Для уникнення можливих неточностей і непорозумінь в офіційних документах, повідомленнях, військовій та географічній літературі не узгоджуються з пояснюваною родовою назвою у формі непрямого відмінка прикладки, що означають назви:
— міст (м.) — Народився в місті Житомир;
— станцій (ст.) — Під'їхали до станції Мерефа;
— селищ міського типу (смт) — За селищем міського типу Зіньки;
— сіл (с.) — Родом із села Муровані Кирилгвці;
— висілків — У висілку Грушівка;
— аулів — Виїхав з аулу Агарак;
— озер (оз.) — Відпочивав на озері Свитязь;
— бухт — Корабель вийшов із бухти Золотий Ріг;
— застав — Під заставою Тиха;
— гір (г.) — Зупинилися табором на горі Говерла;
— рік (р.) — Користувалися водою з річки Сейм;
— островів (о-в) — на острові Ява;
— пустель, вулканів — У пустелі Каракум, поблизу вулкана Везувій;
— республік — (країн, держав) Учора повернувся з Республіки Ємен.
За відсутності слів місто, село, озеро й под. назви відмінюються: Надійшли вітання від колеґ із Одеси.
Це правило поширюється також на назви планет, комет, астероїдів: Ракета досягла поверхні планети Сатурн; Ведуться спостереження за кометою Когоутека.
Не узгоджується також перша частина складних географічних назв при творенні прикметникових форм. Це стосується складних назв, у яких
а) друга частина є прикметником: Білгород-Дністровський — Білгород-Дністровського р-ну;
б) друга частина є числівником: Знам'янка Друга — Знам 'янкодругий;
в) друга частина є іменником: Біла Церква — Білоцерківський р-н, Талди-Курган — Талди-Курганський р-н; друга частина є іменником, що вказує на місце розташування населеного пункту: Калач-на-Дону — Калачдонському р-ну;
г) перша і друга частини є іменниками: Кзил-Орда — Кзил-Ординська обл., Комиш-Зоря — Комиш-Зорянський р-н.
Не узгоджується друга частина складних географічних назв при творенні прикметникових форм. Це стосується складних назв, у яких обидві частини є іменниками, а друга вказує на місце розташування населеного пункту: Яр-під-Зайчиком, але ярський-під-зайчиком; Франкфурт-ш-Майні, але франкфуртський-ш-Майні.
Не узгоджуються назви вулиць, якщо вони мають форму чоловічого роду або являють собою складну назву: вулиця Хрещатик; на розі вулиці Ярославів Вал, але вулицею Сретенкою.
Дієслово в ОДС
Дієсловом називається частина мови, що означає дію або стан предмета як прцес.
У сисему дієслова входять такі форми:
а) неозначена форма (інфінітив): прочитати, затвердити, сплатити;
б) форми у дійсному, умовному та наказовому способах: підписав, передплатимо, підписав би, передплатив би, підпиши, передплати;
в) безособові форми на -но, -то: підписано, передплачено, відкрито;
г) дієприкметник: підписаний, передплачений, відкритий;
д) дієприслівник: підписуючи, передплачуючи, відкриваючи.
1. Треба використовувати тільки книжні дієслова та їх форми: активізувати, дезінформувати, знаменувати, подається, символізувати, формулюючи й т. ін.
| неправильно | правильно |
| балакати слабувати договорюватися поспівати пришедші відчитуватися повідати тикати сидя сипонути | говорити хворіти домовлятися устигати які (що) прийшли звітувати розповідати, повідомляти говорити "ти" сидячи насипати |
2. Уникати умовного способу:
| неправильно | правильно |
| Підприємства змогли б виконати заповлення, якби... Виконавець повідомив би Вас завчасно, коли б... | Підприємства виконають (зможуть виконати) замовлення, якщо... Завчасне повідомлення виконавця можливе лише за умов... |
3. Форми наказового способу використовуються в ділових паперах дещо своєрідно. Форми власне наказові (іди, пиши, робіть) вживаються лише в усному мовлені. В писемному мовленні переважає інфінітив та описові лексичні засоби. Саме інфінітив у наказах та розпорядженнях надає висловленню категоричності (доручити, звільнити, призначити, а не доручить, звільнить, призначить).
4. В актах, наказах, розпорядженнях, службових листах, інструкціях, дорученнях уживають неозначену форму дієслова (інфінітив).
Але слід пам'ятати, що нормативною є форма на -ти, а не на -ть (говорити, запроваджувати, виконквати).
5. У документах більшість дієслів має форму 3-ї особи олнини, але неприпустиме використання коротких форм (допомагає, а не допомога; оббігає, а не оббіга)
1. Треба надавати перевагу активним конструкціям над пасивними або ж використовувати безособову конструкцію з дієслівними формами на -но, -то. У таких текстах ідеться про наслідки якихось заходів чи подій у момент мовлення:
| неправильно | правильно |
| Завдання було достроково виконане нашою групою Головна увага ним приділяється... Інспектори, які призначаються комісією... Випробування проводяться у запланованому режимі | Наша група достроково виконала завдання Головну увагу він приділив... Інспектори, яких призначає комісія... Випробування проводять (проведено) у запланованому режимі |
7. Найпоширенішою дієслівною формою в офіційно-діловому стилі є дієслово теперішнього часу із значенням позачасовості, яке вживається у першій або третій особі множини: (ми вимагаємо, дирекція звертається, рівень інфляції становить).
Теперішній час може вживатися у значенні майбутнього, коли треба підкреслити обов'язковість виконання дії (нарада розпочинається о 10-й годині, мітинг розпочинається завтра об 11.00).
8. Треба уникати форм давноминулого часу:
9. Дієслова доконаного виду утворюють просту форму майбутнього часу: профінансуємо, сплатимо, переглянемо. Дієслова недоконаного виду мають просту і складену форми майбутнього часу. Надавати перевагу слід складеним формам дієслів недоконаного виду в майбутньому часі:
10. Не порушувати норми вживання форм залежного слова:
11. Форми нема – немає вживаються паралельно: у нас нема таких документів – у нас немає таких документів або ми не маємо таких документів.
12 Форми 2-ї особи однини, 1,2-ї особи множини дозволяють уникати форми давайте в наказовому способі. Обійтися без неї неможливо й за допомогою додаткових слів.
13. Дієслово давайте вживається лише у своєму прямому значенні, коли ця форма заохоти поєднується з іменником, що означає певні предмети: Давайте Ваші посвідчення; Розрахунки і креслення давайте мені.
Хоча й у цих випадках інтонаційно та за допомогою невербальних засобів (жесту) можна спонукати до дії: Ваші посвідчення, будь ласка; Прошу розрахунки і креслення.
14. Існує дві рівнозначні форми написання дієслів із числівниками: а) Шість бригад не виконало (не виконали) план. Але за непрямого порядку слів лише – Не виконало план шість бригад; б) Двоє студентів пішло до їдальні (сумісна дія – пішли разом); Двоє студентів пішли до їдальні (роз'єднана дія – кожен пішов окремо).
15. За наявності слів разом, спільно дієслово (присудок) ставиться в однині: Адміністрація заводу спільно із профкомом розглянула... Але ставиться у множині, коли однорідні підмети вжиті через кому або через сполучники -і-, -й-, -та-: Адміністрація заводу та профком розглянули...
16. Дієслово вибачаюсь (-ся) має у своєму складі колишній займенник ся, що був формою від себе – я, порівняйте: збираюся (я збираю себе), умиваюся (я вмиваю себе). Отже:
17. Слід уникати лінгвістично необгрунтованого вживання частки -ся-, -сь-: слід писати Роботу аналізують за такими вимогам, а не Робота аналізується за такими вимогами.
18. Дія, названа присудком, і дія, названа дієприслівником, обов'язково мають виконуватися одним суб'єктом:
19. Дієслово бути в усіх особах однини і множини теперішнього часу має форму є: підприємство є юридичною особою, контракт є документом.
