Продолжительность совещаний лучше планировать заранее и затем оповещать участников о времени его начала и окончания. У нас, к сожалению, это мало распространено, однако, является эффективным средством задать хороший темп совещанию, позволяет сократить время на его проведение.
Чтобы, по возможности, более точно оценить длительность совещаний и решить все намеченные вопросы повестки (а заканчивать надо в обозначенное время), целесообразно распределить время между вопросами. В повестке дня необходимо представлять время, отведенное на вопросы, и ответственных за их подготовку. Задача ответственных - так подготовиться, чтобы уложиться с решением вопросов в отведенное время. Для них можно вести материальные стимулы: премировать в тех случаях, когда вопрос решен за меньшее время, и наоборот, депремировать за превышение отпущенного времени. Опыт показывает, что 30-40 минут - вполне достаточное время для решения на совещании вполне серьезного вопроса.
Невысокая эффективность традиционных совещаний заставила многие страны искать пути их совершенствования.
Например, на японских предприятиях получили распространение "совещания без совещаний", суть которых состоит в следующем:
1. При возникновении проблемы, требующей коллегиального решения, первый руководитель формулирует ее в письменном виде.
2. Его секретарь подбирает необходимые материалы и исходные данные для решения этой проблемы; составляет список должностных лиц, которые должны принять участие в поиске наилучшего решения.
3. Руководитель рассматривает все эти материалы, вносит свои предложения, и затем секретарь письменно четко формулирует задачу, дает перечень материалов, которые нужны для решения проблемы, и предлагает сотрудникам выбрать свою точку зрения и изложить ее.
4. Материалы размножаются и рассылаются лицам, которые должны принять решение.
5. Первый руководитель назначает одного из своих заместителей ответственным за сбор, обобщение, анализ подготовительных решений, который и готовит доклад руководителю по этому вопросу.
Специалисты считают, что "совещание без совещаний" дают возможность в спокойной обстановке находить оптимальные решения, исключают конфликты, уменьшают потери рабочего времени.
Возможно, чтобы не проводить совещания, размножить и разослать сотрудникам письменную информацию, которая значительно эффективнее устной и, кроме того, экономит время.
В Западной Европе и США широко применяются телевизионные совещания использующие внутриучрежденческие телевизионные сети. Качество решений, полученных на телесовещаниях, во много раз выше, чем на обычных, за счет предельной достоверности происходящего, общения "глаза в глаза" (крупные и средние планы позволяют детально анализировать душевное состояние каждого участника), быстрого предъявления на экране нужных документов, материалов, а также видеокадров производственных ситуаций.
Общение по телефону
По сравнению с письменными средствами коммуникации (телеграммой, телексом, почтовой корреспонденцией) телефон обладает рядом преимуществ. Они сводятся к следующему:
- большая скорость передачи информации (выигрыш во времени);
- немедленное установление связи абонентом (при условии, что он доступен для разговора);
- непосредственный обмен информацией (преимущество диалога);
- персональная связь (преимущество личного контакта);
- сокращение бумагооборота (уменьшение затрат труда);
- экономия денег (снижение стоимости издержек).
Для решения деловых вопросов в ряже случаев не обязательно проводить официальные переговоры, договоренность может быть достигнута и по телефону.
Разговор по телефону с официальными лицами ведомств, организаций, иностранных фирм приравнивается к личной беседе. Если при разговоре по телефону обсуждались деловые вопросы по существу, то об этом необходимо составить запись беседы.
Если в результате разговора достигнута договоренность, то непременно следует тотчас послать собеседнику письмо, в котором подтвердить достигнутую по телефону договоренность или отразить высказанное мнение сторон по обсуждавшемуся вопросу.
В российских фирмах и организациях, имеющих дела с иностранцами, как правило, ведутся журналы учета телефонных разговоров с представителями инофирм и представительств. В них фиксируется: по чьей инициативе состоялся телефонный разговор, его продолжительность, содержание разговора.
Подготовка к разговору.
Готовьтесь к своим звонкам по деловому и содержательно. Набирайте номер, когда вам точно ясна цель разговора. Ответьте себе на следующие вопросы перед деловым разговором:
- Кому я хочу позвонить (фамилия, подразделение, функции, номер телефона)?
- Имеется ли однозначная потребность в личном контакте?
- Когда я хочу позвонить?
- Чего я хочу достичь (наметить общие промежуточные цели)?
- Какие вопросы я хочу задать?
- Обязательно ли знание ответа для того, чтобы прийти к соглашению?
- Существует ли возможность последующей встречи с партнером?
- Хочу ли я поддержать контакт и обменяться мнениями?
- Хочу ли я ограничиться воспоминаниями или установить новую связь?
- Хочу ли я получить информацию или передать ее?
- Какие документы мне потребуются (картотека клиентуры, обзор, отчет)?
- Какие документы потребуются партнеру?
- Хочу ли я поделиться идеей и попросить оценить ее?
- Хочу ли я убедить другого в своих намерениях и поближе познакомить его со своими проектами?
