Автоматизовані системи управління готелем

АВТОМАТИЗОВАНІ СИСТЕМИ УПРАВЛІННЯ РЕСТОРАНОМ

Розвиток ресторанного бізнесу в Україні стає неможливим без впровадження сучасних автоматизованих систем управління, які дозволяють: покращувати якість обслуговування споживачів; контролювати діяльність підприємства в цілому та персоналу, зокрема: щоденно аналізувати фінансові результати, обробляти значні обсяги зовнішньої та внутрішньої інформації для прийняття ефективних управлінських рішень. Сьогодні на ринку професійних систем Росії та України для ресторанного господарства працюють близько 10 крупних компаній, які пропонують такі системи, як: R-Keeper, РСТъ: Рестораторъ, РСТъ: Магнатъ, Автоматизована система управління рестораном (АСУР), АСТОР: Ресторан 4.0 Проф., типові рішення 1С-Парус, Парус-Ресторан 7, Магія, Штрих-М: Ресторан, В 52 Ресторан та ін.
Проведене дослідження показало, що вказані системи передбачають автоматизацію об’єднаних у єдину схему облікових, вироб., маркет. та управлінських процесів.

Кожна система виконує дві основні функції: автоматизації процесу обслуговування у залі за допомогою модулю “фронт-офіс”, автоматизації обліку та контролю за допомогою “бек-офісу”. Перший модуль відповідає за діяльність залу та прийом гостей, другий – слідкує за рухом продукції. Використання у підприємстві одного з модулів, за думкою експертів, є неефективним.

За необхідністю модулі можуть бути пов’язані у локальній мережі та постійно обмінюватись даними як у режимі реального часу (онлайн), так і за заданим графіком (оффлайн). Системи спроможні автоматизувати робочі місця офіціанта, бармена, касира, менеджера залу, кухаря, завідувача виробництвом, менеджера закупівель, маркетолога, бухгалтера, фінансового директора, управляючого рестораном. Системи є багатофункціональними, до їх складу входять підсистеми: логістики, обліку виробництва блюд та напівфабрикатів, організації продаж, підготовки звітів, управлінського обліку та аналізу, фінансів, маркетингу, управління персоналом, реплікації даних, регламентації прав доступу користувачів до інформації системи, обліку даних про зовнішніх контрагентів.

Під час вибору оптимальної автоматизованої системи управління для конкретного підприємства фахівці компаній-розробників, керівники підприємств, які певний час успішно користуються такими системами, рекомендують обов’язково враховувати: тип, спеціалізацію, індивідуальні особливості, розмір і автономність підприємства, тип та стан операційної системи, фінансові можливості підприємства, його комунікації та можливість адаптації системи автоматизації до державних та галузевих вимог.
Необхідним для процесу автоматизації управління є визначення перспектив розвитку підприємства (мережі) ресторанного господарства, стратегічних та тактичних завдань, які повинна вирішувати система, можливостей реалізації стратегій підприємства.
Особлива роль в автоматизації управління відводиться персоналу. І хоча системи є гнучкими, легкими у користуванні, зрозумілими, певна підготовка персоналу, його додаткова мотивація все ж таки потрібна. Важливо також, щоб керівник підприємства був постановником завдань та активним користувачем автоматизованої системи.
Отже, у зв’язку з активним розвитком ресторанного господарства, з підвищенням конкуренції, інтерес до автоматизації управління постійно зростає. Підтвердженням цього є обов’язкове передбачення в бюджетах нових підприємств витрат на автоматизацію. Топ-менеджери під-в розглядають використання систем автоматизації як комплекс можливостей з підвищення доходів, зниження операційних витрат, підвищення лояльності споживачів.

Автоматизовані системи управління готелем

Можливості автоматизації управління придбали комплексний характер і охоплюють усі процеси функціонування готелю і взаємин з гостями. Донедавна українська готельна індустрія знаходилася в ізоляції від світових тенденцій розвитку і сьогодні переживає етап масштабної переорієнтації з паперово-ручного методу роботи на застосування автоматизованих IT управління готелем. Для більшості готелів України (60 %), впровадження автоматизованих інформаційних технологій (АІТ) управління є необхідним і вже стало реальним фактом, вкрай важливим для успішного розвитку бізнесу. Як в усьому світі, так і в Україні, використання сучасних АІТ стає засобом конкурентної боротьби готелів. Найвідомішими фірмами, що пропонують комплексні програмні засоби автоматизації IT готелів, є: «Inter Hotel», «Lodging Touch Libica»-(JIi6pa Інтернешнл), «Intellect Service»(BecT Про) «UCS-UKR», «Галактика», «CITEK». Ці фірми пропонують свій програмний продукт і сервісне обслуговування.
Загальними особливостями ІТ-готелів є автоматизація процесів планування, обліку і управління основних напрямків діяльності готелю. Тому загалом їх можна розглядати як інтегровану сукупність таких основних підсистем: управління матеріальними потоками,, управління якістю, управління персоналом, управління збутом, аналіз фінансів, собівартості, оборотних коштів, управління маркетингом тощо.

· Управління фінансами включає чотири функціональних підсистеми:
- фінансове планування діяльності готелю;
- контроль над фінансовими процесами;
- реалізація фінансових процесів;
- фінансовий контроль діяльності.

· В управління обслуговуванням входять:
1. Підготовка до поселення. Формування номерного фонду з урахуванням реквізитів кожного номера, контроль за станом номера, історія зміни реквізитів номера, тощо.

2. Управління поселенням: аналіз номерного фонду на певний період, бронювання номерів, реєстрація гостей, поселення гостей. Перегляд карти розміщення.
3. Облік наданих послуг: настроювання довільних програм розрахунку тарифів на послуги, типова специфікація послуг, історія цін на послуги, кількісний облік наданих 4. Облік взаєморозрахунків з контрагентами: аналіз документів, оперативний контроль взаєморозрахунків, формування вимоги на погашення дебіторської заборгованості.

· Модуль «Управління додатковими послугами» управляє всіма додатковими послугами, що пропонує готель - управління збутом

· управління матеріальними потоками

· управління якістю

· управління персоналом

· аналіз фінансів, собівартості, оборотних коштів

· управління маркетингом

Сучасні АІТ працюють не тільки в локальній мережі готелю, але і мають можливість підключення і роботи в глобальній мережі Інтернет. Спеціальний модуль системи (ART, Automated Request Tools), (Автоматизовані Інструменти Бронювання) виконаний за принципом (ASP, application service provice provider) і функціонує на будь-якому комп'ютері, підключеному до мережі Інтернет. Перевагою перед незалежними готелями є об'єднання інформаційних і управлінських ресурсів окремих готелів у єдиний інформаційний простір. Збір і аналіз інформації тісно пов'язані із системами центрального інформаційного забезпечення. Така система надає величезні можливості щодо збору та аналізу даних. Нове покоління систем дозволяє навіть зберігати електронні фотографії і зразки підписів своїх гостей.