Види документів визначаються за багатьма ознаками.
v За найменуванням розрізняють: заяви, листи, телеграми, довідки, службові записки, інструкції, протоколи тощо.
v За походженням документи поділяються на службові (офіційні) й особисті. Службові документи створюються організаціями, підприємствами та службовими особами, які їх представляють. Вони оформляються в установленому порядку. Особисті документи створюють окремі особи поза сферою їх службової діяльності.
v За місцем виникнення документи поділяються на внутрішні й зовнішні. До внутрішніх належать документи, що мають чинність лише всередині тієї організації, установи чи підприємства, де їх складено. До зовнішніх належать ті документи, які є результатом спілкування установи з іншими установами чи організаціями.
v За призначенням розрізняють документи організаційні, розпорядчі, інформаційні та колегіальних органів.
v За напрямком документи поділяються на вхідні й вихідні.
v За формою документи бувають стандартні (типові) й індивідуальні (нестандартні). Стандартні — це документи, які мають однакову форму і заповнюються в певній послідовності й за суворо обов'язковими правилами (типові листи, типові інструкції, типові положення). Індивідуальні документи створюються в кожному конкретному випадку для розв'язання окремих ситуацій. Їх друкують або пишуть від руки (протоколи, накази, заяви).
v За строками виконання документи є звичайні безстрокові, термінові й дуже термінові. Звичайні безстрокові — це такі, які виконуються в порядку загальної черги. Для термінових установлено строк виконання. До них належать також документи, які є терміновими за способом відправлення (телеграма, телефонограма). До дуже термінових належать документи, які мають позначення "дуже терміново".
v За ступенем гласності документи поділяються на секретні й несекретні (для службового користування). Секретні документи мають угорі праворуч позначку "Секретно". Розголошення змісту такого документа призводить до кримінальної відповідальності.
v За стадіями створення серед документів розрізняють оригінали, копії й виписки.
Оригінал — це основний вид документа, перший і єдиний його примірник. Він має підпис керівника установи й у разі потреби завірений штампом і печаткою.
Копія — це точне відтворення оригіналу На копії документа обов'язково робиться помітка "Копія" вгорі праворуч. Листуючись із підприємствами, організаціями й установами, у справах завжди залишають потрібні для довідок копії. Такі копії звуться відпуском. Оригінал і копія мають однакову юридичну силу.
Коли треба відтворити не весь документ, а лише його частину, робиться виписка (витяг).
Якщо документ загублено, видається його другий примірник — дублікат. Юридично оригінал і дублікат рівноцінні.
v За складністю документи поділяються на прості (односкладові) та складні.
v За строками зберігання документи бувають постійного, тривалого (понад 10 років) і тимчасового (до 10 років) зберігання.
v За технікою відтворення документи можуть бути рукописними чи відтвореними механічним способом.
За сферами використання:
1. Документи щодо особового складу: заява, характеристика, автобіографія, накази щодо особового складу.
2. Інформаційні документи: листи, телеграми, телефонограми, довідки, доповідні й пояснювальні записки, протокол, резолюція, звіт, оголошення, повідомлення про захід.
3. Документи з господарсько-договірної діяльності: договір, трудова угода.
4. Обліково-фінансові документи: таблиця, список, перелік, накладна, акт, доручення, розписка.
Основним видом писемного ділового мовлення є документ.
Документ – це діловий папір, оформлений у заведеному порядку, що фіксує і передає інформацію, підтверджує її достовірність та об’єктивність і має відповідно до чинного законодавства юридичну силу. Організація роботи з документами та діяльність щодо їх створення називається діловодством.
Документи виконують різні функції. До загальних їх функцій належить інформаційна (документ зберігає інформацію), соціальна (документ є соціально значущим об’єктом), комунікативна (документ є засобом закріплення та передання культурних традицій).
Специфічними функціями документа є правова (документ є засобом закріплення і зміни правових норм та відносин у суспільстві), управлінська (документ виступає інструментом управління), історична (документ є джерелом історичних відомостей про розвиток суспільства).
Будь-який документ є складовою частиною системи документації.
Система документації – це сукупність певних документів, взаємопов’язаних за ознаками походження, призначення, виду, сфери діяльності та єдиних вимог до їх оформлення.
Документація містить такі складові частини: документи щодо особового складу, довідково-інформаційні документи, обліково-фінансові документи, організаційні документи, розпорядчі документи. Є ще спеціалізована нізаційні документи, розпорядчі документи. Є ще спеціалізована документація, яка стосується певного виду чи окремої сфери діяльності, напр., документи з організації зовнішньоекономічної діяльності, документи з господарської діяльності.
