Для успешной реализации функции необходимо учитывать требования следующих локальных принципов организации:
- цели. Организация, ее отдельные звенья работают во имя достижения общей цели;
- принцип эластичности организации. При определении задач и ответственности должен быть установлен оптимум между свободой действий отдельных работников и административными предписаниями;
- принцип устойчивости. Систему управления необходимо строить так, чтобы ее элементы не подвергались коренными изменениям под влиянием внешней и внутренней среды.
- непрерывного совершенствования. Предполагает необходимость систематической организационной работы по совершенствованию процесса организации и реализации решений;
- прямой соподчиненности. Любой работник должен иметь одного начальника;
- объема контроля. Менеджер в состоянии квалифицированно обеспечить и проконтролировать работу ограниченного числа подчиненных;
- безусловной ответственности руководителя за действия подчиненных;
- соразмерности ответственности данным полномочиям;
- исключения. Решения повторяющегося характера низводятся до рутинных, выполнение которых поручается нижестоящим управленческим звеньям;
- приоритета функций. Управленческая функция рождает орган управления, а не наоборот;
- комбинирования. Необходимо обеспечивать наиболее правильное сочетание централизма и самостоятельности.
Необходимость организационной деятельности обусловлена следующими аспектами:
Во-первых, для достижения своих целей люди вынуждены объединяться; во-вторых, любая совместная деятельность будет более эффективной, если для каждого члена любого коллектива определено, что он должен делать, за что несет ответственность и кто контролирует его деятельность.
Ответ на эти вопросы определяет организационную роль члена любого коллектива. Совокупность и взаимосвязи организационных ролей образуют организационную структуру предприятия.
В организационной деятельности можно выделить три основных направления:
1) определение норм управляемости, т.е. того количества работников, которым эффективно может управлять руководитель;
2) установление взаимоотношений, полномочий и ответственности, которые связывают руководителей разных уровней и их подчиненных;
3) формирование организационной структуры предприятия, т.е. его деление на подразделения и установление связей между ними.
Мотивация
Мотивация — процесс, побуждающий человека к деятельности. Для достижения личных целей и (или) целей организации. Осуществление мотивации требует четкого представления потребностей и вознаграждений.
Потребность — ощущение человеком физиологически и психологически недостатка чего-либо.
Вознаграждение — все, что человек считает ценным для себя.
Мотивация работников должна осуществляться менеджером с учетом знаний потребностей своих подчиненных. Эти потребности имеют определенную иерархию.
Контроль
К наиболее важным функциям управления относится и контроль. Контроль — это проверка выполнения поставленных задач, исходящих из стратегических и тактических целей организации.
Контроль за выполнением заданий начинается с момента постановки цели и доведения задачи до исполнителя. Он предполагает сопоставление намеченных целей и достигнутых результатов, а также проведение необходимых корректировок, если намеченные результаты не достигнуты.
Сами по себе планы и программы отражают желаемую ситуацию, но в ходе ее достижения в самой системе управления и в окружающей среде происходят изменения, которых могло и не быть в момент формирования планов или программ. Меняются законы, трансформируются системы ценностей, создаются новые технологии и т.д. Чтобы адекватно реагировать на эти изменения, организации необходим механизм оценки воздействия этих перемен на объект управления. Такой механизм и является контролем.
Существует несколько видов контроля.
Предварительный контроль должен обеспечивать реализацию на практике установленных требований, правил, процедур и стандартов. Например, предварительный контроль в части материальных ресурсов направлен, прежде всего, на обеспечение соответствия покупаемых материалов или товаров установленным стандартам. В части трудовых ресурсов этот контроль предусматривает тщательный отбор работников при найме их на работу с учетом должностных требований и их деловых и личных качеств.
Текущий контроль осуществляется непосредственно в ходе проведения работы. Такой контроль обычно проводит сам руководитель, проверяя работу подчиненных. Текущий контроль в системе управления основан на обратных связях.
Заключительный контроль обычно осуществляется, когда работа уже выполнена и полученные результаты можно сопоставить с заданными. Конечно, он проводится слишком поздно для того, чтобы отреагировать на проблемы, возникшие в ходе работы. Тем не менее, он позволяет, во-первых, учесть эти проблемы в будущем при выполнении (или планировании) аналогичной работы и, во-вторых, осуществить вознаграждение работников за полученные результаты.
В процессе осуществления контроля крайне важно правильно выбрать перечень проверяемых параметров и установить задания и критерии их выполнения, воспринимаемые подчиненными.
