Державна служба молоді та спорту України 4 страница

171. У разі відсутності автоматизованої форми реєстрації вхідних документів застосовується карткова форма. Основним принципом реєстрації документів за картковою формою є принцип одноразовості, тобто кожен документ реєструється в установі лише один раз.

Кількість примірників карток визначається установою і залежить від рівня централізації організації діловодства, кількості виконавців документа та кількості картотек в установі. Як правило, роздруковуються три примірники карток: два - розміщуються в довідковій і контрольній картотеках, один – передається виконавцю разом із документом.

Картки виготовляються на щільному папері формату А5 (210 х 148 міліметрів) або А6 (105 х 148 міліметрів).

172.У Держмолодьспорті застосовується автоматизована форма реєстрації вхідних документів з використанням комп'ютерної програми АС "Контроль".

У процесі автоматизованої реєстрації вхідних документів формується банк реєстраційних даних Держмолодьспорту. За допомогою автоматизованого реєстраційного банку даних працівники забезпечуються інформацією про всі документи і місце їх розташування.

173. У процесі автоматизованої реєстрації документів, що створюються у Держмолодьспорті (вихідних) оформлюється реєстраційно-контрольна картка із зазначенням обов'язкових реквізитів (додатки 16,17).

Перелік обов'язкових реквізитів реєстраційно-контрольної картки у разі потреби може бути доповнений іншими реквізитами.

Організація передачі документів та їх виконання

174.Для забезпечення ритмічності роботи та своєчасного виконання документів відділ контролю, діловодства та звернень громадян доставляє кореспонденцію Голові Держмолодьспорту двічі на день: о 12 і 16 годині.

Відповідальні за діловодство у приймальнях заступників Голови та у структурних підрозділах одержують кореспонденцію у відділі контролю, діловодства та звернень громадян після11 та 16 години.

175. Зареєстровані документи передаються на розгляд керівництва в день їх надходження або наступного робочого дня у разі надходження документів у неробочий час. Телеграми, телефонограми та інші термінові документи передаються негайно.

Відразу після реєстрації Голові Держмолодьспорту у теці з грифом "Невідкладно" передаються акти органів державної влади, органів влади Автономної Республіки Крим та доручення вищих посадових осіб, запити, звернення народних депутатів України, а також кореспонденція Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, кореспонденція, що надходить від установ вищого рівня.

176. Документи, розглянуті керівництвом, повертаються з відповідною резолюцією до відділу контролю, діловодства та звернень громадян, який здійснює передачу документів структурним підрозділам на виконання.

177. Документ, виконавцями якого є кілька структурних підрозділів, може бути переданий виконавцям у порядку визначення їх в резолюції. У цьому випадку документ передається головному виконавцю, який протягом двох-трьох діб ознайомлюється з ним шляхом проставляння підпису поряд з прізвищем керівника структурного підрозділу, зазначеного у резолюції та, у разі необхідності, знімає ксерокопію для подальшої роботи. Після цього документ передається до відділу контролю, діловодства та звернень громадян для подальшого передавання на опрацювання виконавцям, які зазначені у резолюції. Усі співвиконавці ознайомлюються з документом згідно з визначеним порядком. У разі, якщо документ підлягає терміновому виконанню, він може передаватись одночасно у вигляді копій всім співвиконавцям з передачею оригіналу головному виконавцю, визначеному в резолюції першим.

178. Факт передачі документів виконавцям фіксується шляхом проставляння відповідної відмітки в електронній базі документообігу АС "Контроль" із зазначенням інформації про виконавців, яким передано оригінал документа та його копії.

179. Передача документа з одного структурного підрозділу до іншого в обов'язковому порядку здійснюється через відділ контролю, діловодства та звернень громадян.

Отримання документа виконавцем засвідчується його підписом у спеціальному журналі.

180. Передача документів у межах структурного підрозділу здійснюється через діловода структурного підрозділу.

181. Облік документів (доповідні, службові, заявки, інформації тощо), що передаються з одного структурного підрозділу до іншого, здійснюється шляхом проставляння вихідного номера, зазначеного на документі, у реєстрах, які веде відділ контролю, діловодства та звернень громадян. Реєстрація зазначених документів у структурних підрозділах здійснюється діловодом структурного підрозділу в окремому журналі. Реєстраційний номер складається з індексу структурного підрозділу та порядкового номера.Наприклад: 3.3/15, де -3.3 – індекс структурного підрозділу за номенклатурою справ, а 15 – реєстраційний номер у межах самостійного структурного підрозділу.

182. Відповідальність за виконання документа несуть особи, зазначені у резолюції керівництва, наказі, та працівники, яким безпосередньо доручено виконання.

Головний виконавець організовує роботу співвиконавців, зокрема визначає строки подання ними пропозицій, порядок погодження і підготовки проекту документа.

Співвиконавці відповідають за підготовку на належному рівні та своєчасне подання головному виконавцю пропозицій. У разі несвоєчасного подання пропозицій співвиконавцями головний виконавець інформує про це керівника, який надав доручення.

183. Виконання документа передбачає збирання та опрацювання необхідної інформації, підготовку проекту відповіді на документ чи нового документа, його оформлення, узгодження, подання для підписання (затвердження) керівництву Держмолодьспорту, а також у разі потреби – підготовку для пересилання адресату.

184. Перед поданням проекту документа на підпис відповідному керівникові працівник, який підготував документ, зобов'язаний перевірити правильність його складення та оформлення, посилання на нормативно-правові акти, уточнити цифрові дані, наявність необхідних віз і додатків.

Документ подається на підпис разом з документами, на підставі яких його було складено.

185. Якщо документ надсилається до кількох установ після його реєстрації виконавець організовує виготовлення необхідної кількості примірників.

186. Працівник, відповідальний за виконання документа, у разі відпустки, відрядження, звільнення зобов'язаний передати іншому працівникові за погодженням із своїм безпосереднім керівником усі невиконані документи та поінформувати відділ контролю, діловодства та звернень громадян про передачу документів, виконання яких перебуває на контролі, іншому виконавцеві.

Організація контролю за виконанням документів

187. Контроль за виконанням документів здійснюється з метою забезпечення своєчасного та належного їх виконання.

188. Контроль здійснюється за виконанням усіх зареєстрованих документів, у яких встановлено завдання, а також виконання яких підлягає обов'язковому контролю.

Обов'язково контролюється виконання завдань, передбачених у актах органів державної влади, органів влади Автономної Республіки Крим та дорученнях вищих посадових осіб, надання відповідей на запити, звернення народних депутатів України, а також кореспонденцію Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України,накази та доручення керівництва, рішення колегії, запити на інформацію.

Організацію контролю за виконанням завдань, визначених у актах органів державної влади та дорученнях вищих посадових осіб здійснює перший заступник Голови відповідно до розподілу обов'язків.

189. Безпосередній контроль за виконанням документів покладається на відділ контролю, діловодства та звернень громадян.

У структурних підрозділах безпосередній контроль за виконанням документів здійснює діловод.

Діловоди (секретарі) першого заступника Голови, заступника Голови здійснюють контроль за виконанням завдань, визначених наказами.

Головний спеціаліст з режимно-секретної та мобілізаційної роботи здійснює контроль за своєчасним опрацюванням пропозицій до таємних документів та виконанням завдань, визначених такими документами.

Організаційно-аналітичний сектор здійснює контроль за виконанням доручень, даних на апаратних нарадах у Голови.

Секретар колегії або інший працівник здійснює контроль за виконанням рішень, прийнятих колегією.

190. Строк виконання документа може встановлюватися у нормативно-правовому акті, наказі або резолюції керівництва. Строки виконання документів обчислюються в календарних днях, починаючи з дати реєстрації відділом контролю, діловодства та звернень громадян.

Якщо останній день строку виконання документа припадає на неробочий день, останнім днем строку виконання документа вважається перший день після неробочого дня.

191. Строки можуть бути типовими або індивідуальними.

Типові строки виконання документів установлюються законодавством. Строки виконання основних документів визначено згідно з додатком 18.

Індивідуальні строки встановлюються керівництвом. Кінцевий строк виконання зазначається у тексті документа або резолюції.

192. Документи, в яких не зазначено строк виконання, повинні бути виконані не пізніше ніж за 30 календарних днів з моменту реєстрації документа відділом контролю, діловодства та звернень громадян.

193. Якщо завдання потребує термінового виконання, обов'язково зазначається конкретний кінцевий строк виконання.

194. Співвиконавці зобов'язані подавати пропозиції головному виконавцю протягом першої половини строку, відведеного для виконання доручення, завдання.

195. Індивідуальний строк виконання документа може бути змінений лише за вказівкою посадової особи, яка його встановила, а у разі її відсутності – посадової особи, яка її заміщає.

У разі потреби строк виконання документа може бути продовжено за обґрунтованим проханням виконавця, яке подається не пізніше ніж за три робочих дні до закінчення встановленого строку, а щодо документа, в якому не зазначено строк, – до закінчення тридцятиденного строку від дати його реєстрації.

196. Пропозиція щодо продовження строку виконання завдань, визначених у постановах Верховної Ради України та актах Президента України, що надіслані Кабінетом Міністрів України, подається Секретаріату Кабінету Міністрів України відповідальним виконавцем Держмолодьспорту разом з проектом листа, адресованого відповідно керівникові Апарату Верховної Ради України чи Главі Адміністрації Президента України, за 7 днів до закінчення встановленого строку.

197. У разі зміни строків виконання у відповідному рішенні (резолюції) керівництва проставляються новий строк, дата і підпис.Відповідні зміни вносяться до електронної бази документообігу АС "Контроль".

198. Взяття документа на контроль здійснюється на підставі резолюції Голови, першого заступника і заступника Голови.

199. Контроль за виконанням документів включає взяття документів на контроль, визначення форм і методів контролю, перевірку ходу своєчасного доведення документів до виконавців, попередні перевірки і регулювання стану виконання, зняття документів з контролю, направлення виконаного документа до справи, облік, узагальнення та аналіз результатів виконання документів, інформування керівництва про хід та результати їх виконання.

200. Контроль за виконанням документів здійснюється за допомогою електронної бази документообігу АС "Контроль".

201. Реєстраційно-контрольні картки документів, що перебувають на контролі, групуються в електронній базі АС "Контроль" за кореспондентами, виконавцями та строками виконання документів.

202. На один контрольований документ може бути заведено кілька контрольних завдань залежно від кількості виконавців або строків виконання окремих завдань, зазначених у документі.

203. Дані про хід виконання документа, одержані шляхом запиту по телефону або під час перевірки роботи структурного підрозділу – виконавця, вносяться до реєстраційно-контрольної картки у графу "Зміст". При цьому попередні записи не закреслюються.

204. Автоматизований контроль за виконанням документів здійснюється за допомогою спеціальних комп'ютерних програм або є складовою системи автоматизації діловодства чи системи електронного документообігу.

205. Автоматизований контроль за виконанням документа виключає пошук необхідної інформації, який здійснюється з урахуванням вихідних, вхідних реєстраційних індексів, видів документів, дати, номера документа, виконавця, кореспондента, строку виконання, змісту тощо.

206. Перевірка ходу виконання документів проводиться на всіх етапах проходження документа до закінчення строку його виконання (попереджувальний контроль за допомогою нагадувань) у такому порядку:

завдань на наступний рік – щорічно до 5 грудня;

завдань на наступні місяці поточного року – щомісячно до 5 числа;

завдань на поточний місяць – щотижнево за п'ять днів до закінчення строку.

У разі запровадження в Держмолодьспорті системи електронного документообігу, виконавцю надсилатиметься електронне повідомлення про планову дату виконання документа.

207. Після виконання документ знімається з контролю. Документи вважаються виконаними і знімаються з контролю після виконання завдань, запитів, повідомлення про результати заінтересованим установам і особам або іншого підтвердження виконання (доповідна, резолюція).

Зняти документ з контролю може тільки Голова, перший заступник Голови, заступник Голови, які встановили контрольний строк у резолюції.

Для цього виконавець подає до відділу контролю, діловодства та звернень громадян оригінальний примірник документа, який необхідно зняти з контролю, з усіма резолюціями керівництва, завізованими посадовими особами, які в них зазначені, та копіями відповідей, що супроводжували вирішення питань, порушених у завданні. Спеціаліст відділу діловодства та контролю здійснює перевірку відповіді на відповідність її тому завданню, яке визначено у дорученні, вносить дані до картотеки комп'ютерної бази даних і направляє документ із копіями відповідей до справи.

Дані про виконання документа і зняття його з контролю вносяться до реєстраційно-контрольної картки електронної бази АС "Контроль".

208. Днем виконання завдань, визначених в актах органів державної влади, органів влади автономної Республіки Крим і дорученнях вищих посадових осіб, та виконання запитів, звернень народних депутатів України, а також кореспонденції Верховної Ради України вважається день реєстрації в Держмолодьспорті вихідних документів про виконання завдань.

209. Інформація про результати виконання взятих на контроль документів здійснюється автоматизовано електронною базою АС "Контроль" і подається керівництву станом на перше число кожного місяця (додаток 19).

Автоматизований контроль за виконанням документів передбачає автоматичне формування відомостей про їх виконання.

210. Щотижнево надсилаються до структурних підрозділів – виконавців переліки документів, не виконаних у встановлений строк.

Інформаційно-довідкова робота з документами

211. Інформаційно-довідкова робота з документами полягає в пошуку необхідних документів з використанням автоматизованого банку реєстраційних даних.

212. У разі можливого використання карткової форми реєстрації документів друкується необхідна кількість реєстраційно-контрольних карток, з яких складаються самостійні картотеки.

Кількість картотек визначається з урахуванням рівня централізації реєстраційних і пошукових операцій, а також специфіки діяльності Держмолодьспорту.

213. Для підвищення ефективності роботи пошукової системи відділом контролю, діловодства та звернень громадян розроблені такі класифікаційні довідники:

класифікатор з питань діяльності Держмолодьспорту;

класифікатор видів документів;

класифікатор кореспондентів;

класифікатор виконавців і контролерів;

класифікатор структурних підрозділів.

Необхідність розроблення та впровадження класифікаційних довідників, а також їх доповнення визначається відділом контролю, діловодства та звернень громадян.

214. Пошук конкретного документа з використанням автоматизованого банку даних здійснюється за реквізитами (назва виду документа, дата прийняття, номер документа, автор документа тощо) або за контекстом (ключовим словом або фразою).

Порядок опрацювання та надсилання вихідних документів

215. Вихідні документи надсилаються адресатам з використанням засобів поштового зв'язку, електрозв'язку, а також кур'єром.

216. Опрацювання документів для відправлення поштовим зв'язком здійснюється відділом контролю, діловодства та звернень громадян відповідно до Правил надання послуг поштового зв'язку.

217. Відправлення не великих (до трьох аркушів) за обсягом електронних документів у сканованій формі без електронного цифрового підпису здійснюється відділом контролю, діловодства та звернень громадян, а відправлення великих за обсягом електронних документів у сканованій формі без електронного цифрового підпису та відправлення документів факсом – їх виконавцями.

218. У разі надсилання факсограм і документів у сканованій формі без електронного цифрового підпису обов'язково надсилається оригінал документа в паперовій формі.

219. Інформаційні, телекомунікаційні та інформаційно-телекомунікаційні системи повинні забезпечувати захист від несанкціонованих дій, які можуть призвести до випадкових або умисних змін чи знищення інформації.

220. Вихідні документи опрацьовуються і надсилаються централізовано відділом контролю, діловодства та звернень громадян в день їх надходження від структурних підрозділів – виконавців або не пізніше наступного робочого дня.

221. Не допускається надсилання або передача документів без їх реєстрації у відділі контролю, діловодства та звернень громадян.

222. Під час приймання від виконавців вихідних документів працівники відділу контролю, діловодства та звернень громадян зобов'язані перевірити:

правильність оформлення документа (склад і розміщення в ньому всіх реквізитів);

наявність і правильність зазначення адреси;

наявність на документі відмітки про додатки;

наявність усіх необхідних підписів на документі та додатках до нього;

наявність віз та підписів на копії вихідного документа та додатках до нього, що залишається у справі Держмолодьспорту;

наявність і повноту додатків;

відповідність кількості примірників кількості адресатів.

223. На оригіналах документів, які підлягають поверненню, на верхньому правому полі першої сторінки ставиться штамп "Підлягає поверненню".

224. Документи, що надсилаються одночасно одному і тому ж адресатові, вкладаються в один конверт (упакування). На конверті проставляються реєстраційні індекси всіх документів, які містяться у конверті та складається реєстр відправлень, який залишається у справі Держмолодьспорту.

225. Документи, що адресуються постійним кореспондентам, рекомендується відправляти у конвертах із зазначенням адреси одержувача та відправника, що виготовляються заздалегідь машинописним або друкарським способом.

226. Документи, що доставляються кур'єром, передаються адресатам під розписку у відповідному реєстрі.

227. Досилання або заміна розісланого раніше документа здійснюється за вказівкою керівника, який підписав документ, або начальника відділу контролю, діловодства та звернень громадян.

228. Виконавці зобов'язані передавати вихідні документи та інші поштові відправлення до відділу контролю, діловодства та звернень громадян. Документи, які подані до 13.00 відправляються в цей же день, а після 13.00 – наступного робочого дня.

ІV. Систематизація та зберігання документів у діловодстві

Складення номенклатури справ

229. Номенклатура справ – це систематизований перелік назв (заголовків) справ, що формуються в діловодстві Держмолодьспорту, із зазначенням строків зберігання справ.

230. Номенклатура справ призначена для встановлення єдиного порядку формування справ, забезпечення їх обліку, оперативного пошуку документів за їх змістом і видом, визначення строків зберігання справ і є основою для складення описів справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, а також для обліку справ тимчасового (до 10 років включно) зберігання.

231. У Держмолодьспорті складаються номенклатури справ структурних підрозділів (додаток 20) і зведена номенклатура справ (додаток 21).

Номенклатура справ структурного підрозділу розробляється не пізніше 15 листопада поточного року діловодом структурного підрозділу, на підставі документів з усіх питань його діяльності із залученням фахівців, які працюють в підрозділі.

Зведена номенклатура справ складається відділом контролю, діловодства та звернень громадян на основі номенклатур справ структурних підрозділів.

232. Зведена номенклатура справ Держмолодьспорту схвалюється комісією з проведення експертизи цінності документів (далі – експертна комісія) та погоджується експертно-перевірною комісією Центрального державного архіву вищих органів влади та управління України один раз на п'ять років або невідкладно у разі зміни структури, після чого затверджується першим заступником Голови.

233. Зведена номенклатура справ складається у чотирьох примірниках, на кожному з яких повинен бути заповнений гриф погодження з Центральним державним архівом вищих органів влади та управління України. Перший (недоторканий) примірник зведеної номенклатури справ зберігається у відділі контролю, діловодства та звернень громадян, другий використовується відділом контролю, діловодства та звернень громадян як робочий, третій зберігається в архіві Держмолодьспорту, для здійснення контролю за формуванням справ у структурних підрозділах, четвертий – надсилається до Центрального державного архіву вищих органів влади та управління України.

Структурні підрозділи Держмолодьспорту отримують витяги з відповідних розділів затвердженої зведеної номенклатури справ для використання у роботі.

234. Зведена номенклатура справ Держмолодьспорту щороку (не пізніше грудня) уточнюється та вводиться в дію з 1 січня наступного календарного року.

235. До номенклатури справ включаються назви справ, що формуються та відображають усі ділянки роботи, яка документується в Держмолодьспорті, зокрема справи постійних та тимчасово діючих комісій, рад тощо. До номенклатури справ вносяться також назви справ, що ведуться лише в електронній формі.

236. Графи номенклатури справ заповнюються таким чином.

У графі 1 проставляється індекс кожної справи. Індекс справи структурного підрозділу складається з індексу структурного підрозділу та порядкового номера справи в межах підрозділу. Наприклад: 7-12, де 7 – індекс самостійного відділу; 12 – порядковий номер справи, або 3.3-07, де 3.3 – індекс відділу у складі департаменту (управління), 07 – порядковий номер справи.

За наявності у справі томів (частин) індекс ставиться на кожному томі, наприклад: т. 1, т. 2 тощо.

У графу 2 включаються заголовки справ (томів, частин).

Заголовок справи повинен чітко у стислій узагальненій формі відображати склад і зміст документів справи.

Не дозволяється вживання в заголовках справ неконкретних формулювань ("різні матеріали", "загальне листування", "вхідна кореспонденція", "вихідна кореспонденція" тощо), а також вставних слів і складних синтаксичних зворотів.

Під час формулювання заголовків справ враховуються такі ознаки формування справ, як номінальна, авторська, кореспондентська, предметно-питальна, хронологічна, географічна. Документи формуються у справи на основі окремої ознаки або сполучення ознак.

Заголовок справи складається з елементів, що розміщуються у такій послідовності: назва виду справи (листування, журнал, книга тощо) чи виду документів у справі (накази, протоколи, акти тощо); автор документів (найменування установи, структурного підрозділу); кореспондент або адресат (найменування установи, до якої адресовані або від якої надійшли документи); короткий зміст документів справи (питання, з якого формується справа); назва регіону (території), з якою пов'язаний зміст документа; дата (період), до якої належать документи справи; вказівки на наявність копій документів у справі (у разі потреби).

У заголовках особових та інших справ, що містять документи з одного питання, пов'язані послідовністю ведення процедур діловодства, вживається термін "справа", наприклад: "Особова справа".

У заголовках справ, що містять документи з одного питання, не пов'язані послідовністю ведення процедур діловодства, вживається термін "документи", а після нього в дужках зазначаються основні види документів справи, наприклад: "Документи (плани, анкети, довідки) про проведення огляду стану діловодства та архівної справина державних підприємствах, установах та організаціях, що належать до сфери управління Держмолодьспорту".

Термін "документи" вживається також у заголовках справ, що містять документи-додатки до наказів або листів.

У заголовках справ, призначених для групування документів одного виду, зазначається вид документа у множині та автор документів, наприклад: "Протоколи засідань колегії Державної служби молоді та спорту України".

У заголовках справ, що містять листування з кореспондентами, однорідними за характером діяльності, такі кореспонденти не перелічуються, а зазначається їх узагальнене найменування, наприклад: "Листування з обласними управліннями з питань молодіжної політики".

У заголовках справ, що містять листування з різними кореспондентами, такі кореспонденти не зазначаються, наприклад: "Листування про організацію семінару з підвищення кваліфікації працівників кадрових служб".

У заголовках справ, що містять планово-звітну документацію, зазначається період (місяць, квартал, півріччя, рік), в якому планується створення документів, або період їх фактичного виконання, наприклад:

1. Єдиний календарний план фізкультурно-оздоровчих та спортивних заходів України на 2012 рік;

2. Звіт про використання бюджетних коштів Держмолодьспортом за 2011 рік.

Якщо справа складається з кількох томів або частин, формулюється загальний заголовок справи, а потім у разі потреби – заголовок кожної справи.

Під час розміщення заголовків справ у номенклатурі враховується важливість документів, включених до справи, їх взаємозв'язок. На початку розміщуються заголовки справ щодо документів, які надійшли від органів вищого рівня, далі – щодо організаційно-розпорядчої документації, планово-звітної документації, листування, обліково-довідкових видів документів. У кожній з цих груп документи також розміщуються з урахуванням важливості та строків зберігання.

Графа 3 номенклатури заповнюється наприкінці календарного року.

У графі 4 номенклатури зазначаються строки зберігання справ, номери статей за переліком документів із строками зберігання.

У графі 5 "Відмітка" робляться позначки про перехідні справи; про справи, що ведуться в електронній формі; про посадових осіб, відповідальних за формування справ; про передачу справ до архіву Держмолодьспорту чи інших установ для їх продовження тощо.

237. Наприкінці року номенклатура справ закривається з підсумковим записом про їх кількість.

Формування справ

238. Формування справ – це групування виконаних документів у справи відповідно до номенклатури справ.

239. У Держмолодьспорті справи формуються децентралізовано, тобто в структурних підрозділах.

240. Під час формування справ слід дотримуватися таких загальних правил: вміщувати у справи тільки виконані документи відповідно до заголовків справ в номенклатурі; групувати у справи документи, виконані протягом одного календарного року, за винятком перехідних справ (ведуться протягом кількох років), особових справ; вміщувати у справи лише оригінали або у разі їх відсутності засвідчені в установленому порядку копії документів; не допускати включення до справ чорнових, особистих документів, розмножених копій та документів, що підлягають поверненню; окремо групувати у справи документи постійного і тимчасового зберігання; за обсягом справа не повинна перевищувати 250 аркушів (30-40 міліметрів завтовшки).

241. Документи групуються у справи в хронологічному та/або логічному порядку.

242. Положення, правила, інструкції тощо, затверджені наказами, групуються разом із зазначеними документами.