Завершающая стадия работы над документом

Нумерация страниц и создание колонтитулов

После набора и оформления текста MS Word предлагает набор средств оформления документации.

MS Word позволяет вставить в документ так называемые колонтитулы – дополнительную информацию в верхнее или нижнее поле каждой страницы. Такой информацией чаще всего является номер страницы, но могут быть и названия разделов, дата, исполнитель документа и т.д. Колонтитулы могут различаться для четной и нечетной страниц, а также для первой и последующих страниц. Использование колонтитулов позволяет лучше ориентироваться в документе.

Чтобы создать колонтитул, выберите соответствующий тип колонтитула на панели «Колонтитулы» раздела «Вставка». При выполнении этой команды основной текст документа при этом высвечивается серым цветом и не может быть изменен.

После выхода из режима колонтитула текст по-прежнему изображен черным цветом, а информация в колонтитуле – серым. Если режим просмотра документа обычный, а не разметки, то колонтитулы вообще не видны. При печати на принтере символы текста и колонтитула имеют одинаковую интенсивность.

Рис. 2.22. Конструктора колонтитулов

 

Чтобы пронумеровать страницы, необходимо выбрать команду Вставка → Номер страницы . При выполнении этой команды появляется всплывающее окно. В нем можно выбрать расположение номера на экране, а клавиша «Формат номеров страницы» откроет ещё одно окно, в котором задаются номер начальной страницы и формат самого номера.

При разрывной нумерации страниц есть ряд особенностей. Перед нумерацией необходимо искусственно ввести разрывы страниц в тех местах, где нарушается последовательная нумерация. Для этого отметить курсором место разрыва нумерации и выполнить команду Разрыв страницы в разделе «Вставка».

Проверка правописания

MS Word существенно облегчает создание грамотных и литературно правильных документов. Проверка текста и исправление ошибок в нем может производиться автоматически или вручную. Контроль опечаток и ошибок происходит уже по ходу ввода текста.

Неверное слово подчеркивается красной волнистой линией,
а неудачное или неправильное словосочетание – зеленой линией.

Если щелкнуть на помеченном тексте правой кнопкой мыши, открывается контекстное меню с возможными вариантами исправления ошибки. Можно выбрать любой из предложенных вариантов.

Пункт Добавить используют в тех случаях, когда слово правиль-ное, но отсутствует в словаре программы. Оно будет считаться пра-вильным для всех последующих таких же слов и в других документах.

В ситуациях, когда словосочетание подчеркнуто зеленой линией, программе обычно трудно самой предложить правильный способ исправления ошибки. В этом случае в контекстном меню приводится только правило, которое по мнению программы оказалось нарушенным.

Провести проверку правописания после создания документа позволяет кнопка Правописание в разделе «Рецензирование». Получив такую команду, программа проверяет весь документ, останавливаясь при обнаружении ошибки и позволяя ее исправить.

Значок книги в строке состояния указывает на режим проверки правописания. Если значок помечен крестиком , значит, проверка не проводилась или были обнаружены ошибки, при отсутствии ошибок – знак .

Литературное редактирование. Качество текста нередко можно улучшить, заменив слово более подходящим по смыслу. Обычно для этой цели используют словарь синонимов. Программа Word содержит команду Тезаурус в разделе «Рецензирование», выполняющую те же функции.

Структура документа (оглавление)

Текстовый редактор Word позволяет формировать структуру документа (заголовки, подзаголовки, их нумерация) и создавать оглавление. Для этой цели необходимо перейти в режим структуры документа (кнопка в нижней части экрана на полосе горизонтальной прокрутки). В режиме структуры документа появляется панель инструментов. С её помощью удобно создать нумерацию заголовков. Для этого кнопками панели структуры «Повысить уровень», «Понизить уровень» создать вложенность заголовков (1, 1.1, 1.1.1). Далее выполнить команду Формат → Нумерация заголовков. Выбранным стилем будут пронумерованы все заголовки документа.

Для создания оглавления (например, в конце документа) необходимо создать раздел для дополнительной страницы под оглавление командой Вставка → Разрыв Страницы. Установить курсор в месте, где должно быть собрано оглавление, выбрать команду Ссылки → Оглавление . Активизировать вкладку «Оглавление» и установить формат по одному из предлагаемых образцов (классический, изысканный и т.д.). В конце документа появится оглавление.