Основним документом, на базі якого здійснюється декларування вантажів, є вантажна митна декларація, оформлення якої є обов'язковою умовою допуску вантажів до процесу розмитнення.
Вантажна митна декларація (ВМД) — письмова заява встановленої форми, що подається митному органу й містить відомості про товари, які переміщуються через митний кордон України, та митний режим, у який вони заявляються, а також інформацію, потрібну для здійснення митного контролю, митного оформлення, митної статистики, нарахування податків, зборів та інших платежів.
Вантажна митна декларація (ВМД) є уніфікованим документом, сформованим відповідно до міжнародних стандартів аналогічних документів інших країн. Типова форма вантажної митної декларації розроблена Радою митного співробітництва на підставі бланку, прийнятого як уніфікований документ в ЄС, і вперше почала застосовуватись з 1 вересня 1989 р. З 1 січня 1993 р. ВМД використовується для декларування і митного оформлення товарів та інших предметів, які переміщуються через митний кордон України.
ВМД містить точні дані про мету переміщення через митний кордон товарів та інших предметів, про самі товари та інші предмети, про відправника, отримувача та декларанта вантажу, спосіб і порядок переміщення вантажів, умови поставки, спосіб розрахунків. Вносяться інші відомості, необхідні для митного оформлення, в тому числі і про нарахування митних та інших обов'язкових платежів. Одним з основних понять при декларуванні товару є самостійний вибір декларантом митного режиму.
Даний документ заповнюється на кожну партію товару або яких-небудь предметів (майна) за умови, якщо стосовно даних товарів або предметів установлено один і той самий митний режим, тобто на:
— товари, що переміщуються на адресу одного одержувача за одним перевізним документом (транспортною накладною, коносаментом тощо), відповідно до правил (порядку) перевезення товарів відповідним видом транспорту, передбачених законодавством України та міжнародними договорами, укладеними в установленому законодавством порядку.
— партію товарів, що переміщуються трубопровідним транспортом або лініями електропередачі, визначається в порядку, установленому спеціальними актами законодавства України;
— товари, що належать підприємствам та переміщуються в ручній поклажі одним громадянином у пасажирському відділенні (салоні) транспортного засобу, яким прямує цей громадянин, відповідно до правил (порядку) перевезення ручної поклажі цим видом транспорту, передбачених законодавством України та міжнародними договорами, укладеними в установленому порядку.
Кабінет Міністрів України визначив коло товарів, декларування яких проводиться з заповненням вантажної митної декларації:
— на товари, що переміщуються через митний кордон України підприємствами й митна вартість яких перевищує суму, еквівалентну 100 євро;
— на товари, що підлягають державному експортному контролю;
— на товари, що переміщуються в митному режимі митного складу (див. статті 212—216);
— на підакцизні товари, що переміщуються через митний кордон України підприємствами;
— на товари, що безпосередньо ввозяться громадянами в супроводжуваному багажі або пересилаються в несупроводжуваному багажі, надходять на адреси громадян у вантажних відправленнях, міжнародних поштових відправленнях та міжнародних експрес-відправленнях і сумарна митна вартість яких перевищує 1000 євро та/або 100 кг, крім випадків, передбачених законодавством України;
— на товари, що безпосередньо вивозяться громадянами й сукупна митна вартість яких перевищує 200 євро, крім випадків, передбачених законодавством України;
— на товари незалежно від їх митної вартості в інших випадках, передбачених законодавством України.
ВМД заповнюється державною мовою за допомогою комп'ютера. Під час заповнення ВМД може застосовуватися іноземна мова, якщо переклад державною мовою назв суб'єктів або фірмового (комерційного) найменування товару є недоцільним та істотно не впливає на принцип здійснення заходів тарифного або нетарифного регулювання.
Разом з ВМД подається її електронна копія, яка використовується для прискорення проведення процедури митного оформлення товару і митної статистики зовнішньоекономічної діяльності. Інформація, внесена до електронної копії ВМД, повинна відповідати інформації, внесеній декларантом до оригіналу. Форма та структура електронної копії ВМД або ВМД, що подається тільки в електронному вигляді, кодування символів, засоби пересилання визначаються Державною митною службою.
