по подготовке заявочных списков студентов (курсантов) для приобретения льготных бесконтактных электронных карт оплаты проезда в Харьковском метрополитене

ИНСТРУКЦИЯ

1. Заявочные списки студентов (курсантов) подготавливаются учебным заведением на основе электронной формы, предоставляемой Харьковским метрополитеном (внешний вид формы см. Приложение 1), а затем передаются в Харьковский метрополитен в виде файлов на электронном носителе, а также в виде распечаток этих файлов с подписью руководителя и печатью учебного заведения на каждой заявке. Списки, подготовленные в иной форме, к рассмотрению не принимаются. В качестве электронных носителей должны использоваться CD/DVD-диски либо USB-флэш накопители (гибкие диски не принимаются).

2. Электронная форма заявочного списка предоставляется метрополитеном учебному заведению в виде файла формата .xls («Excel») и предусматривает заполнение списка соответствующими стандартными программными средствами из состава MS Office’97, MS Office’2000, MS Office’2003 либо иными, поддерживающими данный формат файлов. Имя исходного файла электронной формы: CARD-KKK-NNN.xls (KKK – код учебного заведения, а NNN – порядковый номер заявочного списка данного заведения).

3. Списки составляются с разбиением по учебным группам, таким образом, что в одном списке могут быть заявлены персональные данные студентов (учащихся) только одной группы. Не допускается вносить в один заявочный список студентов из разных учебных групп. В том случае, если количество студентов (курсантов), заявляемых от одной учебной группы, превышает предусмотренное формой списка (до 25 человек), то для этой группы может быть составлено более одного списка.

4. В каждом заявочном списке должен быть проставлен его трехзначный номер (001, 002 и т.д.) в поле «Заявочний список №». Нумерация списков в пределах одного учебного заведения – сквозная, начиная с 001 с каждого нового учебного года. Номера списков в пределах одного учебного заведения в учебном году не должны повторяться!

5. В поле «Замовник» нужно внести полное наименование учебного заведения (см. Приложение 2).

6. В поле «Код замовника» необходимо занести код соответствующего учебного заведения из перечня учебных заведений г.Харькова (см. Приложение 2).

7. В поля «Шифр групи» и «Курс» заносятся принятое в учебном заведении обозначение данной учебной группы и номер курса обучения, к которому она принадлежит.

8. Поля «Дата закінчення навчального закладу (день, місяць, рік)» заполняются следующим образом: день и месяц – двузначными числами, а год – полностью (например, «2017»). Дату окончания учебного заведения необходимо указывать строго в соответствии со студенческим билетом!

9. Поля с персональными данными студентов (курсантов) заполняются полностью, начиная с первой строки без пропусков строк. В строке, описывающей данные студента (курсанта), должны быть правильно заполнены все поля. Заявки с не полностью заполненными полями персональных данных - не принимаются!

10. При сохранении (промежуточном или окончательном) подготовленного списка на электронном носителе необходимо сформировать имя сохраняемого файла в соответствии со следующим правилом: вначале «CARD», затем трехзначный код учебного заведения из перечня (см. «Код замовника»), затем тире, затем трехзначный номер заявочного списка. Сохранять файл следует с расширением.xls (стандартное сохранение «Excel»). В соответствии с этим правилом, если, например, код учебного заведения – 016, а номер подготовленного заявочного списка – 003, то имя файла, содержащего этот список, должно быть: CARD-016-003.xls.

11. Запись файлов заявочных списков на CD/DVD-диск либо на USB-флэш накопитель для передачи в Харьковский метрополитен необходимо производить в корневой каталог!

Приложение 1. Внешний вид формы заявочного списка.