Рационализация организационной деятельности – это прежде всего процесс, обеспечивающий улучшенное, а значит, и более качественное состояние системы за счет четкой организации производственной деятельности, путем использования новейших достижений науки и техники во всех подразделениях предприятия, включая его управляющую и управляемые части. Техническое и организационное совершенствование на предприятии неразрывно связано с улучшениями условий труда и творческим подходом к решению поставленных задач.
Принципы рационализации эффективны только в том случае, если они опираются на законы организационных систем. Термин «рационализация» произошел от латинского слова ratio – «разум», следовательно, под рационализацией следует понимать разумную организацию труда. Основными направлениями рационализации деятельности организационных систем являются усовершенствование научной организации труда, результатов труда, средств труда и технологических процессов.
Концептуализация.
Исходная основа рационализации - это выбор концепции повышения организованности системы. Она формируется на основе базовых целей системы и включает в себя концепцию рациональной организации и концепцию самой рационализации.
Концепция рационализации определяет:
- основную идею рационализации - каким образом в существующих условиях и при имеющихся возможностях обеспечить наиболее оперативный, эффективный и надежный переход к рациональной организации:
- характер изменений статической и динамической организации системы;
- основное направление рационализации с выделением отдельных этапов и постановкой частных этапных задач;
- ресурсы, в том числе и временные, необходимые для осуществления рационализации;
- критерии рациональности, которые могут свидетельствовать о достижении необходимого уровня организованности
Концепция повышения организованности системы проявляется в ходе реализации всех основных принципов рационализации, в частности принципа алгоритмизации.
Алгоритмизация.
Научно обоснованная рационализация системы, совершенствование ее статической и динамической организации предполагает использование определенного предварительно разработанного алгоритма — четкой, логически выстроенной программы действий. Рациональность организации обеспечивается:
- алгоритмизацией самого процесса рационализации;
- формированием алгоритмической базы последующего устойчивого функционирования системы.
Алгоритм функционирования содержит программу наиболее рационального выполнения соответствующих функций. Формирование этого алгоритма, включение его в систему организации является одной из частных задач, решение которых обеспечивает алгоритм рационализации.
Алгоритмизация рационализации и функционирования системы предполагает:
- четкую ориентацию действий исходя из важнейших целей системы:
- установление ситуаций, в которых может находиться система, и вариантов действий для всех наиболее вероятных вариантов развития ситуации;
- конкретность и подробность программы действий. Алгоритмизация особенно важна:
- для крупных и сложных систем, любое значительное изменение которых связано с осуществлением целого комплекса разнообразных действий, многие из которых тесно связаны между собой;
- в сложных ситуациях, когда система оказывается в центре действия многих значимых факторов;
- при высокой ответственности процессов, осуществляемых системой, когда необходимо, чтобы упорядочение организации было осуществлено оперативно и надежно.
Нормализация.
Формирование рациональной организации предполагает нормализацию условий, в которых существует и функционирует система. Эти условия должны обеспечивать возможность существования системы, сохранения ее целостности и поддержания равновесия во внешней и внутренней среде, реализации ее целей, эффективного выполнения основных функций и решения важнейших задач. Если соответствующие условия отсутствуют, то достижение высокого уровня организованности, а иногда и само функционирование системы, невозможно. А неритмичная и нескоординированная работа предприятия делает невозможным рациональное функционирование подразделений.
Основные направления нормализации условий:
- изменение внешней среды путем воздействия как на отдельные факторы, так и на среду в целом;
- переход в другую внешнюю среду;
- изоляция от влияния внешней среды (например, организма с помощью скафандра, предприятия - с помощью службы охраны и пропускного режима, государства - с помощью охраны государственной границы);
- изменение параметров внутренней среды, особенно тех, которые определяют функционирование системы.
Нормализация условий может быть обеспечена:
- действиями, осуществляемыми самой системой, если у нее сформирован соответствующий тип поведения;
- воздействием со стороны субъекта, осуществляющего внешнее управление системой (например, государственного учреждения).
Систематизация.
Организация, сформированная в ходе рационализации, должна быть единой целостной системой, находящейся в состоянии динамического равновесия.
Это предполагает:
- единство статической и динамической организации;
- структурную упорядоченность, скоординированность основных элементов и внутрисистемных связей;
- единую ориентацию и согласованную реализацию основных процессов.
Системным должен быть и сам процесс рационализации. Каждое изменение в организации должно быть согласовано с другими изменениями. А на каждом этапе должна формироваться определенная целостная, способная функционировать система, уровень организованности которой все в большей степени должен приближаться к намеченному в исходной концепции. Системность может быть обеспечена единым управлением процессом рационализации.
Классификация.
Выработка концепции и определение направления рационализации основываются на использовании классификации систем, структур и процессов, которая позволяет:
- определить конкретный тип любого элемента организации и на основе этого установить его возможности, уровень рациональности, соответствие установленным целям и существующей ситуации;
- осуществить подразделение любой совокупности элементов организации на отдельные виды и на основе этого провести между ними соответствующее распределение ролей, функций, ресурсов и т. д.:
- выбрать конкретные классификационные типы различных элементов организации, которые должны быть включены в новую более рациональную систему.
При осуществлении рационализации используются следующие виды классификации.
1) Классификация систем.
2) Классификация факторов среды.
3) Классификация структур, структурных элементов и внутрисистемных связей.
4) Классификация процессов.
Концентрация.
Основные усилия при осуществлении рационализации должны быть сконцентрированы на главном объекте, главной сфере и главном направлении рационализации.
Концентрация на главном объекте предполагает выделение именно того объекта, изменение организованности которого оказывает определяющее воздействие на уровень организованности всех объектов, включенных в данную систему. Если рационализацию удается осуществить на главном объекте, то резко возрастает возможность осуществления ее и на всех остальных, если же не удается, то все действия по совершенствованию организации на других объектах могут оказаться бесполезными.
Специализация.
Рациональность организации может быть обеспечена только при условии четкой и развитой специализации, сосредоточении на определенной области деятельности самой системы, ее подсистем и элементов. Специализация носит всеобщий характер. Все системы целенаправленной ориентации, как живые, так и неживые, а также составляющие их элементы в той или иной степени специализированы. Так, органы биологических организмов специализированы на выполнение определенных функций жизнедеятельности, биологические виды - на осуществление своей роли в экосистеме, машины и механизмы - на соответствующие технологические функции, предприятия - на конкретные виды производства.
Специализация позволяет обеспечить:
- распределение функций и задач по отдельным исполнителям в соответствии с имеющимися у них возможностями;
- установление роли и места каждого структурного компонента в системе;
- четкую ориентацию исполнителей на осуществление определенной деятельности;
- большую оперативность и надежность реализации процессов.
Выделяется два аспекта реализации принципа специализации.
а) Установление специализации отдельных исполнителей в осуществлении процесса рационализации.
б) Установление в ходе процесса рационализации более четкой и рациональной специализации в сфере основной деятельности.
Для осуществления рациональной специализации необходимо обеспечить:
- соответствующую целевую ориентацию исполнителей:
- формирование специализированного потенциала, создающего реальную возможность выполнения данных видов деятельности;
- четкую согласованность между отдельными специализированными процессами.
Стандартизация.
Научно обоснованная рационализация базируется на использовании системы стандартов, типовых видов организационных элементов. Стандартизация включает в себя разработку стандартов и формирование на их основе конкретных элементов конкретных организаций.
Разработка стандарта целесообразна при следующих обстоятельствах:
а) если ярко выражена типичность соответствующих видов организационных элементов;
б) если данные типы элементов имеют многократную повторяемость, что обеспечивает возможность многократного использования стандарта;
в) если необходимо обеспечить единообразие по наиболее важным сторонам и свойствам данных видов организационных элементов:
г) если необходима предварительная подготовленность к формированию соответствующих организационных элементов, например для повышения его оперативности и надежности.
Стандарты устанавливаются субъектами управления и, как правило, на более высоком организационном уровне, чем осуществляется их использование конкретными исполнителями.
Унификация.
Научно обоснованная рационализация базируется в значительной мере на использовании унифицированных элементов. Унификация - это сведение многообразных конструктивных элементов к единообразию, к общему, используемому в разных системах виду. Тем самым унификация создает объективные условия и для развития стандартизации.
Унификация обеспечивает:
а) большую тесноту связи между системами, имеющими общие унифицированные элементы;
б) большую надежность и оперативность функционирования систем в связи с возможной взаимозаменяемостью унифицированных элементов;
в) улучшение характеристик функционирования систем за счет совершенствования унифицированных элементов и их меньшей ресурсоемкости.
Основные виды унифицированных элементов:
- структурные блоки и подразделения;
- внутрисистемные связи и соединения;
- структурные элементы процессов: фазы, этапы, периоды, операции, действия;
- элементы процедуры;
- элементы ресурсного обеспечения (например, оборудование и детали);
- компоненты результата (выпуск унифицированной продукции, которая может использоваться в разных производственных или потребительских системах).
Персонификация.
Рациональная организация может быть сформирована только при условии персонификации полномочий и ответственности за функционирование структур и осуществление процессов. Рациональность обеспечивается, во-первых, персонификацией самого процесса рационализации; во-вторых, созданием устойчивой персонифицированной системы функционирования организации. Такая система предполагает персонификацию как управления организацией, так и исполнения важнейших процессов ее жизнедеятельности. В сфере управления целесообразна персонификация:
- установления ориентиров деятельности;
- принятия решений;
- координирующего руководства;
- распоряжения ресурсами;
- контроля за деятельностью;
- оценки результатов деятельности;
- ответственности за создание условий деятельности исполнителей.
В сфере исполнения персонифицируются:
- внутрисистемные горизонтальные связи; - принятие к исполнению заданий субъекта управления;
- выполнение конкретных действий в рамках основной деятельности;
- пользование ресурсами;
- ответственность за результаты деятельности перед субъектом управления.
Персонификация полномочий и ответственности может быть обеспечена и в ситуации, когда субъектами управления и исполнения являются не отдельные лица, а группы, коллективы или организации. Для этого осуществляется распределение общих полномочий и ответственности с доведением их до отдельных членов группы (коллектива, организации). Таким образом, обеспечивается персонификация полномочий и ответственности в производственных бригадах, исследовательских группах и общественных организациях.
Регламентация.
Научно обоснованная рационализация предполагает четкую регламентацию, то есть установление определенного порядка функционирования организации. Во-первых, обеспечивается регламентация самого процесса рационализации. Во-вторых, осуществляется конкретная регламентация тех сторон жизнедеятельности организации, для которых это особенно необходимо. В-третьих, формируется постоянно действующая система регламентации, способная вырабатывать четкие и рациональные регламенты деятельности.
Регламент - предварительно разработанный порядок осуществления процессов и функционирования структур, устанавливается субъектом управления и предназначен для пользования исполнителем процесса. В первую очередь необходимо регламентировать:
- важнейшие структурные связи между подразделениями организации, а также межуровневые связи по линии «руководитель - подчиненный»;
- процессы изменения строения организации;
- регулярные процессы основной деятельности;
- выработку и принятие важнейших решений;
- процессы информационного обеспечения функционирования организации;
- процессы контроля за функционированием организации;
- процессы корректировки функционирования организации;
- пользование потенциалом организации.
Рациональность организации может быть достигнута при оптимальном уровне регламентации деятельности. Недостаток регламентации снижает степень предварительной готовности к осуществлению направленных процессов и делает их менее управляемыми.
