В курсовой, дипломных работах (проектах) в словообразовании часто встречаются сокращения. Это усеченные слова, а так же часть слова или целое слово, образованное путем такого усечения.
К общепринятым условным сокращениям, которые делаются после перечисления: т.е.(то есть), и т.д. (и так далее), и т.п. (и тому подобное), и др. (и другие), и пр. (и прочие)., “волость”, “уезд”, “губерния”, термины: “организационно-распорядительная документация”, “вотчинно-хозяйственные книги”.
Общепринятые условные сокращения, которые делаются при ссылках: см. (смотри), ср. (сравни).
Общепринятые условные сокращения при обозначении цифрами веков и годов: в. (век), вв. (века), г. (год), гг. (годы).
Слова «и другие», «и тому подобное», «и прочие» внутри предложения не сокращаются. Не допускается сокращение слов «так называемый» (т.н.), «так как» (т.к.), «например» (напр.), «около» (ок.), «формула» (ф-ла).
Список сокращений представляет собой перечень, в котором в алфавитном порядке перечислены аббревиатуры и сокращённые слова с расшифровкой:
вел. кн. – великий князь
ВИ – Вопросы истории
вол. – волость
ГАРФ – Государственный архив Российской Федерации
дер. – деревня
ОПК – Общее положение о крестьянах
ПСЗ – Полное собрание законов Российской империи
РГБ – Российская государственная библиотека
слоб. – слобода
УГС – Устав гражданского судопроизводства
УН – Уложение о наказаниях уголовных и исправительных
ЦАОДМ – Центральный архив общественных движений г. Москвы
ЦИАМ – Центральный исторический архив Москвы
В списке использованных источников и литературы при упорядочении отобранных документов за основу берется первый элемент их библиографического описания (фамилия автора или основное заглавие) на уровне первых трех букв. Документы, принадлежащие одному автору или имеющие одинаковое заглавие, располагаются друг за другом с учетом года их издания, начиная с новейших. Библиографическое описание документов на языках с разной графикой допускается группировать в два алфавитных ряда:
ü вначале на русском языке или языках с кириллической графикой;
ü затем на языках с другой графикой (например, английском, немецком и др.).
При подготовке дипломной работы по специальности “Документоведение и документационное обеспечение управления” примерная структура списка использованных источников и литературы может выглядеть следующим образом:
1. Источники
Опубликованные
Неопубликованные
2. Нормативно-методические издания
3. Литература
4. Периодическая печать
5. Справочные и информационные издания
При необходимости в Списке могут присутствовать и другие разделы. Разделы «Списка…» нумеруются арабскими цифрами. Подразделы, как правило, не нумеруются.
Опубликованные документы располагаются в иерархии видов источников: законодательство, актовые источники, делопроизводственные документы, статистические источники, периодическая печать, публицистика, источники личного происхождения (мемуары, дневники, переписка).
В пределах своего вида законодательство, а также нормативно-правовые акты размещаются в Списке в хронологической последовательности. Для остальных видов источников могут быть также использованы другие способы их группировки: по алфавиту фамилий авторов (например, мемуары); по тематике (например, сборники документов), по видам изданий, по характеру содержания и др. При большом видовом разнообразии источников можно использовать смешанную схему систематизации, например, сначала по видам, а внутри вида по одному из названных способов: по алфавиту, по хронологии, тематике и т.п. В отдельных случаях возможно также расположение всех источников по хронологическому принципу.
Порядок расположения изданий источников в «Списке…» определяется в зависимости от цели дипломной работы.
Сведения о неопубликованных источниках приводятся в порядке перечисления учреждений, хранящих документы: архивы, музеи, библиотеки. Фонды в пределах одного хранилища документов указываются в порядке возрастания их нумерации. В этот раздел включаются отчёты о научно-исследовательских работах, диссертации, неопубликованные переводы. Кроме того, могут быть включены неопубликованные стандарты предприятий, инструкции по делопроизводству, распорядительные документы (приказы, регламенты, решения и др.), классификаторы, номенклатуры дел.
В разделе “Нормативно-методические издания” принят следующий порядок их расположения: стандарты и методические указания по их применению, технические условия, патентные документы, каталоги, правила, инструкции и пр. Внутри каждой группы – по времени издания.
Каждое приложение должно начинаться с нового листа с указанием в правом верхнем углу слова «Приложение» и иметь тематический заголовок. При наличии в курсовой, дипломной работе (проекте) более одного приложения они нумеруются арабскими цифрами (без знака №), например: «Приложение 1» и т.д. Нумерация страниц, на которых дается приложение, должна быть сквозной и продолжать общую нумерацию страниц основного текста.
Связь основного текста с приложениями осуществляется через ссылки, которые употребляются со словом «смотри»; оно обычно сокращается и заключается вместе с цифрой в круглые скобки по форме: (см. приложение 4). Каждое приложение, как правило, имеет самостоятельное значение и может использоваться независимо от основного текста.
Отражение приложений в оглавлении курсовой, дипломной работы (проекта) обычно бывает в виде самостоятельной рубрики с полным названием каждого приложения.
Если в качестве приложения используется документ, имеющий самостоятельное значение (например: копия подлинного документа, ранее неопубликованного текста, переписки и т.д.), его вкладывают в дипломную работу (проект) без изменений в оригинале. На титульном листе документа в правом верхнем углу печатают слово «Приложение» и проставляют его номер, а страницы, на которых размещен документ, включают в общую нумерацию страниц курсовой, дипломной работы (проекта).
В приложенияхк курсовой, дипломной работе (проекту) используются таблицы, рисунки, графики и другой иллюстративный материал.
Таблицы представляют собой форму организации материала, позволяющую систематизировать и сократить текст, обеспечить обозримость и наглядность информации. По содержанию таблицы делятся на аналитические и неаналитические. В неаналитических таблицах помещаются, как правило, необработанные статистические данные, необходимые для информации.
Аналитические таблицы являются результатом обработки и анализа цифровых показателей. Правила обозначения таблиц:
· каждая таблица должна иметь название, точно и кратко отражающее ее содержание. Название таблицы помещаются над ней;
· таблицы нумеруются арабскими цифрами порядковой нумерацией в пределах всего текста;
· слово «Таблица» и порядковый номер таблицы помещают над ней в правом верхнем углу над названием таблицы;
· если в тексте имеется одна таблица, то ни нумерационный заголовок, ни слово «Таблица» не пишут.
При использовании схем и блок-схем в курсовой, дипломной работе (проекте) для большей ясности и наглядности требует соблюдения некоторых правил:
· схема должна нести существенную, важную и определяющую информацию;
· схемой можно изображать не только предметы, вещные объекты, но и процессы, коммуникации, траектории и т.п.;
· слово «схема» обычно пишется прописными буквами и не нумеруется.
Результаты обработки статистических и числовых данных можно представить в виде графиков, то есть условных изображений величин и их соотношений через геометрические фигуры, точки и линии. Графики используются как для анализа, так и для повышения наглядности иллюстрируемого материала. Кроме геометрического образа, график должен содержать следующие элементы:
· общий заголовок графика и его порядковый номер;
· словесные пояснения условных знаков и смысла отдельных элементов графического образа;
· оси координат, шкалу с масштабами и числовые сетки;
· числовые данные, дополняющие или уточняющие величину нанесенных на график показателей.
Все иллюстрации в курсовой, дипломной работе (проекте) должны быть пронумерованы. Нумерация их обычно бывает сквозной, т.е. через всю работу. Если иллюстрация в работе единственная, то она не нумеруется. В тексте на иллюстрации делаются ссылки, содержащие порядковые номера, под которыми иллюстрации помещены в курсовой, дипломной работе (проекте). Каждую иллюстрацию необходимо снабжать подрисуночной подписью, которая должна соответствовать основному тексту и самой иллюстрации.
Подпись под иллюстрацией обычно имеет четыре основных элемента:
· наименование графического сюжета, обозначаемого сокращенным словом «Рис.»;
· порядковый номер иллюстрации, который указывается без знака «№» арабскими цифрами;
· тематический заголовок иллюстрации, содержащий текст с характеристикой изображаемого в наиболее краткой форме.
Рукописи, рисунки, фотокопии должны быть без пометок, карандашных исправлений, пятен и загибов, набивка буквы на букву и дорисовка не допускаются.
Особое внимание должно быть обращено на оформление курсовой, дипломной работы. Текст дипломной работы (проекта) может быть выполнен машинописным способом или с применением печатающих и графических устройств ЭВМ. Его качество должно удовлетворять требованиям четкого воспроизведения средствами репрографии. Текст курсовой работы может быть представлен как в рукописном, так и машинописном виде.
Страницы текста нумеруются арабскими цифрами в середине верхнего поля страницы с соблюдением сквозной нумерации по всему тексту. Иллюстрации, таблицы и диаграммы учитываются как страницы текста.
Введение, разделы основной части, заключение, список использованной литературы, вспомогательные указатели и приложения должны начинаться с новой страницы и иметь заголовок, напечатанный прописными буквами. Подразделы, пункты и подпункты располагаются по порядку друг за другом.
Заголовки структурных элементов текста следует располагать в середине строки без точки в конце, не подчеркивая. Подчёркивать заголовки и переносить слова в заголовке не допускается, предлоги и союзы в конце строки не оставляются. Расстояние между заголовками и текстом должно быть не менее 2 интервалов.
Страницы текста курсовой, дипломной работы (проекта), в том числе и распечатки на ПЭВМ, должны соответствовать формату А 4. Объем курсовой работы (проекта) – не менее 30 страниц, дипломной работы (проекта) – не менее 80 страниц текста. Приложения в общий объём не входят.
Текст курсовой, дипломной работы (проекта) следует печатать 14 кеглем, шрифт «Times New Roman», межстрочный интервал – 1,5. Размещать на одной стороне листа бумаги с соблюдением следующих размеров полей: левое не менее 30 мм., правое не менее 10 мм., верхнее не менее 15 мм., нижнее не менее 20 мм. В дипломной работе не допускается использование шрифта разных гарнитур. Возможно выделение фрагментов текста жирным шрифтом, курсивом или подчеркивание, а также разрядка текста.
Подготовленная в соответствии с вышеуказанными требованиями дипломная работа (проект) тиражируется в количестве 2-х экз. в традиционном виде и в электронном виде на диске, оформляются в специальную папку или переплетаются. На электронном носителе указывается фамилия, инициалы студента-исполнителя, тема дипломной работы (проекта), фамилия и инициалы научного руководителя.
