Державна служба молоді та спорту України 2 страница

В окремих випадках розділи можуть поділятися на глави, а також нумеруватися римськими цифрами.

44. Форма анкети використовується у разі викладення у цифровому або словесному вигляді інформації про один об'єкт за певним обсягом ознак. Постійною інформацією в анкеті є узагальнені найменування ознак, за якими проводиться опис об'єкта, а змінною – конкретні характеристики.

45. Таблична форма документа використовується у разі викладення у цифровому або словесному вигляді інформації про кілька об'єктів за рядом ознак. Заголовки граф таблиці пишуться з великої літери, підзаголовки – з малої літери, якщо вони становлять одне ціле із заголовком, і з великої – якщо підзаголовок має самостійне значення. Крапки в кінці заголовків і підзаголовків граф не ставляться. Заголовки і підзаголовки граф та рядків таблиці повинні бути викладені іменником у називному відмінку однини. У заголовках і підзаголовках рядків і граф таблиці вживаються лише загальноприйняті умовні позначення і скорочення. Графи таблиці, які розміщуються на кількох сторінках, нумеруються. На другій та наступних сторінках таблиці зазначаються номери граф, а також у верхньому правому кутку – слова "Продовження додатка".

Відмітки про наявність додатків

46. Додатки до документів, крім додатків до супровідних листів, складаються з метою доповнення, пояснення окремих питань документа або документа в цілому.

47. Додатки до документів можуть бути таких видів:

додатки, що затверджуються наказом (положення, інструкції, правила, порядки тощо);

додатки, що доповнюють та/або пояснюють зміст основного документа;

додатки, що надсилаються із супровідним листом.

48. На додатках, що затверджуються наказом (положення, інструкції, правила, порядки тощо), проставляється гриф затвердження відповідно до пункту 39 цієї Інструкції. У відповідних пунктах розпорядчої частини наказу робиться посилання: "що додається" або "(додається)".

На додатках до документів, що затверджуються наказом, робиться відмітка у верхньому правому кутку першого аркуша додатка, наприклад:

Додаток 5

до Інструкції

(пункт 8)

49. Додатки довідкового або аналітичного характеру (графіки, схеми, таблиці, списки тощо) до основного документа повинні мати відмітку з посиланням на цей документ, його дату і номер, наприклад:

Додаток

до наказу Державної служби

молоді та спорту України

20.01.2012 № 105

У тексті основного документа робиться відмітка про наявність додатків: "що додається", "згідно з додатком", "(додаток 1)"; "відповідно до додатка 2" або "(див. додаток 3)".

50. Додатки оформляються, як правило, на стандартних аркушах паперу. На другому і наступних аркушах додатка робиться відмітка: "Продовження додатка", "Продовження додатка 1".

У разі наявності кількох додатків на них зазначаються порядкові номери, наприклад: Додаток 1, Додаток 2 тощо. Знак "№" перед цифровим позначенням не ставиться.

Усі додатки до документів візуються працівником, який створив документ, та керівником структурного підрозділу, в якому його створено.

Додатки нормативно-правового характеру (положення, інструкції, правила, порядки тощо), що затверджуються наказом, підписуються керівниками структурних підрозділів Держмолодьспорту на лицьовому боці останнього аркуша додатка.

51. У разі коли додатки надсилаються із супровідним листом, відмітка про наявність додатків розміщується після тексту листа перед підписом.

Якщо документ має додатки, повне найменування яких наводиться в його тексті, відмітка про наявність додатків оформляється за такою формою: Додаток: на 7 арк. у 2 прим.

Якщо документ має додатки, повне найменування яких у тексті не наводиться, їх необхідно перелічити після тексту із зазначенням кількості аркушів у кожному додатку та кількості їх примірників, наприклад:

Додатки: 1. Довідка про виконання плану роботи за

І квартал 2010 р. на 5 арк. в 1 прим.

2. Графік перевірок на ІI квартал 2010 р. на 3 арк. в 1 прим.

Якщо до документа додається інший документ, який має додатки, відмітку про наявність додатка оформляють за такою формою:

Додаток: лист Укрдержархіву 20.09.2010 № 595/04-12 і додаток до нього,

Всього на 20 арк. в 1 прим.

У разі коли документ містить більше десяти додатків, складається опис із зазначенням у документі такої відмітки:

Додаток: згідно з описом на 3 арк.

Якщо додаток надсилається не за всіма зазначеними в документі адресами, відмітка про наявність документа оформляється за такою формою:

Додаток: на 5 арк. у 2 прим. на першу адресу.

Підпис

52. Документи, що утворюються в Держмолодьспорті підписує Голова Держмолодьспорту, перший заступник Голови, заступник Голови згідно з розподілом обов'язків.

Документи, які підписує винятково Голова або перший заступник Голови в разі його відсутності:

план роботи та план засідань колегії Держмолодьспорту на рік;

кошторис та розподіл коштів за напрямами діяльності;

договори, угоди, протоколи, які мають міжнародну, міжгалузеву спрямованість і носять довготривалий характер;

Єдиний календарний план фізкультурно-оздоровчих та спортивних заходів України, який затверджується в установленому порядку;

накази про затвердження структури та штатного розпису апарату Держмолодьспорту; про утворення державних підприємств; про прийняття, звільнення, заохочення, притягнення до відповідальності працівників апарату Держмолодьспорту, керівників державних підприємств, установ та організацій, віднесених до сфери управління Держмолодьспорту;

накази про відрядження першого заступника та заступника Голови.

Листи:

Президентові України, Голові Верховної Ради України, Прем'єр-міністрові України;

народним депутатам України;

керівникам центральних органів виконавчої влади;

керівникам органів виконавчої влади Ради міністрів Автономної Республіки Крим, обласних, Київської та Севастопольської міських державних адміністрацій;

посольствам України за її межами;

посольствам (представництвам) інших країн в Україні.

За дорученням Голови листи, що вимагають візової підтримки, може підписувати перший заступник Голови, заступник Голови згідно з розподілом обов'язків.

Документи, що надсилаються до органів державної влади, підписуються Головою або за його дорученням – першим заступником Голови. Також за дорученням Міністра освіти і науки, молоді та спорту України право підпису листів інформаційного характеру та інших документів, що надсилаються до органів державної влади та які не пов'язані із здійсненням міністром політичних функцій підписуються Головою або першим заступником Голови.

Документи, що надсилаються підприємствам, установам, організаціям, громадянам, підписують Голова, перший заступник Голови, заступник Голови згідно з розподілом обов'язків, а також керівники структурних підрозділів відповідно до їх повноважень, зокрема, листи Міністерству освіти і науки, молоді та спорту АР Крим, структурним підрозділам молоді та спорту обласних, Київської та Севастопольської міських державних адміністрацій, громадським організаціям із питань інформування та отримання інформації тощо.

53. Підпис складається з найменування посади особи, яка підписує документ (повного – якщо документ надрукований не на бланку, скороченого – на документі, надрукованому на бланку), особистого підпису, ініціалів (ініціалу імені) і прізвища,

наприклад:

Голова Державної служби

молоді та спорту України підпис __________________Р.С.Сафіуллін

або

Голова Служби підпис __________________Р.С.Сафіуллін

54. У разі надсилання документа одночасно кільком установам одного або вищого рівня підписуються всі його примірники.

У разі надсилання документа одночасно кільком державним підприємствам, установам та організаціям, віднесеним до сфери управління Держмолодьспорту,підписується тільки оригінал, який залишається у справі, а на місця розсилаються засвідчені відділом контролю, діловодства та звернень громадян його копії.

55. Документи підписуються, як правило, однією посадовою особою, а у разі, коли за зміст документа несуть відповідальність кілька осіб (акти, фінансові документи тощо), - двома або більше посадовими особами. При цьому підписи посадових осіб розміщуються один під одним відповідно до підпорядкованості осіб.

Наприклад:

Директор підпис ініціали (ініціал імені), прізвище

Головний бухгалтер підпис ініціали (ініціал імені), прізвище

У разі підписання спільного документа кількома особами, які займають однакові посади, їх підписи розміщуються на одному рівні і скріплюються печатками установ, наприклад:

Міністр юстиції Міністр фінансів

підпис, ініціали (ініціал імені), прізвище підпис, ініціали (ініціал імені), прізвище

відбиток гербової печатки відбиток гербової печатки

56. Документи колегіальних органів підписують голова колегіального органу і секретар, наприклад:

Голова комісії підпис ініціали (ініціал імені), прізвище

Секретар комісії підпис ініціали (ініціал імені), прізвище

57. У разі відсутності посадової особи, найменування посади, прізвище, ініціали (ініціал імені) якої зазначено на проекті документа, його підписує особа, що виконує її обов'язки, або її заступник. У такому разі обов'язково зазначаються фактична посада, ініціали (ініціал імені), прізвище особи, яка підписала документ (виправлення вносять рукописним або машинописним способом, якщо документ неможливо передрукувати). Не допускається під час підписання документа ставитиприйменник "За" чи правобічну похилу риску перед найменуванням посади. Додавання до найменування посади керівника слів "Виконуючий обов'язки" або "В.о." здійснюється у разі заміщення керівника за наказом.

58. Засвідчення електронного документа здійснюється за допомогою електронного цифрового підпису згідно із законодавством.

59. Факсимільне відтворення підпису посадової особи, а також за допомогою механічного або іншого копіювання не допускається.

Візи та гриф погодження

60. У разі виникнення потреби у проведенні оцінки доцільності створення документа, його обґрунтованості та відповідності законодавству здійснюється погодження проекту документа.

61. Погодження може здійснюватись як в Держмолодьспорті посадовими особами, які відповідно до їх компетенції вирішують питання, порушені у проекті документа (внутрішнє погодження), так і за його межами іншими заінтересованими установами (зовнішнє погодження).

62. Внутрішнє погодження оформляється шляхом проставляння візи. Віза включає: особистий підпис, ініціали (ініціал імені) і прізвище особи, яка візує документ, дату візування із зазначенням у разі потреби найменування посади цієї особи.

63. Віза проставляється як на лицьовому, так і на зворотному боці останнього аркуша проекту документа, якщо місця для візування на лицьовому боці останнього аркуша документа недостатньо. Візи проставляються на примірниках документів, що залишаються в Держмолодьспорті.

64. Зауваження і пропозиції до проекту документа викладаються на окремому аркуші, про що на проекті робиться відповідна відмітка:

Начальник юридичного відділу

підпис, ініціали (ініціал імені), прізвище

Зауваження і пропозиції додаються.

Дата

Про наявність зауваження обов'язково повідомляють керівникові, який підписує документ.

65. Перелік посадових осіб, які повинні завізувати документ, визначає працівник, який створює документ, виходячи з його змісту.

66. Порядок візування наказівнаведено у додатку 9.

67. За зміст документа, який візується кількома особами, такі особи відповідають згідно з компетенцією.

68. Якщо під час візування з'ясується, що у підготовлений до підписання документ необхідно внести істотні зміни, він потребує повторного візування.

69. Зовнішнє погодження проектів документів оформляється шляхом проставлення на них грифа погодження, який включає в себе слово "ПОГОДЖЕНО", найменування посади особи та установи, з якою погоджується проект документа, особистий підпис, ініціали (ініціал імені), прізвище і дату або назву документа, що підтверджує погодження, його дату і номер, наприклад:

ПОГОДЖЕНО

Голова Державної служби

молоді та спорту України

__________________Р.С.Сафіуллін

(підпис)

Дата

ПОГОДЖЕНО
Протокол засідання

Центральної експертно-перевірної

комісії Укрдержархіву

Дата №

70. Гриф погодження ставиться нижче підпису на лицьовому боці останнього аркуша проекту документа.

71. У разі коли зміст документа стосується більше ніж трьох установ, складається "Аркуш погодження", про що робиться відмітка у документі на місці грифа погодження, наприклад:

Аркуш погодження додається.

Аркуш погодження оформляється за такою формою:

АРКУШ ПОГОДЖЕННЯ

Назва проекту документа

Найменування посади підпис ініціали (ініціал імені), прізвище дата

Підпис посадової особи скріплюється гербовою печаткою.

72. Зовнішнє погодження у разі потреби, визначеної законодавством, здійснюється в такій послідовності:

з установами однакового рівня та іншими установами;

з громадськими організаціями;

з органами, які здійснюють державний контроль в певній сфері;

з установами вищого рівня.

Відбиток печатки

73. На документах, що засвідчують права громадян і юридичних осіб, на яких фіксується факт витрати коштів і проведення операцій з матеріальними цінностями, підпис Голови Держмолодьспорту, першого заступника, заступника Голови скріплюється гербовою печаткою Держмолодьспорту.

Перелік документів, які скріплюються гербовою печаткою, визначено згідно з додатком 10.

74. Відбиток печатки "Відділ контролю, діловодства та звернень громадян" (без зображення герба), ставиться на копіях документів, що надсилаються в інші установи, та на розмножених примірниках наказів у разі розсилання.

Відбиток печатки ставиться таким чином, щоб він охоплював останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала документ, але не підпис посадової особи, або на окремо виділеному для цього місці з відміткою "МП".

Порядок обліку, зберігання і використання печаток і штампів Держмолодьспорту визначено згідно з додатком 11.

75. Наказом Голови Держмолодьспорту визначається посадова особа, відповідальна за зберігання та правильне використання гербової печатки та посадові особи, підписи яких скріплюються гербовою печаткою, а також особи, відповідальні за зберігання та використання інших печаток і штампів Держмолодьспорту.

Відмітка про засвідчення копій документів

76. У Держмолодьспорті можуть засвідчуватись копії лише тих документів, що створюються в ньому, а також у випадках, передбачених в абзаці другому цього пункту. Копія документа виготовляється і видається тільки з дозволу Голови, першого заступника, заступника Голови та керівника структурного підрозділу, який є виконавцем зазначеного документа або відповідає за його зберігання.

У разі підготовки документів для надання судовим органам, під час вирішення питань щодо прийняття громадян на роботу, навчання, засвідчення їх трудових, житлових та інших прав у взаємовідносинах з Держмолодьспортом, а також під час формування особових справ працівників Держмолодьспорту можна виготовляти копії документів, виданих іншими установами (копії дипломів, свідоцтв про одержання освіти тощо).

Відмітка "Копія" проставляється на лицьовому боці у верхньому правому кутку першого аркуша документа.

77. Напис про засвідчення документа складається із слів "Згідно з оригіналом", найменування посади, особистого підпису особи, як засвідчує копію, її ініціалів (ініціалу імені) та прізвища, дати засвідчення копії і проставляється нижче реквізиту документа "Підпис", наприклад:

Згідно з оригіналом

Головний спеціаліст

відділу контролю, діловодства

та звернень громадян підпис ініціали (ініціал імені), прізвище

Дата

Напис про засвідчення копії скріплюється печаткою структурного підрозділу ("Відділ контролю, діловодства та звернень громадян", Відділ роботи з персоналом", "Для господарсько-фінансовової діяльності".

78. На копіях вихідних документів, що залишаються у справах Держмолодьспорту, текст бланка не відтворюється, а зазначається лише дата підписання документа, його реєстраційний індекс та порядковий номер. Також повинні бути візи посадових осіб, з якими вони погоджені, та візи виконавців.

В окремих випадках у справах Держмолодьспорту можна залишати засвідчену копію із зазначенням посади особи, яка засвідчила копію, її особистого підпису, дати засвідчення та відбитка печатки відділу контролю, діловодства та звернень громадян,

наприклад:

Згідно з оригіналом

Директор департаменту спорту

вищих досягнень підпис ініціали (ініціал імені), прізвище

відбиток печатки відділу контролю,

діловодства та звернень громадян

Дата

Згідно з оригіналом

Головний спеціаліст відділу

контролю діловодства

та звернень громадян підпис ініціали (ініціал імені), прізвище

відбиток печатки відділу контролю,

діловодства та звернень громадян

Дата

Копія документа повинна відповідати оригіналу.

Відмітка про створення, виконання документа,

наявність його в електронній формі

та надходження до Держмолодьспорту

79. Прізвище працівника, який створив документ, і номер його службового телефону зазначаються на лицьовому боці в нижньому лівому кутку останнього аркуша документа, наприклад:

Іщенко 289 03 14

або

Іщенко Олена Михайлівна 289 03 14

У разі потреби зазначаються шифр друкарки (складається з перших літер імені та прізвища), кількість віддрукованих примірників, дата друкування, наприклад:

Козак 289 11 50

КС 3 16.02.2012

80. Після завершення роботи з документом проставляється відмітка про його виконання. Відмітка про виконання документа свідчить про те, що роботу над документом завершено і його можна долучити до справи. Відмітка може містити слова "До вхідного" або "До справи", номер справи, посилання на дату і реєстраційний індекс документа, який засвідчує його виконання, найменування посади, підпис і дату. Якщо документ не потребує письмової відповіді, зазначаються короткі відомості про виконання. Підпис і дату відмітки проставляє працівник, який створив документ, якщо документ зберігається у структурному підрозділі, або працівник відділу контролю, діловодства та звернень громадян, якщо документ зберігається в архіві Держмолодьспорту. Зазначений реквізит проставляється від руки у правому кутку нижнього поля на лицьовому боці першого аркуша, наприклад:

До справи № 3/10 До справи № 5/19

Лист-відповідь від 20.05.2011 Питання вирішено позитивно під час

№ 3.3/802 телефонної розмови 04.03.2011

посада, підпис, ініціали (ініціал посада, підпис, ініціали (ініціал

імені), прізвище 21.05.2011 імені), прізвище, 05.03.2011

81. Відмітка про наявність копії документа в електронній формі містить повне ім'я файлу і його місце зберігання, код оператора та інші пошукові дані. Відмітка ставиться на лицьовому боці у центрі нижнього поля першого аркуша документа, наприклад: с:/viddil /proekt /2011/ instr_1.doc

82. Відмітка про надходження документа до Держмолодьспорту проставляється за допомогою штампа на лицьовому полі у правому нижньому кутку першого аркуша оригіналу документа з відтворенням скороченого найменування, реєстраційного індексу кореспондента і дати надходження документа.

Якщо кореспонденція не розкривається відповідно до пункту 150 цієї Інструкції, відмітка про надходження документа проставляється на конвертах (упакуваннях).

У разі надходження зброшурованих документів разом із супровідним листом відмітка ставиться на супровідному листі.

У разі коли установа - автор документа подає відділу контролю, діловодства та звернень громадян документ разом з його копією, на копії документа, що повертається установі – авторові, реєстраційний штамп не проставляється.

Запис про державну реєстрацію

83. Запис про державну реєстрацію робиться на нормативно-правових актах установ, включених до Єдиного державного реєстру нормативно-правових актів у відповідних органах юстиції в установленому законодавством порядку.

На першій сторінці нормативно-правового акта для проставлення відмітки про державну реєстрацію повинне бути вільне місце (60 х 100 міліметрів) у верхньому правому кутку після номера акта чи після грифа затвердження.

Складення деяких видів документів

Накази

84. У Держмолодьспорті накази видаються як рішення організаційно-розпорядчого характеру. За змістом управлінської дії накази видаються з основних питань діяльності Держмолодьспорту та з кадрових питань.

85. Проекти наказів з основної діяльності готуються і подаються структурними підрозділами за дорученням керівництва чи за власною ініціативою.

Проекти наказів з кадрових питань (про прийняття на роботу, звільнення, надання відпустки тощо) готує відділ роботи з персоналом на підставі доповідних записок керівників структурних підрозділів, заяв працівників, трудових договорів та інших документів.

86. Проекти наказів з основної діяльності та додатки до них візуються працівником, який створив документ, керівником структурного підрозділу, в якому його створено, посадовими особами, які визначені у проекті документа як виконавці завдань, що містяться в ньому, начальником відділу контролю, діловодства та звернень громадян, начальником юридичного відділу, іншими посадовими особами, яких стосується документ.

87. Проекти наказів з кадрових питань візуються працівником відділу роботи з персоналом, який створив документ, та його начальником, начальником юридичного відділу, а також залежно від видів наказів – начальником фінансово-економічного управління, завідувачем сектору бухгалтерського обліку та звітності – головним бухгалтером, іншими посадовими особами, яких стосується документ.

88. Юридичним відділом обов'язково візуються за наявності усіх необхідних віз проекти наказів нормативно-правового характеру, що подаються на державну реєстрацію до Міністерства юстиції через Міністерство освіти і науки, молоді та спорту України, накази з основної діяльності та накази з кадрових питань.

Проекти наказів, що надаються для підписання Голові Держмолодьспорту, візуються першим заступником Голови або заступником Голови відповідно до розподілу обов'язків.

У разі необхідності проведення оцінки змісту та доцільності видання наказу здійснюється зовнішнє погодження проекту документа з іншими заінтересованими установами.

Якщо в процесі погодження до проекту наказу вносяться істотні зміни, він підлягає повторному погодженню.

89. Накази з кадрових питань тощопідписуються Головою Держмолодьспорту, а у разі його відсутності – першим заступником Голови або заступником Голови,який виконує його обов'язки.

Інші накази підписує перший заступник Голови, заступник Головизгідно з розподілом обов'язків.

Після підписання наказу зміни до нього вносяться лише шляхом видання нового наказу про внесення змін.

90. Наказ оформляється на бланку наказу. Зміст наказу коротко викладається в заголовку, який починається з прийменника "Про" і складається за допомогоювіддієслівного іменника ("Про затвердження…", "Про введення…", "Про участь, "Про створення…") або іменника ("Про підсумки…", "Про заходи…").

91. Текст наказу з питань основної діяльності складається з двох частин – констатуючої (преамбули) і розпорядчої.

У констатуючій частині зазначаються підстава, обґрунтування або мета видання наказу. Зазначена частина може починатися із слів "На виконання", "З метою", тощо. Якщо документ видається на підставі іншого розпорядчого документа, у констатуючій частині зазначаються назва виду цього документа, його автор, дата, номер та заголовок. Крапка в кінці констатуючої частини не ставиться.

Розпорядча частина наказу починається із слова "НАКАЗУЮ", яке друкується з нового рядка великим літерами без відступу від лівого поля і лапок, після чого ставиться двокрапка.

Розпорядча частина поділяється на пункти і підпункти, які нумеруються арабськими цифрами. У кожному пункті повинні бути зазначені виконавці (структурні підрозділи або конкретні посадові (службові) особи), конкретні завдання (доручення) і строки їх виконання. Виконавці можуть бути названі також узагальнено, наприклад: "начальникам управлінь з питань молоді, фізичної культури та спорту обласних, Київської та Севастопольської міських державних адміністрацій", "начальникам структурних підрозділів".

При цьому, як правило, не застосовується написання неконкретних доручень, які містять слова: "прискорити", поліпшити", "активізувати", "звернути увагу" тощо.

92. Якщо наказом відміняється попередній наказ, у розпорядчій частині зазначається пункт, який повинен починатися із слів: "Визнати таким, що втратив чинність…".

Зміни, що вносяться до наказу, оформляються окремим наказом, який повинен мати такий заголовок: "Про внесення змін до наказу …" із зазначенням дати, номера, назви наказу, до якого вносяться зміни. Розпорядча частина наказу починається з такого пункту:

"1. Внести зміни до наказу".

Далі окремими підпунктами формулюються зміни до наказу, наприклад:

"1) пункт 2 викласти в такій редакції: …";

"2) пункт 3 виключити";

"3) абзац другий пункту 4 доповнити словами …".

Якщо зміни до наказу оформляються на окремому аркуші (аркушах), в першому пункті розпорядчої частини наказу зазначається:

"1) Внести зміни до … (додаються)".

93. Останній пункт розпорядчої частини містить рішення про покладення на структурний підрозділ або посадову особу функцій з контролю за виконанням наказу.

94. До наказів не може включатися пункт "Наказ довести до відома…". Установи, їх структурні підрозділи, посадові (службові) особи, до відома яких доводиться наказ, зазначаються у покажчику розсилки, який укладач готує разом з проектом наказу і передає до відділу контролю, діловодства та звернень громадян після його підписання.

95. Накази з кадрових питань оформляються у вигляді індивідуальних і зведених. В індивідуальних наказах міститься інформація про одного працівника, у зведених – про кількох, незалежно від того, які управлінські рішення щодо них приймаються (прийняття на роботу, призначення на посаду, переведення на іншу посаду, звільнення, надання відпустки тощо).

96. Зміст індивідуального наказу з кадрових питань стисло викладається в заголовку, який починається з прийменника "Про" і складається за допомогою віддієслівного іменника, наприклад: "Про призначення…", "Про прийняття…". У зведених наказах може застосовуватись узагальнений заголовок, наприклад: "Про кадрові питання", "Про особовий склад".

97. У тексті наказів з кадрових питань зазначається констатуюча частина, де наводиться посилання на відповідний правовий акт органу вищого рівня у такій послідовності: вид акта, його автор, дата, номер, повне найменування.

98. Розпорядча частина наказу починається, як правило, з дієслова у формі інфінітиву: "ПРИЙНЯТИ", "ПРИЗНАЧИТИ", "ПЕРЕВЕСТИ", "ЗВІЛЬНИТИ", "ВІДРЯДИТИ", "НАДАТИ", "ОГОЛОСИТИ" тощо. Далі зазначаються великими літерами прізвище працівника, на якого поширюється дія наказу, і малими – ім'я, по батькові працівника та текст наказу. У зведених наказах прізвища осіб у межах пунктів розміщуються за алфавітом.