Сущность и виды коммуникаций
Управление современным предприятием требует постоянного обмена информацией с внешней средой, с объектом управления и внутри его. Такой обмен информацией в отличие от передачи данных получил название в менеджменте коммуникации или связующего процесса. Термин "коммуникация" происходит от английского communicate, что означает передавать, сообщать.
Основная цель коммуникационного процесса сводится к обеспечению понимания информации, которая является предметом обмена.
Коммуникации могут осуществляться:
А) Внешнеорганизационные.
Б) Внутриорганизационные:
1.Коммуникации между организацией и средой.
2.Коммуникации между уровнями и подразделениями.
2.1. Коммуникации по нисходящей линии.
2.2. Коммуникации по восходящей линии.
3.Коммуникации между различными подразделениями.
4.Коммуникации между руководителем и подчиненным.
5.Коммуникации с неформальными группами.
Элементы и этапы коммуникационного процесса
Коммуникационный процесс можно представить как совокупность базовых элементов, обеспечивающих передачу сообщений компонентов:
1. Отправитель (коммуникатор) - лицо, генерирующее идеи или собирающее информацию, выбирает канал для передачи, кодирует сообщение и передает.
2. Сообщение - это информация, которую передает отправитель получателю. При этом сообщение может передаваться в вертикальной, т.е. словесной форме, невертикальной (жесты, мимика или графические изображения), а также может быть закодировано, т.е. преобразовано в систему знаков, импульсов.
3. Канал - это средство передачи информации. Обычно в их качестве выступают средства массовой коммуникации (печать, радио, телевидение) и межличностные каналы - непосредственно личностный обмен сообщениями между отправителем и получателем информации.
4. Получатель (реципиент) - лицо, которому предназначена информация.
При обмене информацией отправитель и получатель проходят несколько взаимосвязанных этапов:
1. Зарождение идеи.
2. Кодирование информации и формирование сообщения. Для передачи сформулированной идеи, отправитель должен закодировать ее с помощью символов, понятных получателю, придав ей определенную форму. Наиболее часто используемыми символами являются слова, жесты, графики и т.п., что превращает идею в сообщение.
3. Выбор канала связи и передача информации. Для отправки сообщения отправитель должен выбрать канал связи, совместимый с типом символов, используемых для кодирования. К наиболее часто используемым каналам относятся: телефон, факс, передача речи и письменных материалов, электронные средства связи, включая компьютерные связи, электронную почту и т.д.
4. Декодирование. После передачи сообщения отправителем получатель декодирует ее, т.е. переводит символы отправителя в мысли получателя.
Однако в результате различного рода помех и искажений (шум) получатель может придать несколько иной, чем в голове отправителя, смысл сообщения. Для повышения эффективности обмена информацией, компенсации негативных искажений, в коммуникациях используется обратная связь.
5. Обратная связь - это ответная реакция получателя на сообщение. Другими словами обратная связь - это реакция на то, что услышано, прочитано и увидено.
Особенности и барьеры в межличностных коммуникациях
Межличностная коммуникация обладает рядом отличительных от массовой и специализированной коммуникации характеристик, которые следует учитывать менеджеру в его профессиональной деятельности.
Межличностная коммуникация всегда более оперативна и достигает получателя при минимуме помех. Она более избирательна, что позволяет сразу выходить на нужного респондента. Такая коммуникация чаще более свободна от регламентирующих форм и рамок общения. При личном общении эффект восприятия усиливается за счет обаяния говорящего, тембра его голоса, мимики, жестов. При этом открываются хорошие возможности для использования эффекта обратной связи, так как по интонации, характеру вопросов опытный собеседник получает возможность корректировать сообщение в процессе его передачи. Однако процесс коммуникации со специализированной аудиторией протекает значительно сложнее, так как состав аудитории обычно состоит из разнохарактерных и разнонастроенных людей.
На пути эффективности межличностных коммуникаций возникают серьезные преграды, обусловленные восприятием. Люди воспринимают одну и ту же информацию по-разному, в зависимости от опыта, образования, потребностей, эмоционального состояния и социальных установок.
Другая часть проблем межличностных коммуникаций связана с так называемыми семантическими барьерами. Они имеют место в том случае, когда слова - символы, используемые для кодирования информации, могут иметь разные значения для людей разных профессий, социального статуса, должностей и т.д. Задача коммуникации, сводится к обеспечению понимания при обмене информацией.
Семантика (от греческого semantikos - обозначающий) изучает способ использования слов и значений, передаваемые словами.
Одним из условных обозначений межличностных коммуникаций встречаются невербальные символы, например, выражение лица, позы, жесты способны существенно изменить смысл произносимых слов. Часто невербальная передача происходит одновременно с вербальной и может усилить или изменить смысл произносимых слов.
Барьером в межличностных коммуникациях может служить плохая обратная связь. Как известно, обратная связь важна, так как дает возможность установить, действительно ли сообщение, принятое получателем, воспринято в изначально придавшемуся ему смысле.
Важным моментом повышения эффективности межличностных коммуникаций является совершенствование искусства общения.
В процессе научной и практической деятельности выработаны определенные рекомендации для совершенствования вашего умения по поддержанию межличностных контактов. Основными из них являются: умение слушать, прояснять свои идеи перед началом их передачи, быть восприимчивым к потенциальным проблемам, развивать умения добиться обратной связи, избегать недоразумений и неверных толкований, уважать собеседника и др.
