Поняття „спілкування”, „комунікація”, „обмін інформацією” часто вживаються як тотожні. Це зумовлено не тільки їх спільною семантичною основою, багатозначністю як у науковому, так і в буденному розумінні, а й тими функціями, які вони виконують у життєдіяльності особистості, соціальної групи, суспільства.
Існує близько ста різних визначень комунікації. Проте на сьогодні визначення, яке задовольнило б усіх, немає. Наприклад, комунікацію розуміють як процес взаємопов'язаних елементів, які працюють разом, аби досягти необхідного результату або мети (Л.Баркер); як загальний передбачуваний, постійний і завжди наявний процес розподілу значень і допомоги символічній взаємодії (Дж.Майєрс і М.Майєрс); як вид поведінки, пов’язаної з набором комунікативних інтенцій (Дж.Олвуд); як процес прискорення обміну інформацією (Г.Г.Почепцов).
Взагалі процес обміну інформацією під час міжособистісної управлінської взаємодії має характерні суттєві особливості.
По-перше, управлінське спілкування не можна розглядати тільки як передачу інформації якоюсь системою, оскільки на відміну від простого „руху інформації” між двома пристроями ідеться про взаємини двох рівноправних суб'єктів — керівника і працівника: взаємне інформування у виробничому процесі передбачає чітку організацію та налагоджування спільної діяльності.
По-друге, характер обміну інформацією між ними визначається конкретними нормативними документами і тим, що за допомогою чіткої системи знаків вони безпосередньо впливають один на одного, передають професійні знання, інструкції, настанови тощо.
По-третє, комунікативний вплив як результат обміну інформацією можливий лише тоді, коли керівник (комунікатор) і працівник (реципієнт) володіють єдиною або подібними системами кодування і декодування знаків. Це явище в соціальній психології має назву тезаурус - єдина система значень, прийнята всіма членами групи, учасниками конкретного комунікативного процесу. Але іноді, навіть знаючи значення тих самих слів, люди по-різному їх розуміють. Причиною цього можуть бути соціальні, політичні, вікові та інші особливості, так звані бар'єри спілкування (відповідно існує можливість виникнення комунікативних бар'єрів у процесі управлінського спілкування).
По-четверте, міжособистісна взаємодія між керівником і працівниками має свою специфіку і обов'язково характеризується професіональним, особистісним та іншими ефектами, а також виконує конкретні функції (стимулюючу, реагуючу, контролюючу, організуючу тощо).
За характером впливу інформація, що йде від керівника, може бути спонукальною (наказ, прохання, інструкція, порада, розраховані на стимулювання певних дій працівників) та констатуючою.
Залежно від спрямованості інформації виділяють аксіальну (розраховану на окремого отримувача) та ретиальну (адресатами є багато реципієнтів, розосереджених у просторі) комунікацію. Для вивчення ефекту впливу інформації виокремлюють елементи комунікативного процесу.Наприклад, Г.Ласуел у структурі комунікативного процесузазначає п'ять таких елементів:
— хто передає інформацію (комунікатор, передавач інформації);
— що передається (повідомлення або конкретніше — текст);
— як (за допомогою якого каналу);
— кому (аудиторія, реципієнт);
— яким результатом (ефект впливу).
Засоби комунікації. Передача інформації відбувається за допомогою засобів спілкування - знакових систем. Існує кілька систем, які застосовуються в комунікативному процесі й відповідно до яких можна класифікувати засоби комунікації на вербальні та невербальні.
За приблизними даними 70% свого часу людина витрачає на комунікацію. А професійна діяльність у зв’язку із її специфікою передбачає обов'язковий обмін великим обсягом фахової, управлінської та іншої інформації в процесі міжособистісної взаємодії між керівниками та працівниками. Це відбувається за допомогою вербальних і невербальних засобів комунікації, які тісно пов'язані між собою і доповнюють один одного.
