Державна служба молоді та спорту України 1 страница

ЗАТВЕРДЖЕНО

наказ Держмолодьспорту

12.06.2012 № 2525

 

ІНСТРУКЦІЯ

з діловодства у Державній службі молоді та спорту України

 

І. Загальні положення

 

1. Інструкція з діловодства у Державній службі молоді та спорту України (далі – Інструкція) встановлює єдині вимоги до документування управлінської інформації та організації роботи з документами в Держмолодьспорті незалежно від способу фіксації та відтворення інформації, яка міститься в документах, включаючи їх підготовку, реєстрацію, облік і контроль за виконанням до відправлення чи передачі до архіву.

2. Порядок організації електронного документообігу із застосуванням електронного цифрового підпису, роботи з електронними документами в діловодстві Держмолодьспорту, здійснення діловодства стосовно документів, що містять інформацію з обмеженим доступом, здійснення діловодства за зверненнями громадян, запитами на інформацію визначаються окремими нормативно-правовими актами.

3. Викладені в Інструкції правила і рекомендації до порядку здійснення процесів діловодства розроблені відповідно до положень Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 30 листопада 2011 року № 1242 та національних стандартів на організаційно-розпорядчу документацію (далі – національні стандарти).

Технології автоматизованого опрацювання задокументованої інформації в Держмолодьспорті повинні відповідати вимогам Інструкції.

4. Відповідальність за організацію діловодства в Держмолодьспорті несе перший заступник Голови згідно з розподілом обов'язків.

За зміст, якість підготовки та оформлення на належному рівні документів, що розробляються на виконання завдань, визначених у законах України, постановах Верховної Ради України, актах та дорученнях Президента України, актах Кабінету Міністрів України, дорученнях Прем'єр-міністра України, (далі – акти органів державної влади та доручення вищих посадових осіб), а також відповідей на запити і звернення народних депутатів України та депутатів місцевих рад, кореспонденцію Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України (далі – запити, звернення, а також кореспонденція Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України), погодження проектів нормативно-правових актів відповідають перший заступник Голови та заступник Голови згідно з розподілом функціональних обов'язків.

За зміст, якість підготовки та оформлення на належному рівні інших документів, а також організацію діловодства та зберігання документів у структурних підрозділах Держмолодьспорту відповідають їх керівники.

5. Організація діловодства в Держмолодьспорті покладається на відділ контролю, діловодства та звернень громадян департаменту з питань молоді та комунікацій (далі – відділ контролю, діловодства та звернень громадян).

6. Основним завданням відділу контролю, діловодства та звернень громадян є встановлення в Держмолодьспорті єдиного порядку документування управлінської інформації і роботи з документами із застосуванням сучасних автоматизованих систем, методичне керівництво і контроль за дотриманням установленого порядку роботи з документами в структурних підрозділах. Відділ контролю, діловодства та звернень громадян відповідно до покладених на нього завдань:

розробляє інструкцію з діловодства та номенклатуру справ;

здійснює реєстрацію та веде облік документів;

організовує документообіг, формування справ, їх зберігання та підготовку до передачі особі, відповідальній за ведення архіву Держмолодьспорту;

забезпечує впровадження та контролює дотримання структурними підрозділами вимог цієї Інструкції, Регламенту Держмолодьспорту та національних стандартів;

вживає заходів до зменшення обсягу службового листування в Держмолодьспорті, а також на державних підприємствах, в установах та організаціях, що належать до сфери управління Держмолодьспорту;

проводить регулярно перевірку стану діловодства в структурних підрозділах Держмолодьспорту, а також на державних підприємствах, в установах та організаціях, що належать до сфери її управління;

бере участь у впровадженні та використанні інформаційно-телекомунікаційної системи діловодства в Держмолодьспорті;

здійснює контроль за своєчасним розглядом та проходженням документів у Держмолодьспорті;

забезпечує дотримання єдиних вимог щодо підготовки документів та організації роботи з ними в умовах електронного документообігу;

проводить аналіз інформації про документообіг, необхідної для прийняття управлінських рішень;

організовує збереження документаційного фонду Держмолодьспорту та користування ним;

ініціює та бере участь в організації підвищення кваліфікації працівників Держмолодьспорту з питань діловодства;

засвідчує гербовою печаткою документи, підписані керівництвом Держмолодьспорту.

7. На відділ контролю, діловодства та звернень громадян покладається підготовка типової інструкції з діловодства, типової (примірної) номенклатури справ для державних підприємств, установ та організацій, що віднесені до сфери управління Держмолодьспорту, відомчих (галузевих) переліків документів із зазначенням строків зберігання та погодження таких документів із Центральним державним архівом вищих органів влади та управління України.

8. Організація діловодства в структурних підрозділах Держмолодьспорту покладається на спеціально призначену для цього особу (далі – діловод).

У приймальні першого заступника Голови, заступника Голови за організацію роботи з документами відповідає спеціаліст, який там працює (секретар), на якого покладаються функції діловода. Функції діловодів визначено згідно з додатком 1.

 

ІІ. Документування управлінської інформації

 

Загальні вимоги доствореннядокументів

 

9. Документування управлінської інформації у Держмолодьспорті полягає у створенні документів, в яких фіксується з дотриманням установлених правил інформація про управлінські дії.

10. Право на створення, підписання, погодження, затвердження документів визначається актами законодавства, положенням про Державну службу молоді та спорту України, положеннями про структурні підрозділи і посадовими інструкціями.

11. У Держмолодьспорті визначається сукупність документів (накази, листи, рішення, протоколи, договори, угоди тощо), передбачених номенклатурою справ, необхідних і достатніх для документування інформації про її діяльність.

З питань, що становлять взаємний інтерес і належать до компетенції різних установ, можуть створюватись спільні документи (листи, накази, договори, угоди тощо).

12. Управлінська діяльність Держмолодьспорту здійснюється шляхом видання наказів, що визначено Положенням про Державну службу молоді та спорту України, затвердженим Указом Президента України від 31 травня 2011 року № 636, а також рішень, протоколів тощо, що зумовлюється компетенцією посадової особи та порядком прийняття управлінського рішення (на підставі єдиноначальності або колегіальності).

13. Документ повинен спрямовуватись на виконання, покладених на Держмолодьспорт, завдань і функцій.

14. Управлінська документація, що утворюється в процесі діяльності Держмолодьспорту поділяється на класи, які визначаються згідно з Державним класифікатором управлінської діяльності (далі – ДКУД) та орієнтовані на забезпечення оброблення інформації із застосуванням засобів комп'ютерної техніки та прогресивних інформаційних технологій.

Одним із класів управлінської документації, що забезпечує організацію процесів управління, є організаційно-розпорядча документація. Реквізити організаційно-розпорядчої документації та порядок їх розташування визначаються ДСТУ 4163-2003 "Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів" (далі – ДСТУ 4163-2003).

15. Документ, що складається в Держмолодьспорті, повинен містити обов'язкові для певного його виду реквізити, що розміщуються в установленому порядку, а саме: повне та скорочене відтворення найменування Державної служби молоді та спорту України, назву виду документа (крім листів), дату, реєстраційний індекс документа, заголовок до тексту, текст, підпис.

Під час підготовки та оформлення документів можуть застосовуватись не тільки обов'язкові, а також інші реквізити, якщо це відповідає призначенню документа або способу його опрацювання.

16. З метою підвищення ефективності та оперативності організації роботи з документами однакові за змістом документи можуть бути уніфіковані шляхом розроблення трафаретних текстів, які включаються до збірника (альбому) уніфікованих (типових) форм документів Держмолодьспорту.

17.Держмолодьспорт здійснює діловодство, веде документацію і листування державною мовою, крім випадків, передбачених законодавством про мови в Україні.

Документи, які надсилаються іноземним адресатам, оформлюються українською мовою або мовою держави-адресата, або однією з мов міжнародного спілкування.

18. Оформлення документів, що виготовляються за допомогою друкувальних засобів, здійснюється відповідно до вимог, зазначених у додатку 2.

Окремі внутрішні документи (заяви, пояснювальні та доповідні записки тощо), дозволяється оформлювати рукописним способом.

 

Бланки документів

 

19. Організаційно-розпорядчі документи повинні оформлятися на бланках Декржмолодьспорту згідно з вимогами цієї Інструкції.

Для виготовлення бланків використовуються аркуші паперу формату А4 (210 х 297 міліметрів). Дозволяється використовувати аркуші паперу формату А5 (210 х 148 міліметрів та А3 (297 х 420 міліметрів) – для оформлення документів у вигляді таблиць і А6 (105 х 148 міліметрів) – для резолюцій (доручень).

Складання документів на папері довільного формату не дозволяється.

Бланки документів повинні мати такі поля (міліметрів):

30 - ліве;

10 - праве;

20 - верхнє та нижнє.

Бланки кожного виду виготовляються на основі поздовжнього розміщення реквізитів. Реквізити заголовка розміщуються центрованим (початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж зони розташування реквізитів). У разі необхідності допускається виготовлення бланка на основі кутового розміщення реквізитів центровим або прапоровим (кожний рядок реквізиту починається від лівої межі зони розташування реквізитів) способом.

20. У Держмолодьспорті використовуються такі бланки документів:

бланки для листів (додаток 3);

бланк для наказів (додаток 4).

Виготовлення бланків конкретних видів документів допускається, якщо їх кількість перевищує 200 одиниць на рік.

21. У Держмолодьспорті розробляються бланки для резолюцій Голови, першого заступника Голови, заступника Голови, а також можуть розроблятися бланки для резолюцій керівника структурного підрозділу чи посадової особи, які мають право підписувати в межах їх повноважень.

22. У разі необхідності листування з постійними іноземними кореспондентами, можна виготовляти бланки, реквізити яких зазначаються двома мовами: ліворуч – українською, праворуч – іноземною. Державний Герб України на таких бланках проставляються у центрі верхнього поля. Бланки, що містять реквізити, викладені іноземною мовою, використовувати в межах України не рекомендується.

23. Бланки документів повинні виготовлятися друкарським способом на білому папері високої якості фарбами насичених кольорів.

Бланки можуть виготовлятись також за допомогою комп'ютерної техніки.

24. Види бланків, що використовуються в Держмолодьспорті, та порядок їх обліку, зберігання і використання, визначаються цією Інструкцією (додаток 5).

Обов'язковому обліку підлягають пронумеровані бланки.

Порядкові номери проставляються нумератором, друкарським або іншим способом на нижньому полі зворотного боку бланка або на лівому полі лицьового боку бланка.

Рішення про необхідність обліку бланків, виготовлених у Держмолодьспорті за допомогою комп'ютерної техніки, приймає перший заступник Голови згідно з розподілом обов'язків. Особи, які персонально відповідають за облік, зберігання та використання бланків, визначаються наказом Голови.

25. Деякі внутрішні документи (заяви працівників, пояснювальні та доповідні записки, довідки тощо) та документи, що створюються від імені кількох установ (спільні листи, накази тощо) оформлюються не на бланках.

Доповідна записка керівництву Держмолодьспорту готується структурним підрозділом згідно з додатком 6 з метою подання висновків та пропозицій щодо визначення можливих шляхів вирішення питання, інформування про результати виконання роботи, ситуацію, що склалася, тощо. Доповідну записку підписує керівник структурного підрозділу.

 

Оформлення реквізитів документів

 

26. Під час підготовки організаційно-розпорядчих документів працівники Держмолодьспорту оформляють їх з урахуванням вимог ДСТУ 4163-2003.

 

Зображення Державного Герба України

27. Зображення Державного Герба України розміщується на бланках документів відповідно до постанови Верховної ради України від 19 лютого 1992 р. № 2137-ХІІ "Про Державний герб України".

Зображення Державного Герба України розміщується на верхньому полі бланка з кутовим розташуванням реквізитів над серединою найменування установи – Державної служби молоді та спорту України, а на бланках із поздовжнім розташуванням реквізитів - у центрі верхнього поля. Розмір зображення: висота 17 міліметрів, ширина – 12 міліметрів.

Коди

 

28. Код Держмолодьспорту проставляється згідно з Єдиним державним реєстром підприємств та організацій України (ЄДРПОУ).

На бланках для листів зазначений код розміщується після реквізиту "Довідкові дані про установу".

29. Код форми документа (за наявності) розміщується згідно з ДКУД вище назви виду документа.

Рішення щодо необхідності фіксування коду форми документа приймає Голова Держмолодьспорту окремо щодо кожного виду документа.

 

Найменування установи

30. На бланках Держмолодьспорту, що виготовляються друкарським способом або за допомогою комп'ютерної техніки повне найменування повинне відповідати найменуванню, зазначеному в положенні про неї. Скорочене найменування вживається у разі, коли воно офіційно зафіксовано в положенні. Скорочене найменування розміщується (у дужках або без них) нижче повного окремим рядком у центрі документа.

 

Довідкові дані про установу

31. Довідкові дані про Держмолодьспорт містять: поштову адресу, номери телефонів, телефаксів, рахунків у банку, адресу електронної пошти тощо. Довідкові дані розміщуються нижче найменування.

Реквізити поштової адреси зазначаються в такій послідовності – назва вулиці, номер будинку, назва населеного пункту, поштовий індекс.

 

Назва виду документа

32. Назва виду документа (наказ, рішення, доповідна записка тощо) зазначається на загальному бланку друкованим чи машинописним способом і повинна відповідати назвам, передбаченим ДКУД.

 

Дата документа

33. Датою документа є відповідно дата його підписання, затвердження, прийняття, реєстрації або видання. Дата зазначається арабськими цифрами в один рядок у такій послідовності: число, місяць, рік. Дата оформляється цифровим або словесно-цифровим способом. У разі оформлення дати цифровим способом число і місяць проставляються двома парами цифр, розділеними крапкою; рік – чотирма цифрами, крапка наприкінці не ставиться. Наприклад: 02.03.2011.

У текстах нормативно-правових актів та посиланнях на них і документах, що містять відомості фінансового характеру, застосовується словесно-цифровий спосіб зазначення дат з проставлянням нуля в позначенні дня місяця, якщо він містить одну цифру, наприклад: 02 квітня 2011 року. Дозволяється вживати слово "рік" у скороченому варіанті "р.", наприклад: 03 червня 2011 р.

Якщо документ складено не на бланку, дата зазначається нижче підпису ліворуч. Дата документа проставляється посадовою особою, яка його підписує або затверджує.

Обов'язковому датуванню і підписанню підлягають усі службові відмітки на документах, пов'язані з їх проходженням та виконанням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа і направлення його до справи).

На документі, виданому двома або більше установами, зазначається одна дата, яка відповідає даті останнього підпису.

Реєстраційний індекс документів

 

34. Індексація документів полягає у присвоєнні їм умовних позначень – індексів, які надаються документам під час їх реєстрації.

Складові частини реєстраційного індексу відокремлюються одна від одної правобічною похилою рискою.

Для вхідних документів реєстраційний індекс складається з індексу кореспондента (додаток 7)тапорядкового номера документа у межах групи документів, наприклад: 3/798, де 3- індекс кореспондента, а 798 – порядковий номер.

У вихідного документа (листа) реєстраційний індекс складається з індексу структурного підрозділу за номенклатурою справ та порядкового номера, наприклад: 3.3/258, де 3.3 – індекс структурного підрозділу, а 258 – порядковий номер.

З метою розрізнення груп документів до реєстраційного індексу може додаватися відмітка, яка складається з літер, наприклад: 3.3/517 ДСК, де ДСК застосовується для позначення документів з грифом "Для службового користування".

Якщо документ підготовлено двома чи більше установами (спільні листи, накази тощо), реєстрація здійснюється шляхом проставляння реєстраційного номера кожної з цих установ, які проставляються через правобічну похилу риску в послідовності, в якій визначено авторів підписання документа, наприклад: 41/68 – для спільних наказів або 3.3/450 / 02-11/208 – для спільних листів.

Місце розташування реєстраційного індексу на документі залежить від виду бланка та виду документа.

У разі застосування автоматизованої системи реєстрації документів може використовуватись штрих-код. Для вихідних документів штрих-код включає реєстраційний індекс і дату документа та розташовується у межах, зазначених у ДСТУ 4163-2003 для реквізитів бланку, а саме: з кутовим розташуванням реквізитів – 73 міліметри від початку першого реквізиту, з поздовжнім – 77 міліметрів.

 

Посилання на реєстраційний індекс і дату

35. Для вихідних документів посилання на реєстраційний індекс і дату документа включає в себе реєстраційний індекс і дату того документа, на який дається відповідь. Цей реквізит є обов'язковим і розташовується нижче або на рівні реєстраційного індексу у спеціально відведеному місці на бланку.

 

Місце складення або видання

36. Відомості про місце складення або видання зазначаються на всіх документах, крім листів. Зазначені відомості оформляються відповідно до адміністративно-територіального поділу України. Якщо відомості про географічне місцезнаходження входять до найменування установи, цей реквізит не зазначається.

 

Гриф обмеження доступу

 

37. Гриф обмеження доступу до документа ("Для службового користування", "Таємно", "Цілком таємно", "Особливої важливості") оформляється згідно з відповідними нормативними актами і розташовується у правій частині верхнього поля документа вище реквізиту "Адресат" або "Гриф затвердження".

Адресат

 

38. Документи адресуються установі, її структурним підрозділам або конкретній посадовій особі. У разі адресування документа установі або її структурним підрозділам без зазначення посадової особи їх найменування наводяться у називному відмінку, наприклад:

Національне агентство з питань

державної служби

 

Якщо документ надсилається посадовій особі, найменування установи та її структурного підрозділу наводяться у називному відмінку, а посада і прізвище адресата – у давальному, наприклад:

 

Державна архівна служба

Фінансово-економічне управління

Начальнику управління

прізвище, ініціали (ініціал імені)

 

У разі коли документ адресується керівникові установи або його заступникові, найменування установи входить до складу найменування посади адресата, яке наводиться у давальному відмінку, наприклад:

 

Голові Державної митної служби

прізвище, ініціали (ініціал імені)

 

Якщо документ адресується кільком однорідним за характером діяльності установам, зазначається узагальнене найменування адресатів, наприклад:

 

Державні підприємства, установи

та організації, що віднесені до сфери

управління Держмолодьспорту

 

Документ не повинен мати більше чотирьох адресатів. Слово "копія" перед найменуванням другого, третього, четвертого адресатів не ставиться. У разі надсилання документа більше ніж чотирьом адресатам складається список на розсилку із зазначенням на кожному документі тільки одного адресата.

Реквізит "Адресат" може включати адресу. Порядок і форма запису відомостей про адресу установи повинні відповідати Правилам надання послуг поштового зв'язку, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 5 березня 2009 р. № 270 (Офіційний вісник України, 2009 р., № 23, ст. 750). Повна адреса зазначається у разі надсилання документа разовим кореспондентам, наприклад:

 

Благодійний фонд

"Козацький добробут"

 

вул. В.Касіяна, буд. 2-Б,

м. Київ, 03191

У разі надсилання документа фізичній особі спочатку зазначається у називному відмінку прізвище, ім'я та по батькові (ініціали чи ініціал імені), потім поштова адреса, наприклад:

Гончарук Олександр Сергійович

вул. Т.Шевченка, буд. 3а, кв.1,

м. Київ, 03178

 

У разі надсилання документа органам законодавчої і виконавчої влади, постійним кореспондентам їх поштова адреса на документах не зазначається.

 

Гриф затвердження документа

39. У Держмолодьспорті документ затверджується Головою, першим заступником Голови, заступником Голови, до повноважень яких належить вирішення питань, наведених у такому документі, або наказом Держмолодьспорту. Нормативно-правові акти (положення, інструкції, правила, порядки тощо) затверджуються наказом Держмолодьспорту.

Перелік документів, що затверджуються з проставлянням грифа затвердження наведено у додатку 8.

Якщо документ затверджується конкретною посадовою особою, гриф затвердження складається із слова "ЗАТВЕРДЖУЮ", найменування посади, підпису, ініціалів (ініціалу імені) і прізвища особи, яка затвердила документ, дати затвердження. Наприклад:

ЗАТВЕРДЖУЮ

 

Голова Державної служби

молоді та спорту України

_____________________Р.С.Сафіуллін

(Підпис)

Дата

 

У разі коли документ затверджується наказом, протоколом, рішенням, то гриф затвердження складається із слова "ЗАТВЕРДЖЕНО", назви виду документа, яким затверджується створений документ, у називному відмінку із зазначенням його дати і номера. Наприклад:

ЗАТВЕРДЖЕНО

 

Наказ Державної служби

молоді та спорту України

12.05. 2012 № 1498

 

Гриф затвердження розміщується у правому верхньому кутку першого аркуша документа.

У разі затвердження документа кількома посадовими особами грифи затвердження розташовуються на одному рівні.

 

Резолюція

 

40. Резолюція – це напис на документі, зроблений Головою Держмолодьспорту, першим заступником Голови, заступником Голови, який містить стислий зміст прийнятого ними рішення щодо виконання документа.

Резолюція складається з таких елементів: прізвище, ініціали (ініціал імені) виконавця (виконавців) у давальному відмінку, зміст доручення, строк виконання, особистий підпис, дата.

Якщо доручення надано кільком керівникам структурних підрозділів, головним виконавцем документа є зазначений першим керівник, якому надається право скликати інших виконавців та координувати їх роботу. Виконавці, зазначені у резолюції керівництва, підтверджують ознайомлення з завданням шляхом проставлення підпису поряд з власним прізвищем.

Перший заступник Голови, заступник Голови дають доручення підпорядкованим структурним підрозділам згідно з розподілом обов'язків між керівництвом Держмолодьспорту.

На документах із строками виконання, які не потребують додаткових вказівок, у резолюції зазначаються виконавець, підпис автора резолюції, дата.

Резолюція проставляється безпосередньо на документі нижче реквізиту "Адресат" паралельно до основного тексту. Якщо місця для резолюції недостатньо, її можна проставляти на вільному від тексту місці у верхній частині першого аркуша документа з лицьового боку, але не на полі документа, призначеному для підшивання.

У разі коли документ підлягає поверненню, визначається детальний порядок виконання документа або уточнюються виконавці, резолюція може оформлятися на окремих аркушах або спеціальних бланках із зазначенням реєстраційного індексу і дати документа, якого вона стосується.

У разі необхідності керівник структурного підрозділу може оформляти свою резолюцію на окремому аркуші або спеціальному бланку. Керівникам структурних підрозділів забороняється робити напис (дописувати своє завдання) на бланку резолюції керівництва Держмолодьспорту.

Внесення виправлень, змін і доповнень до тексту резолюції після її підписання не допускається.

 

Заголовок до тексту документа

 

41. Заголовок до тексту документа повинен містити короткий виклад змісту документа і бути максимально стислим. Заголовок формулюється працівником, який створює документ. Заголовок, обсяг якого перевищує 150 знаків (5 рядків), дозволяється продовжувати до межі правого поля. Крапка в кінці заголовка не ставиться.

Заголовок відповідає на питання "про що?", "кого?", "чого?". Наприклад наказ (про що?) про надання відпустки; лист (про що?) про організацію наради; протокол (чого?) засідання атестаційної комісії; посадова інструкція (кого?) головного спеціаліста.

Без заголовка дозволяється складати короткі, зокрема супровідні листи, телеграми, телефонограми.

 

Відмітка про контроль

 

42. Відмітка про контроль означає, що документ узято на контроль для забезпечення його виконання в установлений строк.

Відмітка про контроль робиться шляхом проставляння слова "Контроль" з використанням штампа на правому полі першої сторінки документа у верхньому куті.

У разі необхідності повернення документа установі – авторові або фізичній особі відмітка про взяття його на контроль проставляється на окремому аркуші для резолюції.

Текст документа

 

43. Текст документа містить інформацію, для фіксування якої його було створено. Інформація в тексті документа викладається стисло, грамотно, зрозуміло та об'єктивно. Документ не повинен містити повторів, а також слів і зворотів, які не несуть змістового навантаження. Під час складання документів вживається діловий стиль, для якого характерний нейтральний тон викладення, позбавлений образності, емоційності та індивідуальних авторських рис.

Текст документа повинен стосуватися того питання, яке сформульоване в заголовку до тексту.

Текст документа оформляється у вигляді суцільного зв'язного тексту або анкети чи таблиці, або шляхом поєднання цих форм.

Суцільний зв'язний текст документа містить граматично і логічно узгоджену інформацію про управлінські дії. Така форма викладення тексту документа використовується під час складання положень, порядків, правил, розпорядчих документів і листів.

Суцільний зв'язний текст, як правило, складається з двох частин. У першій (вступній) частині зазначається підстава, обґрунтування або мета складення документа, у другій (заключній) частині – висновки, пропозиції, рішення, прохання. В окремих випадках документ може після вступної частини містити мотивувальну частину, в якій обґрунтовується позиція Держмолодьспорту.

У тексті документа, підготовленого відповідно до документів інших установ або раніше виданих документів, зазначаються їх реквізити у такій послідовності: назва виду документа, найменування установи – автора документа, дата, реєстраційний номер, заголовок до тексту.

Тексти складних і великих за обсягом документів (положення, правила, інструкції, огляди, звіти тощо) поділяються на розділи, підрозділи, пункти, підпункти. Пункти у тексті нумеруються арабськими цифрами з крапкою, а підпункти – арабськими цифрами з дужкою.