Документы персонального учёта

Личное дело сотрудника. Это основной носитель персональной инфор­мации о сотруднике. Именно в нём сосредоточиваются материалы, отражаю­щие служебную деятельность сотрудника, на основании которых принимают­ся решения о дальнейшем его служебном использовании, производится ис­числение стажа службы для выплаты процентных надбавок за выслугу лет и назначения пенсии.

Личное дело является секретным документом и состоит из пяти частей. Порядок оформления, ведения личных дел и работы с ними определён Правилами - приложением к Инструкции по учёту кадров, утверждённой приказом МВД России от 26.07.96 N 466.

В первой части хранятся послужной список, а также документы, подтверждающие или устанавливающие стаж службы или её отдельные пери­оды, справка-объективка.

Во второй части сосредоточиваются: заявление о приеме на службу, заключение о приеме на службу в органы внутренних дел, текст Присяги, подписанный сотрудником или военнослужащим, индивидуальный контракт о службе, если он, конечно, заключался, представления к присвоение пер­вых и очередных специальных или воинских званий, наградные материалы, аттестации и служебные характеристики. Документы в разделе располагаются в хронологическом порядке.

В третьей части также в хронологическом порядке подшиваются: заявление гражданина о рассмотрении документов с целью изучения возможности приема его на службу в органы внутренних дел, анкета и автобиография, а также иные документы, связанные с изучением кандидата на службу, кроме материалов специальной проверки, которые хранятся в пятой части личного дела, заключение военно-врачебной комиссии, обязательство о неразглашении сведений, составляющих государственную, военную и служебную тайну.

Пунктом 7 Приложения N 2 к Инструкции по учету кадров предусмотрено, что анкета заполняются каждый раз при продлении или перезаклю­чении индивидуальных контрактов о службе в органах внутренних дел.

Похоже, что это требование, необоснованно усложняющее процедуру продления или перезаключения контракта, является надуманным, тем бо­лее, что третьим абзацем этого же пункта предписывается: " ...В случае изменения данных, изложенных в анкете и автобиографии (вступление в брак, изменение фамилии, рождение ребенка и т.п.) сотрудник сообщает об этом рапортом в кадровый аппарат. При существенном изменении биографических данных руководитель кадрового подразделения может принять решение о заполнении новых анкеты и автобиографии. Рапорт, новые ан­кета и автобиография помещается в третью часть личного дела. устарев­шие анкета и автобиография из личного дела не изымаются".

Представляется, что данная норма нуждается в дополнении указанием конкретного срока, в течение которого сотрудник должен известить кадровый аппарат об изменении анкетных и биографических данных и упоминанием о дисциплинарной ответственности за невыполнение в установ­ленный срок этой обязанности. Поскольку Инструкция по учету кадров изучается, как это указано в утвердившем ее приказе МВД России от 26.07.96 N 446, только руководящим составом и сотрудниками кадровых аппаратов, то предлагаемую поправку целесообразно внести в соответствующий раздел Инструкции о порядке применения Положения о службе в органах внутренних дел Российской Федерации.

Новые анкета и автобиография составляются и бывшими сотрудниками, ранее уволенными из органов внутренних дел, если их вновь прини­мают на службу.

В четвертой, архивной, части личного дела находятся заключения по материалам служебных проверок, связанных с нарушениями законности и служебной дисциплины. Сами материалы служебных проверок в личное дело не подшиваются.

При не подтверждении фактов нарушения законности или служебной дисциплины никакие заключения к личному делу сотрудника не приобщаются.

В пятой части личного дела хранятся секретные материалы специальной проверки кандидатов на службу и сотрудников по оперативным учетам и месту жительства.

На внутренней стороне обложки личного дела помещается фотография сотрудника размером 9 х 12 сантиметров. Сотрудник фотографируется в анфас, без головного убора, шинели или пальто в повседневной форме одежды. На оборотной стороне фотографии указываются фамилия, имя и отчество сотрудника, что заверяется подписью работника кадрового ап­парата или непосредственного начальника сфотографированного. При присвоении очередного звания фотография заменяется на новую.

На внутренней стороне второй обложки личного дела наклеивается конверт, в котором хранятся трудовая книжка, военный билет и другие документы, получаемые от сотрудника в подлиннике.

Сосредоточенные во второй, третьей, четвертой и пятой частях личного дела документы нумеруются и перечисляются в соответствующих описях с указанием количества листов и даты приобщения к материалам. Личные дела военнослужащих, прибывших для прохождения дальнейшей службы в ГПС, а также личные дела военнообязанных запаса хранятся в кадровых аппаратах в нерасшитом виде вместе с основным личным делом.

В личных делах должны быть контрольные карточки, используемые как заместители личных дел при их выдаче по служебной необходимости.

Послужной список - это документ, отражающий прохождение службы сотрудником или военнослужащим. Состоит он из титульного листа и 20 разделов. На титульном листе указываются личный номер сотрудника, его фамилия, имя и отчество, а также все специальные или воинские звания в последовательном порядке от первого звания до имеющегося в настоя­щее время с указанием дат их присвоения и приказов соответствующих начальников.

Разделы послужного списка:

- число, месяц, год рождения;

- место рождения и национальность;

- образование, наименование и дата окончания образовательного учреждения, специальность по образованию;

- сведения о владении иностранными языками и языками народов Российской Федерации;

- ученая степень и ученое звание, кем и когда присвоены;

- первоначальная подготовка и переподготовка (где и когда проходил);

- повышение квалификации и стажировка (когда и где проходил);

- данные о трудовой деятельности, включая учебу в гражданских высших и специальных средних образовательных учреждениях;

- данные о прохождении государственной службы в органах внутренних дел, Вооруженных Силах, органах госбезопасности и т.д.;

- выполнение служебных обязанностей в условиях чрезвычайного положения, участие в боевых действиях с указанием региона, времени и основания участия - соответствующий приказ;

- данные о ранениях, травмах, контузиях, полученных в ходе исполнения служебных обязанностей, с указанием дат и обстоятельств при которых они получены;

- награды и поощрения;

- дисциплинарные взыскания;

- данные о пребывании за границей;

- участие в деятельности представительных органов государственной власти и органов государственного управления;

- фамилия, имя и отчество отца, матери, даты и места их рожде­ния, место жительства;

- семейное положение, фамилия, имя и отчество жены (мужа), де­тей, степень родства, даты и места рождения и основание для записи - свидетельство о браке или свидетельство о рождении;

- домашний адрес и телефон сотрудника.

Послужной список готовится работником кадрового аппарата на основании анкеты, автобиографии, военного билета, трудовой книжки, приказов и других документов. Записи должны быть четкие, разборчивые и аккуратные от руки чернилами или выполненными на пишущей машинке, без сокращений и подчисток. Записи в послужной список можно вносить и с помощью штампов, при условии, естественно, что их оттиски четкие и разборчивые. Вносить в послужной список данные, не предусмотренные его формой не допускается.

 

Послужной список подписывается составившим его сотрудником кадрового аппарата с указанием его должности, звания, фамилии и даты состав пения. После этого с послужным списком знакомится сотрудник и в подтверждение правильности внесенных в него сведений расписывается в нём. Только после выполнения этих процедур послужной список подпи­сывает руководитель кадрового аппарата и его подпись заверяется от­тиском гербовой печати органа или подразделения.

В дальнейшем послужной список дополняется работником кадрового аппарата на протяжении всей службы сотрудника в Государственной про­тивопожарной службе. Пересоставление послужного списка допускается только при необходимости и с разрешения руководителя кадрового аппа­рата. Сотрудник должен быть ознакомлен с записями в послужном списке своего личного дела не реже, чем один раз в пять лет, а также перед убытием к новому месту службы и перед представлением к увольнению.

Представляется необоснованной ограниченность и категоричность перечня случаев, когда допускается возможность ознакомления сотрудника с записями в послужном списке его личного дела, установленная действую­щей Инструкцией. Очевидно, что могут возникать и другие случаи, когда сделать это просто необходимо, хотя бы с разрешения руководителя орга­на или руководителя кадрового аппарата. А ведь это - грубое нарушение Конституции Российской Федерации, в части второй статьи 24 которой имеется запись о том, что органы государственной власти, их должност­ные лица" .. .обязаны обеспечить каждому возможность ознакомления с документами и материалами, непосредственно затрагивающими его права и свободы, если иное не предусмотрено законом".

Кроме того. Федеральный Закон России "0б основах государственной службы Российской Федерации", определяя права государственного служащего, прямо закрепил в пункте седьмом части первой статьи девятой его право "... на ознакомление со всеми материаламисвоего личного дела, отзывами о своей деятельности и другими документами до внесения их в личное дело, при общение к личному делу своих объяснений."

Изъятие документов из личного дела, а также хранение в нем документов, не предусмотренных Правилами оформления и ведения личных дел, запрещается. Изъятие документов из личного дела допускается только в исключительных случаях и только с санкции руководителя органа внутренних дел или руководителя кадрового аппарата. При этом, вместо изъятого документа в соответствующую часть личного дела вкладывается справа с указанием причин изъятия, завизированная руководителем, принявшим решение об изъятии документа.

Если с документа, находящегося в личном деле, снимается копия, то на нем обязательно делается отметка для чего и когда она сделана.

Личное дело подлежит регистрации и сдаче на хранение не позднее пятидневного срока после издания приказа о назначении на должность.

Инвентаризация личных дел производится не реже одного раза в два года.

С разрешения руководителя органа управления ГПС или руководителя кадрового аппарата по официальному запросу личное дело сотрудника может быть выдано или выслано для изучения или временного пользования на срок не более одного месяца. В кадровом аппарате при этом остается карточка, в которой делается отметка о том, куда и когда выслано лич­ное дело или расписывается получатель при его выдаче на руки.

Личные дел откомандированных сотрудников высылаются в органы уп­равления или подразделения, где они будут проходить дальнейшую службу, не позднее пяти суток со дня издания приказа об их откомандировании.

Учёт и хранение личных дел сотрудников осуществляются с соблюдением требований, регламентирующих порядок работы с секретными доку­ментами.

Обобщённая (статистическая) информация о кадрах является произ­водной и формируется на основе персональной информации о личном сос­таве. Группируется она по различным основаниям. Территориальные орга­ны управления Государственной противопожарной службы субъектов Рос­сийской Федерации кадровые получают отчёты от своих подразделений и ранее готовили обобщённые отчёты в МВД России, являющиеся обобщенной статистической информацией о кадрах. Как будет теперь - посмотрим, но приказом МВД России от 12.03.93 N 100 были установлены следующие отчёты:

 

1. Отчёт по форме N 1-К годовой - о составе кадров органов внутренних дел на 1 января 199__ года. Отчёт представляется в Главное управление кадров МВД России к 5 января года, следующего за отчётным. Это документ содержащий огромный объём статистической информации, включающий в себя данные о кадрах по 108 позициям.

2. Отчёт по форме N 2-УПК годовой - о состоянии профессиональной подготовки кадров и работе учебных центров. Как и первый, этот отчёт представляется в Главное управление кадров МВД России к 5 января.

3. Отчёт по форме N 3-УПК годовой - о состоянии служебной, бое­вой и физической подготовки сотрудников органов внутренних дел, представляемый также в Главное управление кадров к 5 января.

4. Отчёт по форме N 3-Д квартальный - о состоянии дисциплины, представляемый в Главный информационный центр МВД России к 7 числу ме­сяца, следующего за отчётным кварталом.

Информация орезультатах деятельности подразделений Государственной противопожарной службы, как правило, количественная и состоит из сведений, характеризующих: общее положение дел с обеспечением по­жарной безопасности, количество пожаров и преступлений, связанных с пожарами в том числе поджогов, количество уголовных дел, возбуждённых в связи с пожарами и нарушениями правил пожарной безопасности, результаты расследования и раскрытия этих видов преступлений и т.п.

Информация о работе с персоналом в Государственной противопожарной службе. Это:- справки о выполнении планов работы кадрового аппарата;

- справки о результатах проверок состояния работы с кадрами в подразделениях;

- справки о результатах аттестации сотрудников;

- справки о состоянии служебной дисциплины, законности и мерах, принятых по фактам их нарушений;

- решения, принятые по обращениям граждан, публикациям и сообщениям средств массовой информации, касающимся кадровых вопросов и воп­росов прохождения службы и работы;

- аналитические отчёты о результатах изучения общественного мне­ния о работе личного состава;

- справки о результатах изучения причин текучести кадров.

Итак, мы рассмотрели все четыре вида основной информации кадровой службы. Остановимся теперь на дополнительной информации, которая, как уже говорилось, существует в двух видах.

К первому виду дополнительной информации (географической) относятся сведения:

- о площади обслуживаемой территории, её географическом положении и климатических условиях;

- о количестве районов, городов, посёлков городского типа, сёл и других населённых пунктов;

- о демографической характеристике населения обслуживаемого региона: общая численность, половозрастная, социальная и этническая структура населения, его размещение по территории, показатели рождаемости, смертности, численность трудовых ресурсов, в том числе трудо­вых ресурсов молодёжи;

- о социально-производственной характеристике региона по различным показателям промышленности, сельского хозяйства, сферы обслужива­ния.

Ко второму виду дополнительной информации относят сведения:

- об органах внутренних дел, учреждениях и организациях, подчи­нённых непосредственно МВД России, дислоцирующихся на обслуживаемой территории;

- о судах и органах прокуратуры;

- об органах Федеральной службы безопасности, государственной налоговой и таможенной служб;

- об охотничьих инспекциях, органах рыбоохраны и государственной лесной охраны;

- о войсковых частях и подразделениях, дислоцирующихся на обслуживаемой территории.

Желательно, чтобы из собранной дополнительной информации был ясен правовой статус названных органов, порядок и условия прохождения службы или работы в них, условия оплаты труда личного состава, что бывает важным при работе по отбору кандидатов на службу в ГПС.