — національність, домашня адреса, освіта).
5. Текст.
6. Дата укладання характеристики.
7. Підпис керівника установи (другим може бути підпис керівника структурного підрозділу, інших посадових осіб).
8. Печатка установи.
Текст характеристики містить, як правило, такі дані:
- короткі анкетні дані про особу, на яку складається характеристика;
- відомості про трудову (навчальну) діяльність особи (де, з якого часу працює, на яких посадах працює або дані про навчання);
- оцінка ділових і моральних якостей особи, ставлення до колег, риси характеру, відомості про стягнення, заохочення, нагороди;
- висновки про особу, на яку складається характеристика;
- місце, куди подається характеристика.
Доповіді та пояснювальні записки. Правила їх оформлення.
Пояснювальна записка — це документ, в якому:
- особа викладає причини якихось подій, фактів, допущених нею порушень (укладається з власної ініціативи або ж на вимогу керівника структурного підрозділу чи установи);
- міститься додаток чи доповнення до основного документа, в якому пояснюється зміст окремих його положень (мета, актуальність, структура, зміст призначення та ін. плану, звіту, проекту тощо).
Пояснювальні записки можуть бути службовими (відтворюються, як правило, на бланках) й особистими (відтворюються на аркушах паперу за підписом автора).
Службова пояснювальна записка містить такі реквізити:
1. Назва структурного підрозділу, звідки надійшов документ (розміщується вгорі ліворуч).
2. Адресат (посада, установа, прізвище, ініціали, розміщується вгорі праворуч).
3. Назва документа.
4. Дата.
5. Номер.
6. Заголовок (Про…).
7. Текст.
8. Посада адресанта.
9. Підпис, ініціали, прізвище адресанта.
Особисті пояснювальні записки часто пишуться з такими реквізитами:
1. Адресат (посада, установа, прізвище, ініціали).
2. Адресант (посада, установа, прізвище, ініціали).
3. Назва документа.
4. Текст.
5. Дата.
6. Підпис, ініціали, прізвище адресанта.
Доповідь — один з видів монологічного мовлення: публічне, розгорнуте, офіційне повідомлення з певного питання, засноване на залученні документальних даних.
Вміст доповіді — це представлена інформація, що відображає суть питання або дослідження стосовно до даної ситуації. Часто складається з інформації про службову справу, що спрямовується керівництву або вищій посадовій особі.
Мета доповіді — інформування кого-небудь про що-небудь. Тим не менше, доповіді можуть включати в себе такі елементи як рекомендації, пропозиції або інші мотиваційні пропозиції. Доповідь часто має структуру наукового дослідження: вступ, методи, результати та обговорення.
Доповіді, як і звіти, можуть бути усними або письмовими. Формат доповіді може бути як простим, із заголовками за темами, так і складнішим — в нього можуть включатися: діаграми, таблиці, малюнки, фотографії, реферати, резюме, додатки, виноски, посилання, гіперпосилання.
