Чтобы деловое общение было деловым

Чтобы деловое общение
было деловым…

Хорошо, алгоритм грамотного решения проблем, цепочка:

проблема → анализ → решение →

Задачи → шаги к цели → отчет о Результате

— теперь ваша хорошая знакомая и организует большинство ваших дел. А как она может работать в такой предметной области, как взаимодействие руководителя со своими сотрудниками, и вообще, может ли? Итак,

Руководитель обращается к сотруднику. Сотрудник обращается к руководству. Как?

Алгоритм грамотного решения проблем — какое он имеет отношение к взаимодействию руководителя и сотрудников? Самое прямое.

Можно сказать, что суть взаимодействия руководителя и сотрудников — это обмен проблемами. Действительно, обработав свалившуюся на организацию проблему, шеф раскидывает ее между сотрудниками, повесив на каждого выполнение какой-то ее части. С другой стороны, если сотрудник столкнулся с проблемой, которую решить он самостоятельно не в силах, он может и должен перекинуть ее на руководителя, который обладает возможностями большими.

Но обмен проблемами — не такая-то простая вещь.

Отдавая распоряжение, руководитель должен быть уверен, что сотрудники действительно понимают, что, как и для чего они должны сделать. Но это полноценное понимание возможно только тогда, когда руководитель полноценно вводит их в курс дела, передавая им по сути всю продуманную им цепочку «проблема — анализ причин — пути решения — конкретные шаги». Поэтому ядро любого распоряжения составляют следующие пункты:

 

ü суть проблемы,

ü задача,

ü конкретные шаги ее реализации (обычно вместе с четким указанием, кто за что отвечает),

ü отчет о результатах (когда и в какой форме).

 

Аналогично, если у сотрудника появилась проблема и он решил обратиться к руководству за помощью в ее решении, то при грамотном подходе, если он хочет, чтобы руководитель понял его адекватно, он также должен передать ему всю ту же самую цепочку: «проблема — анализ причин — пути решения — конкретные шаги». С учетом ролей «начальник — подчиненный» схема обращения в этом случае принимает следующий вид:

В чем проблема (данные: суть проблемы и ее последствия)

· Репортажное изложение, без ужасов и эмоциональных преувеличений, без повторов: четкие последовательные факты.

Ее причины (максимально конкретно и с выходом на «что делать»)

· Но без категоричности и обвинений. Разборка с виноватыми делается в другой технике. А также в другой должности и в другом месте.

Что требуется для исправления (ваше видение путей и средств)

· Только не настаивая, что именно это и немедленно. Это решает руководитель, а не вы.

Что готовы взять на себя вы (сделать сам)

· В деловом стиле, не представляя себя за это героем.

Что требуется от руководителя (подсказки, кому-то звонки, деньги и прочие его ресурсы)

· Внятно, но без уверенности в продуманности и правоте, чтобы руководитель ваши мысли мог сформулировать как свое личное решение.

 

Как обучить этому людей

Когда вы привыкнете жить без проблем, точнее, привыкнете быстро переводить тяжелые проблемы в решаемые задачи, вас начнет тяготить склонность людей безрезультатно переживать, будет бить по глазам неконструктивность сотрудников и резать уши неграмотная постановка ими вопросов.

Да, это проблема. Поэтому — переформулируйте ее в задачу: что я могу сделать, чтобы окружающие меня люди чаще использовали тот же алгоритм и реже грузили себя (и меня) неграмотными вопросами и пустыми переживаниями?

Как минимум, не уподобляйтесь тем, чьи реакции кажутся вам глупыми: не возмущайтесь ими сами и не кидайте им критические замечания. Более разумными средствами обычно оказываются:

ü предварительное обучение,

ü оперативная (ситуативная) корректировка и, по возможности, оперативное обучение,

ü техничное «выруливание» — избегание проблемных ловушек.

Из этих вариантов оптимальным является, конечно, предварительное обучение, а самым типичным — оперативная корректировка. Да, люди привыкли реагировать тогда, когда проблемная ситуация возникла, когда человек уже совершил ошибку, но в этом случае и простая корректировка поведения, и предложение научить более эффективной стратегии обычно воспринимается очень лично, как наезд, и вместо готовности учиться вы, как правило, встречаете варианты защитно-агрес­сивного поведения.

Поэтому, по возможности, чаще используйте предварительное обучение: лучше потратить два часа (в общей сложности) на обучение, но сэкономить кучу нервов и десятки часов будущих разборок. Можно пригласить специалиста, можно подготовиться и выступить самому, можно просто подарить друзьям и сотрудникам соответствующую литературу — все это себя окупит.

Практикум

Кстати, а как учитесь вы?

Проверочка. Возьмите ручку и напишите пять пунктов схемы: «У вас проблема, и вы идете к руководству».

1.

2.

3.

4.

5.

 

 

Можете себя поздравить?

Если чем-то недовольны, продумайте, какие цели перед собой поставите и как и когда намеченное выполните.

К сожалению, не все окружающие нас люди готовы у нас учиться, и не всегда есть подходящая для учебы ситуация, и при любом раскладе когда-то приходится реагировать оперативно: здесь и сейчас. В этом случае в вашем багаже —