Анализ затрат в сфере информатизации

Калькуляция затрат в сфере обработки информации. Совер­шенно естественно исчисление затрат начинать с учета затрат на приобретение средств информатизации. Эта статья многое опре­деляет в политике информатизации, поскольку требует очевид­ных и обычно весьма немалых средств единовременно (в случае приобретения) или долями (в случаях аренды или лизинга), и по­тому часто является серьезным сдерживающим фактором в ре­шении задач информатизации.

Но цена приобретения никогда не исчерпывает всех затрат, связанных с использованием информационных ресурсов, а в ряде случаев может оказаться даже и неосновной их статьей. В связи с этим уместно использовать полную стоимость, или цену, владе­ния (ТСО - Total Cost of Ownership).

Цена владения - все затраты, связанные с обеспечением рабо­тоспособности, эффективности и просто с использованием средств информатизации.

Представление о структуре затрат, определяющих ТСО, мо­жет дать приводимый ниже перечень статей:

· заработная плата персонала сферы информатизации;

· начисления на заработную плату;

· амортизация основных средств;

· материалы, детали, узлы и комплектующие;

· производственные услуги сторонних организаций;

· производственные командировки;

· технологическая энергия;

· прочие прямые расходы (специальная литература и т.п.);

· накладные расходы.

Отдельно следует отметить прибыль - превышение доходов над расходами. Прибыль исчисляется обычно по общим итогам деятельности предприятия за календарный период, хотя может оцениваться и применительно к той или иной продукции, тоже за календарный период. Получение прибыли - основная цель лю­бого бизнеса, в том числе и обработки информации.

Этот перечень статей затрат, естественно, не претендует на полноту и на то, чтобы им руководствоваться в практической работе; конкретные организации могут строить калькуляции зат­рат по-разному. Однако из него видно, что затраты можно под­разделить на условно-постоянные, не зависящие от объема вы­работанной продукции (в какой-то части заработная плата и на­числения на нее, амортизация основных средств, накладные рас­ходы), и переменные, производимые каждый раз при выработке единицы такой продукции и явно переносимые на ее стоимость (тех­нологическая энергия, расходные материалы, какая-то часть зара­ботной платы, производственные услуги сторонних организаций).

Приведенный перечень показывает, например, что в сфере информационных технологий производственные услуги сторон­них организаций - это услуги телекоммуникационных компаний (телефон, Интернет, передача данных, спутниковая, сотовая и пейджинговая связь), сопровождение, поддержка, консультации специалистов по ИТ, обоснование производственных и техноло­гических нормативов, выполнение ремонтных работ и модерни­зации и многое другое, без чего реально ИС не только не будет эффективной, но просто не может функционировать (см. главу 2).

Износ и амортизация основных фондов. Значительные затра­ты связаны обычно с амортизацией основных фондов сферы об­работки информации в связи с относительно высокой их стои­мостью. Это обусловлено еще и тем, что в настоящее время суще­ственно повышена норма амортизации. По своему существу и назначению затраты на амортизацию представляют собой пла­номерно формируемый путем отчислений на определенные сче­та фонд резервных средств, за счет которых может быть осуще­ствлено полное восстановление соответствующих средств инфор­матизации. Эти отчисления включаются в себестоимость продук­ции и налогами не облагаются.

Необходимость восстановления основных фондов обусловле­на их износом - физическим и моральным. Настоя­щее время характеризуется высоким темпом прогресса характе­ристик всех элементов ИР и соответственно необходимостью высокого темпа обновления программно-аппаратных средств ИС. Использование ИР должно дать такие поступления доходов, из которых можно финансировать приобретение новых средств для замены изношенных, а также обеспечить расширение парка этих средств.

Износ - потеря средствами труда своих первоначальных качеств. Степень износа технических средств, очевидно, зависит от интенсивности их использования, начального качества, усло­вий эксплуатации, окружающей среды и других факторов. Час­тичный износ устраняется ремонтными мероприятиями, полный износ предполагает замену или восстановление соответствую­щего средства. Износ программных средств не столь очевиден, хотя в этих средствах могут явно проявляться процессы дегра­дации.

Износ имеет, кроме производственного, и явный экономиче­ский аспект. С нарастанием износа снижается надежность, рас­тет число и усугубляется тяжесть отказов, вследствие чего требу­ется более интенсивное и потому более дорогостоящее обслужи­вание любых средств, что приводит к росту текущих затрат на ремонт. Это может служить критерием эффективности использо­вания ИР: если стоимость обслуживания становится соизмери­мой с ценой приобретения, то целесообразно приобретение но­вых средств, т.е. их замена. Кроме того, при нарастании износа возникают и другие экономические последствия: снижается ка­чество работ в ИС, растет фондоемкость процессов обработки информации, возрастает себестоимость единицы продукции. Сни­жение уровня использования (простои) приводит к тому, что уменьшается объем выполняемых работ и услуг, что, в свою оче­редь, приводит, как минимум, к повышению себестоимости единицы продукции за счет переноса условно постоянных затрат на меньший объем работ и услуг. Из-за этого же снижается объем прибыли в связи с недополучением доходов и сохранением объе­ма условно постоянных расходов.

Моральный износ, обусловленный тем, что, во-первых, то же средство производится со временем дешевле и, во-вторых, за счет научно-технического прогресса появляются в том же классе бо­лее эффективные средства, может быть частично компенсирован модернизацией (up grade). Однако в любом случае он проявляет­ся еще и в потере потребительской стоимости, т.е. удовлетворен­ности пользователя.

Представленные ниже данные иллюстрируют динамику цен на технические средства, прежде всего на ПК.

Дата Цена, долл.

HDD 1,7 Гбайта Seagate

20.10.97 1410

28.10.97 1410

10.11.97 1226

23.11.97 1196

01.12.97 1168

HDD 2 Гбайта Seagate

18.05.98 799

01.06.98 730

05.06.98 722

29.06.98 559*

13.07.98 513*

27.07.98 531*

* Цена без монитора

Здесь представлены данные о ценах на ПК следующей кон­фигурации: Pentium II/233 МГц/512 Кбайт/RAM 16 Мбайт; цены взяты из прайс-листов известной петербургской компании MTcomputers Group. Как видно, даже в течение полугода цены снижаются радикально. Конечно, в этом процессе бывают более и менее динамичные периоды, но снижение цен идет постоянно в таком темпе, что быстрое моральное старение ПК - неоспори­мый факт.

Многие модели снимаются с производства и уступают место более производительным - показатель price/performance (цена/ производительность) в каждом новом варианте ПК (кстати, сле­дует отметить - и всех других машин) существенно лучше, чем у предыдущего. Иллюстрацией служит и то, что цены на микро­процессоры Intel снижаются в течение неполного года до двух раз: так было, например, со всеми моделями процессоров Pentium с частотами 120, 133, 150, 166 и 200 МГц в 1996 г.; показатель цена/производительность при этом снижается соответственно. Интересно, что этот показатель снижается и при переходе на но­вые модели (табл. 9.4).

Таблица 9.4

Динамика цен на ПК разных фирм

Дата	Фирма, тип, характеристики ПК	Цена, долл.
1994г.
16.08	GLOB AL 486DX2-66/VES A/IS А/4Мбайт/240Мбайт
16.08	ACER 486DX2-66/VL-Bus/4M6auT/2 1 0Мбайт
16.08	GLOBAL Pentium 60/256 СасЬе/8Мбайт/1 Гбайт SCSI
16.08	R&K AT/486 ОХ2-66/8УОАЛ6Мбайт/1Гбайт
19.08	Формоза 486 DX2-66/8/420
19.08	ART-LAN 486 DX2-66/8/340
19.08	UNIT'1 486 DX2-66/8/342
25.08	TECHNOTEX USA 486 DX2-66/8/320
1995 г.
08.08	R&K 486 DX2-66 AMD/8/540/SVGA 0,28
08.08	R&K Pentium 1 00/32/2Гбайт/8УОА 0,28
08.08	VIST 820 Pentium 100/8/420
08.08	VIST 1000 Pentium 120/8/420
1996 г.
16.07	VIST 820 Pentium 100/8/850
16.07	VIST 1000 Pentium 120/8/850
16.07	VIST 1700 Pentium 200/8/850
16.07	VIST 2500 Pentium Pro 200/8/850

Здесь видно, что цены на вновь вводимые модели практиче­ски повторяют цены на предыдущие, хотя характеристики новых моделей существенно выше. При этом темп относительного сни­жения цены со временем явно возрастает, что характеризует мо­ральный износ старых моделей. Так, комплексы, стоившие доро­же 2 тыс. долл. в середине 90-х гг., в конце 90-х гг. стоили уже менее 400 -500 долл.

Любые показатели ПК Pentium II/233 МГц/512 Кбайт/RAM 16 Мбайт, представленные выше, превосходят показатели всех моделей, представленных в табл. 9.4, поскольку его технические характеристики явно выше, а цена (на уровне 700 долл.) даже ниже.

Ценообразование. Иметь дело с задачей формирования цены на продукцию ИС как на товар приходится в двух следующих случаях: как на товар, отпускаемый на сторону внешнему потре­бителю, или как на выходной продукт элемента(ов) технологи­ческого процесса, отпускаемый смежнику по этому процессу в порядке технологической кооперации внутри предприятия.

По первому условию, естественно, должна формироваться рыночная цена, цена на основе спроса, предложения и с учетом регуляторов, действующих в соответствующей модели рынка. Эта «внешняя» цена дает достаточные основания для управления эф­фективностью производства рассматриваемого продукта, т.е. для формирования «внутренней» цены или издержек, возникающих на предприятии при производстве этого продукта.

Иногда в очень тонком анализе различают между собой из­держки и себестоимость, но в данном случае в этом нет принци­пиальной необходимости, поэтому вполне можно использовать оба эти понятия как равнозначные. Для анализа издержек нужна модель, включающая факторы, участвующие в их формировании. В связи с этим может быть полезной расчетная модель издержек на основе калькуляции затрат всех используемых ресурсов.

Формирование структуры цены на информационные и инфор­мационно-вычислительные услуги до сих пор связано со значи­тельными сложностями наряду с обычными трудностями орга­низации производственного учета, обусловленными в том числе и природой информации как таковой. В самом деле, даже представить себе «расход информации на единицу продукции» пона­чалу достаточно сложно, поскольку явного расхода информации нет, как это имеет место с рабочим временем, материалами или энергией. На этом основании определить исходную цену бывает достаточно сложно, а введение соответствующих учетных и уп­равленческих документов, позволяющих как анализировать со­став затрат, так и строить алгоритмы управления издержками, может оказаться достаточно дорогостоящим.

В качестве базовой для расчета цены на основе потребления ресурсов может использоваться следующая формула [3, 22, 30]:

C =	(1 + R) S Tj qj
	"j

где R - расчетный норматив рентабельности рассматриваемой услуги при решении и передаче пользователю результатов конкретной задачи в виде услуги;

tj - объективно необходимые затраты вычислительных, трудовых и ма­териальных ресурсов;

j - текущий индекс используемых ресурсов;

"- символ, обозначающий «по всем/»;

qj - тариф на расчетную единицу услуг при потреблении j-го ресурса или группы ресурсов (например, комплекса средств вычислитель­ной техники) при нормативе рентабельности, равном нулю.

Норматив R формируется под влиянием большого количества факторов, в том числе периодичности, срочности и других:

R = f(x_l, x₂,,..., x_n).

При организации взаимных расчетов между подразделения­ми внутри предприятия по информационным услугам эта фор­мула может использоваться, например, при естественном пред­положении, что R - 0, т.е. во внутренних расчетах прибыль в од­ном подразделении за счет других формироваться не будет. В то же время относительная ценность той или иной услуги или того или иного ресурса и в этой формуле тоже может быть учтена пу­тем введения соответствующих весовых коэффициентов.

По данной формуле можно определить ориентировочно все цены на услуги самого разного состава и свойства. Их можно взять за основу для дальнейшего их совершенствования в ходе практического использования.

При организации взаимных расчетов между подразделения­ми внутри предприятия по информационным услугам эта фор­мула может использоваться, например, при естественном пред­положении, что R = 0, т.е. во внутренних расчетах прибыль в од­ном подразделении за счет других формироваться не будет. В то же время относительная ценность той или иной услуги или того или иного ресурса и в этой формуле тоже может быть учтена пу­тем введения соответствующих весовых коэффициентов.

По данной формуле можно определить ориентировочно все Цены на услуги самого разного состава и свойства. Их можно взять за основу для дальнейшего их совершенствования в ходе практического использования.

Интересно сопоставить цены на компьютерные продукты и информационные услуги с уровнем оплаты труда разных работ­ников, что позволит обобщенно представить тот масштаб ценности, который вкладывается в мире в эти информа­ционные технологии. Это сравнение дает интересную инфор­мацию к размышлению: даже весьма мощные рабочие станции (5-6 тыс. долл.) в настоящее время стоят не дороже оплаты тру­да одного не самого высококвалифицированного работника в те­чение одного месяца, а годовой доход профессора или среднего ме­неджера равен фактически стоимости не самого «слабого» мейнфрейма. В нашей стране зарплата работника часто существенно ниже цен на ЭВМ. Отсюда следует, что основной тормоз на пути масштабной информатизации в стране - низкая зарплата работ­ников во всех сферах.

В свое время при организации и анализе хозяйственного при­менения ЭВМ в различных условиях в СССР был сформирован и действовал единый установленный соответствующими государ­ственными органами (Госкомцен, Госкомстат, Госплан и др.) порядок использования ЭВМ и отчетности за их использование. Это было дефицитное, дорогостоящее и уникальное, причем исключительно государственное оборудование. Оно выделялось всегда централизованно, в конечном итоге за счет государства, и все обязаны были эффективно его использовать и отчитываться об использовании по утвержденным формам. Это была командно-административная система.

Однако и при рыночном хозяйствовании учет и анализ исполь­зования и эффективности ИТ необходимы, в том числе и в целях определения издержек и цены на продукцию ИС. Основой тако­го учета могут быть затраты машинного времени (MB). При этом возникает задача суммирования MB разных по производитель­ности и другим характеристикам комплексов и учета использо­вания других элементов технологического комплекса.

В 80-е гг. такая задача решалась следующим образом: при определение суммарной выработки MB показатели всех машин сводились к уровню производительности базового комплекта ЭВМ ЕС-1022 на основании сопоставления их быстродействия, для машин низкой производительности - мини- и микроЭВМ -были директивно установлены переводные коэффициенты.

Поскольку технологические процессы и степень использования периферийных и центральных устройств могут быть самыми раз­личными, согласование MB разных машин должно производиться с учетом этих различий. Все эти вопросы обостряются с введением хозяйственного расчета, с распространением мультипрограммных операционных систем - тем более, поскольку и при коллективном использовании ресурсов ИС в современных технологиях распреде­ленной ОИ необходимо определять плату за MB - основу догово­ров на аренду вычислительных и коммуникационных ресурсов.

На начальном этапе применения хозяйственного расчета вряд ли удастся в полной мере использовать расчетный метод опреде­ления цен на продукцию ИС и ИТ, более реально применить ста­тистические методы.

Для этого может оказаться полезной некоторая классифика­ция технологий и соответствующих комплексов. В конце 80-х гг. в условиях хозяйственного расчета использовались государствен­ные цены за 1 час MB по группам ЭВМ. Были введены четыре группы машин, цена по каждой группе официально определялась для комплекса в базовом комплекте, состав которого был также официальным. При отклонении состава в большую сторону, т.е. при использовании дополнительных по сравнению с базовым ком­плектом устройств, цена повышалась пропорционально удоро­жанию комплекта. Такая методика представляется весьма про­дуктивной и в современных условиях.

Правда, в полной мере методику конца 80-х гг. рекомендо­вать не приходится, прежде всего, в части введенных в те годы нормативов (цен, технических и объемных характеристик), по­скольку современные характеристики комплексов и типовые тех­нологии существенно отличаются от имевшихся в те годы. Недо­статки этой методики уже были выявлены, о чем свидетельствует целый ряд публикаций, но не были преодолены.

В современных условиях подход к определению ценового эк­вивалента технических и пользовательских характеристик инфор­мационного ресурса может быть рыночным: рынок своими ме­ханизмами сам устанавливает цены на все ресурсы, в том числе и на применение той или иной машины, в соответствии с ее потре­бительскими свойствами (техническими характеристиками, пользовательским интерфейсом и т.д.).

Конечно, накопление информации о показателях применения ресурсов позволит со временем все более корректно определять цены на продукцию ИС, но начать вполне можно со статистиче­ских методик сопоставления издержек и продукции. Затем можно выйти на корректное определение сроков окупаемости, вклада в основную продукцию, вносимого ИС и ИТ, и наконец - к равно­правному включению ИР в состав основных ресурсов фирмы.

УЧЕТ ОСНОВНЫХ СРЕДСТВ

Для включения издержек на амортизацию ИР в состав себе­стоимости продукции ИС необходимо иметь данные бухгалтер­ского учета соответствующих основных средств [37]. Обычно эти средства составляют значительную часть стоимости не только ИС, что вполне естественно, но и предприятия и целом, особенно в случае, когда это предприятие из сферы наукоемкой технологии. Так, по данным профессора Мертенса (Peter Mertens), для зару­бежных промышленных предприятий эта доля может быть на уровне 4%, в сфере услуг - порядка 10% [45- 47]. Это вообще зна­чительная доля, к тому же средства ИС имеют высокую динамич­ность, поэтому организация учета этих средств, их оценка и пе­реоценка являются важными функциями менеджера, которому поручены вопросы информатизации предприятия. Далее приво­дятся используемые при этом центральные понятия.

В категорию средства зачисляются различные позиции: ма­териальные (осязаемые) и нематериальные (неосязаемые). Одна­ко они становятся средствами как таковыми лишь при условии наличия у них измеряемой стоимости (в частности, репутация фир­мы не может быть отнесена к средствам, хотя явно влияет на ее доходность).

Средства подразделяются на оборотные и основные. Оборот­ные средства - это прежде всего деньги, а также средства, кото­рые могут быть быстро обращены в деньги или полностью ис­пользованы в течение короткого времени (нормативный срок -до одного года). Это ценные бумаги, товарно-материальные сред­ства, предназначенные к реализации, и т.д.

К основным средствам или основным фондам (ОФ) предприя­тия относятся здания, сооружения, машины, оборудование, транс­портные средства, хозяйственный инвентарь и т.п. Их общим свойством является то, что они используются в течение длитель­ного времени (как правило, не менее года), не меняя своей фор­мы. В разных ситуациях отношение владельца средств к этому вопросу может быть различным: в одних случаях владелец мо­жет быть заинтересован в увеличении объема ОФ, в других же, наоборот, - в их уменьшении. Поэтому отнесение тех или иных объектов к основным фондам не является произвольным, оно жестко регламентируется.

Основные средства делятся на производственные и непроиз­водственные. К производственным относятся основные средства, которые связаны с осуществлением основной деятельности. К основным средствам непроизводственного назначения относят не связанные с осуществлением основной деятельности средства жилищного и коммунального хозяйства, здравоохранения, фи­зической культуры, социального обеспечения, культуры.

Основные средства проходят некоторый жизненный цикл, т.е. в их составе могут происходить различные изменения (приобре­тение, износ, продажа, модернизация, ликвидация), которые требуют учета. Стоимость основных средств также может изменять­ся, причем как в результате износа, так и по внешним мотивам (из-за инфляции и т.д.).

Жизненный цикл основных средств на предприятии обычно включает следующие этапы: поступление (приобретение) - учас­тие в производственном процессе - перемещение внутри предприя­тия - ремонт (модернизация) - сдача в аренду - инвентаризация -выбытие. В соответствии с этим циклом и ведется учет основных средств на предприятии.

Все операции и средства учитываются на предприятии стан­дартными формами бухгалтерского учета. Отражению операций с основными средствами также отведены специальные формы учетных документов - бухгалтерские счета. Все счета входят в общую систему бухгалтерского учета, называемую также планом счетов. В структуре плана счетов время от времени происходят изменения; действующие в России план счетов, правила и нормативы бухгалтерского учета до сих пор не совсем совпадают с принятыми за рубежом. Интеграция страны в мировую рыноч­ную экономику настоятельно требует приведения нашего бухгал­терского учета в соответствие с международными правилами; и этот переход постепенно происходит.

В текущем учете основные средства отражаются по первона­чальной (балансовой)» восстановительной и остаточной стоимо­сти. Первоначальная стоимость складывается из фактических зат­рат на приобретение основных средств. Изменение первоначаль­ной стоимости допускается только при достройке или дооборудовании объектов или в результате проводимой по решению пра­вительства переоценке. Сумма затрат на воспроизводство основ­ных фондов на момент их переоценки определяет восстановитель­ную стоимость основных средств. Остаточная стоимость рав­на первоначальной (или восстановительной) за вычетом износа, естественно, в денежном выражении.

По мере внедрения рыночных механизмов появляется еще одно понятие - рыночная цена основных средств. Если стоимость основных средств вычисляется на самом предприятии, то цена устанавливается на рынке; они могут очень существенно отли­чаться. С 1 января 1996 г. в ежегодном отчете по основным фон­дам появилась строка - рыночная стоимость, которую само пред­приятие по желанию может определять. Понимание практически всегда имеющей место разницы стоимости, указанной в балансе, и фактической, т.е. рыночной, цены основных фондов является очень важным при выполнении оценки фондов, а также при раз­работке стратегии предприятия в части развития основных фон­дов того или иного типа.

Основные средства на предприятии учитываются по себесто­имости. Это означает, что они учитываются суммой, которая включает все затраты, понесенные предприятием для того, что­бы сделать это средство готовым к применению по его назначе­нию. Таким образом, в эту сумму входит также оплата транспор­тировки. монтажа, пусконаладочных работ и т.д., т.е. все, что затрачено предприятием на это средство. Так образуется перво­начальная или балансовая стоимость. Это в полной мере касается и основных средств, изготавливаемых на предприятии своими силами.

Начисление амортизации производится на основе балансовой стоимости. До последних лет на средства вычислительной техни­ки были установлены нормы амортизации 8-12% (срок эксплуа­тации 8-12 лет). Ясно, что в современных условиях эти нормы не отражали реальной потребительской ценности этих средств - они просто так долго не живут. Указ Президента Российской Феде­рации от 8 мая 1996 г. № 685 «Об основных направлениях нало­говой реформы в Российской Федерации и мерах по укреплению налоговой и платежной дисциплины» с 1 января 1998 г. устанав­ливает новый порядок начисления амортизации.

Указ устанавливает для компьютерной техники, информа­ционных систем и систем обработки данных годовую норму амортизации 25%; для нематериальных активов срок аморти­зации устанавливается в течение планового срока использова­ния таких активов (при невозможности определения или от­сутствии этого срока - в течение 10 лет). Расчет амортизации на основании Указа производится в целом от общей стоимос­ти группы имущества.

Как видно, механизм начисления амортизации может оказы­вать существенное влияние на результаты хозяйственной деятель­ности и иметь те или иные последствия для предприятия. Вполне свободным этот механизм нигде не является, хотя в мировой прак­тике известны и более изощренные и гибкие модели амортиза­ции основных средств, нежели представленная выше.

Вопросы для самоконтроля

1. Какие задачи решает информационный менеджер в части управле­ния экономическими показателями ИС и ИТ?

2. Зачем информационному менеджеру контролировать вопросы мак­роэкономического характера? Мировые рынки средств информа­тизации?

3. Что такое виртуальные деньги современности? Как это Вас каса­ется?

4. Кто есть кто на российском рынке информатизации?

5. Как можно использовать практически обобщенную оценку индек­са производства, например, в форме уравнения Кобба-Дугласа?

6. В чем суть проблемы экономической эффективности ИС?

7. Какие конкретные показатели эффективности информатизации Вам представляются наиболее информативными для использования в качестве параметров управления?

8. Как выполнить анализ по статьям затрат в сфере информатизации?

9. Что относится к основным фондам в сфере информатизации?

10. Зачем информационному менеджеру нужен бухгалтерский учет основных фондов?

11. В чем отличие учета и амортизации технических и программных средств?