Чинний порядок організації готівкових розрахунків передбачає, що розрахунки готівкою підприємств між собою та з підприємцями і фізичними особами проводяться як за рахунок коштів, одержаних з кас банків, так і за рахунок готівкової виручки, здійснюються через касу підприємств із веденням касової книги встановленої форми.З метою удосконалення готівкових розрахунків Правління Національного банку України затвердило Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні (постанова № 637 Правління НБУ від 15 грудня 2004 р.), у якому розроблено такі вимоги до організації готівкових розрахунків:
1. Підприємства (підприємці), які відкрили поточні рахунки в банках і зберігають на цих рахунках свої кошти, здійснюють розрахунки за своїми грошовими зобов'язаннями, пріоритетно в безготівковій формі в порядку, установленому законодавством України.
2. Підприємства (підприємці) здійснюють розрахунки готівкою між собою і з фізичними особами через касу як за рахунок готівкової виручки, так і за рахунок коштів, одержаних із банків або шляхом переказу готівки для сплати відповідних платежів.
4. Уся готівка, що надходить до кас, повинна оприбутковуватися.
5. З метою прискорення обігу готівкових коштів і своєчасного їх надходження до кас банків для підприємств, що здійснюють операції з готівкою в національній валюті, установлюється ліміт каси та строки здавання готівкової виручки. Не встановлюється ліміт каси банкам і підприємцям.
6. Підприємства мають право зберігати у своїй касі готівку для оплати праці, пенсій, стипендії, дивідендів понад установлений ліміт каси протягом трьох робочих днів, включаючи день одержання готівки в банку (працівникам віддалених відокремлених підрозділів підприємств залізничного транспорту та морських портів ці витрати проводяться протягом п'яти робочих днів).
7. Видача готівки під звіт на закупівлю сільськогосподарської продукції та заготівлю вторинної сировини, крім металобрухту, дозволяється на строк не більше ніж 10 робочих днів, а на всі інші господарські потреби на строк не більше ніж два робочі дні.
8. Фізичні особи – довірені особи підприємств, які одержали готівку з карткового рахунку із використанням корпоративної платіжної картки або особистої платіжної картки, використовують її за призначенням без оприбуткування в касі, а з представленням у бухгалтерію підприємства звіту про використання коштів разом із підтвердженими документами, а також документами про одержання готівки з карткового рахунку (чек банкомата тощо) разом із невитраченим залишком готівки.
9. Підприємства та підприємці під час здійснення розрахунків мають забезпечувати наявність у касі банкнот і монет для видачі решти.
З метою забезпечення максимального і своєчасного здавання виручки підприємствами банки, у свою чергу, створюють каси для приймання готівкової виручки в робочі, вихідні, святкові дні. Спільно з підприємствами банки розглядають строки здавання готівки, погоджують ці строки та зазначають їх у договорах банківського рахунку.
Строки здавання підприємствами готівки для її зарахування на рахунки в банках визначаються підприємствами і погоджуються з обслуговуючим банком відповідно до таких вимог:
а) для підприємств, що розташовані в населених пунктах, де є банки і готівку здають до банків (за відсутності банків - до операторів поштового зв'язку), - щодня в день надходження готівки до їх каси;
б) для підприємств, у яких час закінчення робочого дня не дає змогу забезпечити здавання готівки в день її надходження, готівку здають наступного, за днем надходження готівки до каси, дня;
в) для підприємств, що розташовані в населених пунктах, де немає банків чи операторів поштового зв'язку, а також для підприємств, які здійснюють страхову діяльність, готівку здають не рідше ніж один раз на п'ять робочих днів. Підприємства, які здійснюють страхову діяльність, можуть здавати готівку не рідше як один раз на п'ять робочих днів.
Строки здавання готівки підприємствами, згідно із зазначеними вимогами, узгоджуються з банком і зазначаються в договорах банківського рахунку. Слід зазначити, що якщо підприємство в окремі дні не має перевищення ліміту каси, то готівку можна не здавати в установлені банком строки.
Важливо знати, що ліміт каси - це граничний розмір суми готівки, що може залишатися в касі в післяробочий час. Установлення ліміту каси підприємства здійснюють самостійно на підставі розрахунку встановлення ліміту залишку готівки в касі з урахуванням строків здавання виручки в банк. Установлений ліміт каси затверджується внутрішнім наказом підприємства.
Підприємства, що розпочинають свою діяльність, тобто в перші три місяці їх роботи, ліміт каси встановлюють відповідно до прогнозних розрахунків.
Підприємства сфери торгівлі, громадського харчування та послуг установлюють ліміт каси на підставі розрахунку середньоденного надходження готівки до каси. Інші підприємства встановлюють ліміт каси на підставі розрахунку середньоденного надходження готівки до каси або її середньоденного видавання з каси. Якщо підприємством ліміт каси не встановлений, то ліміт каси вважається нульовим.
Керівники підприємств несуть відповідальність за дотримання вимог щодо встановлення ліміту каси і за достовірністю показників, що зазначені в розрахунку встановлення ліміту залишку готівки в касі. Контроль за дотриманням касової дисципліни повинен здійснюється як самим підприємством, так і контролюючими органами, визначеними чинним законодавством України. Зовнішній контроль здійснюється за такими напрямами: своєчасність та повнота оприбуткування готівкових надходжень; дотримання встановлених лімітів залишку готівки у касі підприємства; цільове використання готівки; виплата з каси значних сум; витрачання готівки з виручки; порядок видачі готівки під звіт та її використання; граничні обмеження здійснення готівкових розрахунків; ведення касової документації.
Під час приймання та опрацювання банкнот і монет працівники банку зобов'язані стежити за їх справжністю і платіжністю, керуючись загальними правилами визначення ознак платіжності банкнот і монет.
Ознаки платіжності банкнот та монет національної валюти, основні елементи дизайну та захисту встановлює НБУ і оголошує їх при введенні банкнот і монет в обіг.
Банкноти та монети, що перебувають в обігу і виготовлені на замовлення НБУ, залежно від зовнішнього вигляду внаслідок зношення можуть бути платіжними (придатними та не придатними до обігу) і неплатіжними
Придатні до обігу банкноти і монети - це такі банкноти і монети, що за ознаками платіжності та дизайном повністю відповідають установленим НБУ зразкам, не мають пошкоджень, забруднень і зберегли естетичний зовнішній вигляд (допускаються незначні відхилення і незначні забруднення). Такі банкноти і монети з обігу не вилучають, їх можна видавати клієнтам, приймати для здійснення операцій із готівкою.
Банкноти і монети, які у процесі використання набули ознак зношення і пошкодження, забруднення та дефектів, відносять до непридатних. Останні, у свою чергу, поділяють на зношені, дуже зношені та з дефектами виробника.
До неплатіжних належать ті банкноти і монети, які вилучені НБУ з обігу, і ті, що підпадають під визначення платіжних, включаючи банкноти, від яких залишилося менше ніж 55% початкової площі, фальшиві та перероблені. У разі, якщо частку збереженої частини банкноти або двох частин різних банкнот одного номіналу і дизайну візуально оцінити важко, то використовується спеціальна методика визначення збережної частки банкнот (застосовується сітка, що являє собою розграфлені на аркуші паперу формату А-4 на 200 однакових за розмірами кліток прямокутники, розміри відповідають розмірам зразків банкнот).
Якщо силами банку неможливо встановити справжність банкнот (монет), то їх дослідження може здійснювати територіальне управління НБУ, Центральне сховище та Департамент готівково-грошового обігу.
Сумнівні банкноти (монети) разом із описом укладають у конверти (пакети) або мішечки, де зазначається "Цінності для дослідження" і доставляють до територіальних управлінь службою інкасації власними силами або спеціальним зв'язком (після належного додаткового упакування). Дослідження сумнівних банкнот проводять безкоштовно протягом п'яти робочих днів. Результати дослідження оформляють актом. Про факти виявлених підроблених банкнот (монет) подають інформацію правоохоронним органам. У разі визнання банкноти неплатіжною установи НБУ на банкноті з обох боків проставляють слово "неплатіжна" і повертають до банку разом із відповідно оформленими документами.
Банки, які вилучили сумнівні банкноти (монети) або прийняли їх для дослідження від фізичних та юридичних осіб за заявою, зобов'язані на підставі досліджень:
- поінформувати пред'явників про результати досліджень;
- повністю відшкодувати пред'явникам суму платіжних банкнот національної валюти;
- повернути пред'явникам на їхню вимогу неплатіжні банкноти (монети) протягом шести місяців із дня їх прийняття для дослідження, а після закінчення цього терміну відповідна комісія проводить знищення неплатіжних банкнот (монет) з оформленням відповідного акта.
