Основные правила для составителя отчета. - Grundregeln für den Berichterstatter

Доклад и письмо имеют некоторые общие черты. Отдельные "основные правила", действительные для письма, годны и для доклада. Существенное различие заключается в том, что он (за немногими исключе­ниями) адресован не одному адресату, а некоему чис­лу читателей. Решающая для письма психологическая

сторона в нем расположена в другом месте: автор от­чета думает о своих многочисленных будущих читате­лях. В первую очередь это зависит от объективности. В этом часто коренится та бесстрастность и холод­ность, которыми отличаются прежде всего доклады фирм, объединений и властей.

Личность автора доклада заслоняется самим мате­риалом. По возможности стилистические особенности в нем нивелируются до такой степени, что по нему невозможно определить авторство: таким образом ис­ключается его влияние на читателя. Нередко для со­ставления подобных докладов, например, в больших коллегиях даже избираются редакционные комитеты, которые письменно формулируют результаты какой-либо конференции или съезда.

Если все обобщить, то можно вывести следующие требования к составителям докладов:

Описывайте только факты! (Schildere nur Tatsachen!)

Уясните себе: должен быть зафиксирован сам ход со­бытия, больше ничего. Поэтому в докладе нет места личным чувствам, взглядам и пристрастиям его соста­вителя.

Внимательно следите! (Beobachte sorgfältig!)

Чтобы выполнить требование относительно точного отраже­ния фактов, составитель отчета должен быть предель­но внимательным. Уже заранее он обязан ориентиро­ваться в материале. Например, тот, кому поручено ре­дактирование протокола, готовится к теме, а также уточняет внешние данные мероприятия - имена участ­ников, их служебные должности и позицию по отно­шению к обсуждаемым вопросам. Кто умеет стено­графировать, имеет преимущества. Но в любом случае во время заседаний ведутся записи. Если что-то мож­но записать только после события, то это делается сразу же, и в первую очередь отмечаются вещи, кото-

рые могут вылететь из головы. На ответственных или сложных совещаниях работу над отчетом поручают большей группе лиц.

Делайте черновые записи! (Mache eine Rohschrift!)

Онинеизбежны при протоколировании, особенно, если существует протокольная книга (das Protokoll­buch). Но и в других случаях ведется "необработан­ная" запись. Как свидетельствует опыт, первичная за­пись еще содержит несущественные факты и лишние слова. Отчет только тогда можно считать готовым, когда удалены все красивости, излишества.

Обдумывайте цель сообщения! (Überdenke den Zweck des Berichts!)

Практически каждое сообщение пресле­дует определенную цель. Текст должен быть ориенти­рован на эту цель, явно не акцентируя ее. Автор со­общения об инциденте должен учитывать, что с дру­гой стороны тоже последует отчет об этом, а потому должен быть весьма скрупулёзен при изложении фак­тов, потому что возможна разная их интерпретация.

Годовой отчет какого-нибудь общества (клуба) обя­зан предоставить его членам обзор деятельности; по­этому составитель отчета должен наметить основные линии. Кроме того, он обязан умеренно отметить за­слуги определенных членов и руководителей, общест­ва наметить перспективы деятельности. Подобные ас­пекты характерны и для других видов деловых отче­тов.

Классифицируйте факты! (Ordne die Tatsachen!)

Пере­дача на бумаге устных переговоров на основе стено­грамм или магнитофонных записей является специ­фической формой протокола, которая важна нам в той мере, в какой она должна быть отредактирована перед записью: при непосредственных дебатах неиз­бежны повторы, анколюты (обрывы предложений); они должны быть подчищены. Это относится и к ре-

чам при оживленных дискуссиях, например, к парла­ментским дебатам. В отчете не следует некритично нанизывать друг за другом подряд все фазы описы­ваемого события. Это непродуктивно. Развитие собы­тия должно быть выстроено в логической последова­тельно. Особенно это существенно для протокола и требует концентрированного объективного осмысле­ния.

Стремитесь к беспристрастному изложению! (Dränge die eigene Meinung zurück!)

В протоколах и деловых отчетах (если они не делаются от имени конкретного лица), разумеется, невозможно применение "ich"-формы. Личность докладчика вообще должна отсту­пить на задний план, даже при отчете о собственной деятельности. Разумно только в конце, да и то весьма осторожно, высказать собственную оценку, словно третье лицо отзывается о мнении автора доклада.

Концентрируйте содержание! (Straffe den Inhalt!)

Со­общается только самое важное. Исключается любой намек на личностное отношение и эмоциональную окрашенность. Комментарии по поводу события до­пустимы лишь тогда, когда из-за слишком лаконич­ного описания непосвященным непонятно развитие события. Однако обычно ясность достигается тем, что автор четко придерживается фактического развития дела.

Пишите кратко! (Schreibe knapp!)

Концентрирован­ному содержанию должна соответствовать лаконичная форма изложения. Эстетствующее тщеславие также не­уместно, как и наукообразные отступления.

Следует избегать энергичных, поскольку они свя­заны с эмоциями, глаголов, также как и выразитель­ных эпитетов. Предпочтительнее краткие главные предложения, так как оценку легче давать с помощью придаточных.

Избегайте штампов! (Vermeide Formeln!)

В стремле­нии к деловитости и краткости многие пытаются най­ти выход в использовании формализованных речевых оборотов. Если в докладах и отчетах от них нельзя полностью избавиться, то с ними следует обращаться как можно более осторожнее.

Постоянное обращение к выражением такого рода может вызвать впечатление, будто изложение события сделано рутинно, без стремления к четкости, точно­сти и правдивости.

Некоторые документы могут - например, на засе­даниях - повторятся или совпадать; определенные различия существуют постоянно, и они должны нахо­дить свое языковое отражение.