Системи автоматизації діловодства і документообігу турфірми

Сучасний рівень розвитку турбізнесу й конкуренція в цій області надають особливе важливе інформаційне значення інформаційним системам туристичних агентств. Функціональні можливості цих систем повинні забезпечувати введення, редагування й зберігання інфо. про тури, готелі, клієнтів, про стан заявок, передбачати результати інфо. у формі різних документів: анкет, ваучерів, списків туристів, описів турів, готелів, розраховувати вартість турів з урахуванням курсу валют, знижок, контролювати оплату турів, забезпечувати формування фінансової звітності, експорт-імпорт даних в інші програмні продукти (Word, Excel, бухгалтерські програми) та інші можливості. Ці системи не тільки прискорюють процес розрахунків і формування документів, але й можуть зменшувати вартість послуг (тур пакета). Програмне забезпечення (ПЗ) - це комп'ютерні програми і дані, призначені для вирішення певного кола завдань і зберігаються на машинних носіях. Системне ПЗ - основа роботи комп'ютера, операційна система (Windows і ін), потім до нього додається прикладне ПЗ - набір різних комп'ютерних програм, вибір яких залежить від специфіки діяльності (Текстові та графічні редактори, програми для роботи зі звуком та зображенням і т.д.). Прикладне ПЗ зазвичай ділять на стандартне, яке можна використовувати на більшості підприємств незалежно від сфери діяльності, і спеціальне. До спеціального ПО в галузі туризму відносять комплексні системи автоматизації діяльності турфірми. Програмні комплекси В«Майстер-ТурВ», В«САМО-ТурВ», TurwinMultiPro, В«JackВ», В«Сам собі турВ», В«ТуроператорВ», В«Тур1В», В«1С-Рарус: ТурагентствоВ».

Основний функціонал перерахованих програм зводиться до формування і реалізації туру, а саме: - здійснення різноманітних операцій для роботи з даними;

- оптимізація і автоматизація управління туристичним підприємством з урахуванням контролю процесу продажів, змін кон'юнктури ринку і т.д.;
- формування різних тур. програм: групових чи індивідуальних, по 1 або кільком країнам;

- визначення порядку розрахунку туру;
- оперативне оформлення замовлень;
- автоматичне комплектування турпакета і формування прайс-листів;
- створення довідників по будь-якого сегменту туристичного продукту;

- контроль завантаження рейсів і готелів з урахуванням квот місць;

До стандартного ПО відносять пакети офісних програм, а також комп'ютерні системи, дозволяють автоматизувати внутрішню діяльність будь-якого підприємства. Для турфірми ці системи дозволяють вести довідкові бази даних по клієнтам, партнерам, готелям, транспорту, посольствам, а також вести облік турів і платежів, прийом замовлень і роботу з клієнтами, формування вихідних документів, забезпечувати формування бухгалтерської звітності та імпорт-експорт даних в спеціалізовані бухгалтерські програми, такі, як 1С та ін.

З плином часу вимоги до автоматизації ділових процесів зростають. І якщо колись ставилося завдання автоматизації окремих ділянок роботи підрозділів, що призвело до наявності великої кількості розрізнених програмних продуктів, то тепер основне питання - організація комплексної системи оперативного управління. Саме цей підхід дозволяє найбільш ефективно вирішити задачу автоматизації.

Документообіг - це безперервний процес руху документів, об'єктивно відображає діяльність організації та дозволяє оперативно їй управляти. Гори макулатури, тривалий пошук потрібного документа, втрати, дублікати, затримки з відправкою і одержанням, помилки персоналу складають далеко не повний перелік проблем, що виникають при неефективному побудові документообігу. Все це може сильно загальмувати, а у виняткових випадках - повністю паралізувати роботу організації.

Ефективний документообіг є обов'язковою складовою ефективного управління в туристської галузі. Документообіг виключно важливий для правильної організації фінансового та управлінського обліку. Системи електронного документообігу (системи управління електронними документами) формують нове покоління систем автоматизації підприємств. Основними об'єктами автоматизації в таких системах є документи (у найширшому їх розумінні, від звичайних паперових до електронних будь-якого формату та структури) і бізнес-процеси, що представляють як рух документів, так і їх обробку. Даний підхід до автоматизації підприємств є одночасно і конструктивним і універсальним, забезпечуючи автоматизацію документообігу і всіх бізнес-процесів підприємства в рамках єдиної концепції та єдиного програмного інструментарію.