Распределение информационных потоков внутри организации

 

Информационный поток — это совокупность циркулирующих внутри логистической системы, между нею и внешней средой сообщений, необходимых для управления и контроля логистических операций.

Организация информационных потоков — дорогостоящее дело. На их формирование, передачу, прием, хранение, анализ расходуются большие средства.

Информационные потоки протекают в информационном пространстве. Оно обширно и практически охватывает весь земной шар и освоенную часть космоса. Использование этого пространства — дело не простое, оно требует межгосударственных решений по использованию коммуникаций связи на территории каждой страны — транспортных магистралей (железнодорожных, водных, воздушных), средств космической связи, телеграфных и радиорелейных линий и др. Использование названных коммуникаций (например, доставка почты во Францию через территорию Литвы, Польши и Германии) — дорогостоящее дело.

Создание и поддержание в надлежащем состоянии материально-технической базы, обеспечивающей движение информационных потоков, — капиталоемкий и длительный процесс.

Сообщения. составляющие информационные потоки. выполняются на разных носителях.

→ бумажных документах традиционного типа;

→ электронных документах (магнитных и бумажных — перфоленте, перфокартах);

→ устные:,

→ телефонные;

→ речевые (общение без телефона).

В логистике выделяют следующие виды информационных потоков в зависимости:

→ от вида связываемых потоком систем:

• горизонтальный (информационные потоки, охватывающие сообщения между партнерами по хозяйственным связям одного уровня управления: предприятиями-поставщиками и предприятиями-потребителями материальных ресурсов либо между ними и их посредниками по процессу обращения товаров);

• вертикальный (информационные потоки, охватывающие сообщения, поступающие сверху, из руководящих инстанций в подведомственные им звенья логистической системы: из корпорации холдинга в дочерние предприятия и т. д.);

→ места прохождения:

• внешний (информационные потоки, протекающие в среде, внешней по отношению к логистической системе. Так, горизонтальные информационные потоки сообщений от предприятий — партнеров (других логистических систем) выступают внешними по отношению к тому партнеру, которому они направлены и который их получит);

• внутренний (информационные потоки — сообщения, циркулирующие внутри одной логистической системы (предприятия, оптовой базы и др.). Для логистических подсистем внутренними являются потоки сообщений внутри подсистемы, остальные сообщения для ник внешние);

→ направления по отношению к логистической системе:

• входной (информационные потоки представляют собой сообщения, входящие в логистическую систему либо в одну из ее подсистем);

• выходной (информационные потоки — сообщения, выходящие за пределы одной логистической системы либо одной из ее подсистем);

→ срочности

• обычные;

• срочные (соответствующая пометка "срочная" указывается на носителе информации и служит указателем срочности сообщения);

• очень срочные — "молнии" (соответствующая пометка "срочная", "молния" указывается на носителе информации и служит указателем срочности сообщения);

→ конфиденциальности (секретности):

• обычные;

• содержащие коммерческую тайну (направляются с грифом пометкой о секретности документа);

• содержащие государственную тайну (аналогично). Благодаря этому удается ограничить доступ к такого рода документам и предотвратить утечку важной информации;

→ значимости для информационных потоков почтовых сообщений

• простые;

• заказные (принимаются с регистрацией, с выдачей отправителю квитанции об их приемке, вручаются адресату под роспись. За своевременность их доставки организации связи ведут контроль полнее, чем простых сообщений);

• ценные (имеют цену компенсации, которую в случае их утери организации связи уплачивают подателю сообщения);

→ скорости передачи:

• традиционные (почтовые сообщения);

• быстрые (факсимильная связь, электронная почта, телеграф, телетайп, телефон);

→ области охвата (в зависимости от этого различаются способ отправки сообщений, расходы на их отправку, порядок оформления, язык сообщения и другие особенности подготовки и отправки сообщений):

• местные;

• иногородние;

• дальние;

• международные.

Важную роль среди информационных потоков играют сообщения документального характера, которые оформляются чаще всего на бумажных носителях определенной формы, заполненных в установленном порядке и заверенных подписями и печатью отправителя сообщения. Такие сообщения называются документальными.

2 Информационный поток характеризуется такими показателями. как:

→ источник возникновения;

→ направление движения потока;

→ скорость передачи и приема;

→ интенсивность потока и др.

Информационные потоки характеризуют с помощью следующих оценок.

→ по источнику возникновения;

→ направлению;

→ объему;

→ периодичности;

→ порядку согласования;

→ порядку утверждения;

→ срокам действия;

→ порядку хранения и др.

Источники возникновения сообщений могут быть различными от участников логистических цепей и смежных с ними организаций, сообщения которых влияют на перемещение, организацию и приемку потоков. Таковы сообщения, например, паводковой комиссии об аварии моста и его разрушении, сделавшие невозможным проезд по нему и требующие движения по иному маршруту.

По направлению информационные потоки могут быть горизонтальными (туда и обратно) и вертикальными (сверху вниз и обратно). Горизонтальными называют сообщения между участниками логистического процесса одного уровня — равноценными партнерами. Вертикальные информационные потоки протекают между разными уровнями управления: верхним— руководящим и нижним — подчиненным. Таковы, например, сообщения дирекции предприятия руководителям цехов и ответы на них.

Направление информационного потока трактуется и по другому: как прямое и косвенное. Прямое направление партнеру (руководителю) или другому адресату — для исполнения требований, имеющихся в сообщении. Косвенное направление информационного потока — направление копий сообщений для сведения, ознакомления с данным вопросом, без участия в его решении.

Есть и третий вариант определения понятия направление информационного потока— учет географического или территориального адресата его назначения: на Крайний Север, Дальний Восток, Украину и другие страны, либо область (край), город, населенный пункт назначения сообщения.