Робота з елементами керування

Для ефективної роботи з компонентами документа використовують елементи керування, такі як Поле со списком, Раскрывающийся список, Выбор даты та ін. Вони вміщені в групі Элементы управления вкладки Разработчик. Для додавання вкладки Разработчик на

стрічку активізують значок (Кнопка «Office»), команду Параметры Word та

 

перемикач Показывать вкладку Разработчик на ленте.

 

Щоб використати в документі команду (Раскрывающийся список), курсор встановлюють у потріб­не місце документа та обирають цю команду в групі Элементы управления. У документ додається шаблон

, в який необхідно ввести інформацію.

Для цього активізують команду

(Свойства элемента управления) і у вікні, що з'являється на екра­ні дисплея (рис. 4.66), використовуючи кнопки Доба­вить, Изменить, Удалить, додають потрібку інформа­цію до елементів списку та його назву.

Рис. 4.66. Додавання елементів у список

Після створення списку, що розгортається, в доку­мент можна додавати інформацію із списку, що має вигляд, зображений нарис. 4.67.

Рис. 4.67. Зміст списку, що розкривається

Елемент керування (Выбор даты) дає змогу

додавати в документ будь-яку дату із календаря у попе­редньо визначеному форматі (рис. 4.68).

 

 

Елементи керування (Формат RTF) та

(Текст) дають змогу створювати поля для введення тек­сту, змістом яких можна керувати»

Установлення полів

У текстовому процесорі Microsoft Word 2007 можна автоматично змінювати певну частину

 

Рис. 4.68. Вставляння поточної дати

документа, об'єднувати їх, створювати документи, які різняться, наприклад, тільки прізвищем одержувача тощо. Для цього використовують поля.

Поле ~ сукупність команду вигляді спеціальних кодів, яку засто­совують для вставляння в документ додаткової інформації (наприклад, номерів сторінок, поточної дати в колонтитулах).

При кожному відкриванні документа, якщо встано­влено відповідний параметр, значення полів можуть змінюватися автоматично. Щоб уникнути зміни зна­чення, поле виділяють, натискають на клавіші Crtl + F11, після чого команда Обновить поле контекстного меню стає неактивною. Для зняття блокування зміни натискають на клавіші Ctrl + Shift + Fll.

Наприклад, у документ потрібно додати поточну дату в такому вигляді: «четвер, 9 жовтня, 2009 рік». Щоб вставити таке поле, у групі Текст вкладки Вставка активізують команди Экспресс-блоки, Поле, внаслідок чого на екрані дисплея з'являється вікно (рис. 4.69), в якому наявні:

1 — перелік категорій полів (для наведеного при­кладу це — Дата и время; категорія Все містить пере­лік усіх типів полів);

2 — вибір потрібного формату поля;

3 — перелік типів полів, які вміщено у вибрану ліво­руч категорію (для наведеного прикладу це — Date);

4 — після активізації кнопки Коды полей, а в наступному вікні — кнопки Параметры можна змінити встановлені параметри поля (для наведеного прикладу вибирають відповідний (повний) формат дати, після чого активізують кнопку Добавить).

Після активізації кнопки ОК у документ вста­вляється значення вибраного типу поля.

Рис. 4.69. Визначення параметрів вибраного поля

Злиття документів

Функцію злиття документів використовують для створення серії однотипних документів, які відрізня­ються лише частково (наприклад, адресою отримувача або його прізвищем тощо). Для реалізації функції злит­тя двох документів необхідно мати два документи:

—- основний, що містить інформацію, незмінну для всіх копій документа, і поля, значення яких автоматич­но змінюються в кожній копії;

— джерело даних, тобто файл з інформацією, яка автоматично вставляється в поля основного документа.

Наприклад, потрібно роз друкувати бланки запро­шень, у яких змінюється тільки прізвище одержувача. Тут основний документ містить текст запрошення, а документ-джерело — перелік прізвищ.

Для створення основного документа відкривають новий документ, у групі Начать слияние вкладки Рас­сылки активізують команду Пошаговый мастер слияния, внаслідок чого на екрані дисплея у правій частині в області задач з'являється додаткове вікно Слияние (рис. 4.70), в якому із переліку (Письма, Кон­верты, Наклейки тощо) (1) обирають потрібний тип документа (наприклад, Письма) й активізують поси­лання Далее. Открытие документа (2).

Рис. 4.70. Створення основного документа

 

У наступному вікні визначають, як створювати документ: на базі поточного документа або вибраного шаблону чи використовуючи наявний документ. Якщо документ не існує, вибирають Текущий документ і активізують посилання Далее. Выбор получателей. У наступному вікні вибирають у групі Выбор получате­лей перемикач Создание списка, в групі Ввести список — посилання Создать.

Наступне вікно Новый список адресов містить пере­лік всіх полів, які можна додати до основного докумен­та. У наведеному прикладі необхідно працювати лише з полем, яке включає тільки прізвища отримувачів. Тому для зручності можна використати кнопку Настройка столбцов (позиція 2 на рис. 4.72) й у вікні Настройка списка адресов (рис. 4.71) з переліку полів вилучити всі непотрібні поля, для цього поле виділя­ють і активізують кнопку Удалить (1). Унаслідок цього для наведеного прикладу залишається одне поле — Фамилия, назву якого змінюють за допомогою кнопки Переименовать (2) на Прізвище. Після виконання всіх дій натискають на кнопку ОК.

Рис. 4.71. Визначення переліку полів, що додаються в основний документ

Знову відкривається вікно Новый список адресов (рис. 4.72) з переліком лише потрібних полів, в які необхідно ввести значення. Для цього послідовно у поле Прізвище вносять прізвища і натискають на кнопку Создать запись (І). По закінченні активізують кнопку ОК і в наступному вікні Сохранение списка адресов визначають ім'я та місце збереження документа й нати­скають на кнопку Сохранить.

 

 

У наступному вікні Получатели слияния перевіря­ють правильність введеної інформації та натискають на кнопку ОК. Знову з'являється вікно з розкритою панел­лю Область задач, в якому активізують посилання Далее. Создание письма. Після цього в поточному доку­менті створюють текст листа (рис. 4.73),

 

Рис. 4.73. Додавання полів злиття в основний документ

Для додавання полів-злиття з необхідними прізви­щами встановлюють курсор у потрібне місце, зокрема після слова Шановний (І), й активізують посилання Другие элементы (3). З'являється вікно Вставка поля слияния (2), яке містить поля для вставки в документ (у наведеному прикладі — лише одне поле із прізвища­ми), обирають потрібне і натискають на кнопку Вста­вить.

Після додавання всіх полів-злиття в основний доку­мент в області задач активізують посилання Далее. Просмотр писем (4). У наступному вікні можна пере­глянути і відкорегувати значення полів-злиття, після чого активізують посилання Далее. Завершение слияния.

У вікні, що з'являється на екрані дисплеї!, можна переглянути всі листи (посилання Изменить часть писем, об'єднати всі записи і переглянути у вікні попе­реднього перегляду) або відразу їх надрукувати (поси­лання Печать).

 

Запитання. Завдання

1. Проаналізуйте параметри абзацу і сторінки, що є спільного і відмінного.

2. Як відбувається розрахунок у таблицях текстового процесора MS Word?

3. Дайте визначення автотексту.

4. Поясніть призначення редактора формул.

5. Проаналізуйте всі засоби проведення форматування шрифту.

6. Охарактеризуйте етапи створення списку ілюстрацій.

7. Доведіть доцільність створення змісту документа.