Порядок проведення експертизи цінності документів на етапі діловодства

На етапі діловодства експертиза цінності документів здійснюється щорічно працівниками служби діловодства та структурних підрозділів під методичним керівництвом архіву установи. До проведення експертизи цінності залучаються члени ЕК.

Проведення експертизи цінності значно полегшує поділ документів, утворюваних в установі, на три групи: основна документація, оперативно-довідкова документація, документація з особового складу.

До основної документації, що найповніше відображає основну діяльність установи, належать:

o нормативно-правові акти органів державної влади (постанови, укази, розпорядження, рішення), які стосуються діяльності даної установи;

o організаційна документація (статути, положення, штатні розписи тощо);

o розпорядча документація (накази або розпорядження з основної діяльності, протоколи засідань колегіальних органів і документи до них;

o планово-звітна документація (перспективні й річні плани, зведені й річні звіти, баланси тощо);

o інформаційно-аналітична документація (довідки, доповіді, доповідні записки, огляди, висновки, зведення, які відбивають основну діяльність установи);

o листування з питань основної діяльності установи (як правило, провадиться внутрішня експертиза цінності справ з листуванням);

o інші категорії документів (з питань організації виробництва, будівництва, з винахідництва й раціоналізації, розроблення і впровадження новітніх технологій тощо).

Основна документація, як правило, має постійний строк зберігання (для установ - джерел формування НАФ) або тривалий строк зберігання - до ліквідації установи (для установ, у діяльності яких не створюються документи НАФ).

Оперативно-довідкова документація містить відомості, необхідні для поточної практичної діяльності (документи з бухгалтерського обліку та звітності, з питань матеріально-технічного постачання, з адміністративно-господарських питань тощо). Для цієї категорії документів встановлюються тимчасові (від 1-го до 10-ти років) або тривалі (понад 10 років) строки зберігання залежно від практичної потреби в таких документах.

Документація з особового складу (особові справи співробітників, особові картки співробітників, накази з особового складу, особові рахунки, акти про нещасні випадки та інші документи) має тривалі строки зберігання (як правило, - 45, 50, 75 років). Саме до цієї документації часто звертаються для наведення довідок за заявами громадян про трудовий стаж, заробітну плату та з інших питань.

Проведення експертизи цінності слід розпочинати з перегляду документів служби діловодства, потім - функціональних структурних підрозділів (виробничі відділи, бухгалтерія).

У кожному структурному підрозділі переглядають спочатку найбільш важливі та узагальнюючі документи, що якнайповніше характеризують основну діяльність установи, з метою їх відбору на постійне зберігання. На зберігання відбирають передусім оригінали документів, і лише в разі їх відсутності - засвідчені в установленому порядку копії. Дублетні документи (розмножені в кількох примірниках і направлені до різних структурних підрозділів) підлягають знищенню. Однак, якщо дублетний документ має цінні відмітки, що відсутні в оригіналі, або оригінал знаходиться в поганому стані, то такий документ слід залишити на зберігання.

Експертизу цінності документів забороняється проводити лише за заголовками справ, зазначеними на обкладинках, оскільки впродовж року при формуванні справ до них могли потрапити й інші категорії документів. Тому обов'язково має проводитись аналіз фактичного змісту документів, що містяться у справі, шляхом її поаркушного перегляду. Якщо під час перегляду справи виявлено, що поряд з документами постійного зберігання вона містить значну кількість документів тимчасового зберігання, то справу необхідно переформувати. При цьому документи постійного зберігання відокремлюються від документів тимчасового зберігання і формуються в окрему справу. Обов'язково переглядаються справи з позначкою "ЕПК". Якщо в них експертизою встановлено наявність документів постійного зберігання, вони підлягають переформуванню. Підлягають обов'язковому поаркушному перегляду справи з листуванням, оскільки в них можуть бути присутні документи, що містять важливу інформацію про основну діяльність установи.

Документи постійного зберігання, вилучені зі справ, об'єднуються в самостійні справи або приєднуються до інших однорідних справ. Оправлення новосформованих справ здійснюється лише по завершенню експертизи цінності документів.

Під час проведення експертизи цінності зі справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання вилучають: документи, які не стосуються справи; особисті нотатки і чернетки; неоформлені копії; супровідні листи, якщо вони не доповнюють змісту основного документа; реєстри документів на розсилку; металеві скріплення (скріпки, булавки).

У процесі експертизи цінності документів вирізняють чотири групи справ:

o постійного зберігання (документи НАФ), що піддягають у подальшому передаванню до державних архівних установ або архівних відділів міських рад;

o тривалого зберігання (понад 10 років), що передаються до архіву установи;

o тимчасового зберігання (до 10 років);

o ті, що піддягають знищенню у зв'язку із закінченням строків їх зберігання.

Справи постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання готують до передавання до архіву установи.

Строк зберігання документів обчислюється з 1 січня року, що йде за роком закінчення справи.

 

 

Оформлення справ.

Оформлення справи - це підготовка справи до зберігання відповідно до встановлених правил. Воно включає в себе комплекс робіт з оформлення обкладинки справи, підшивці або палітурки справи (брошюровке), нумерації аркушів, складання листа-завірителя і внутрішнього опису документів справи (у необхідних випадках).

Залежно від термінів зберігання проводиться повне або часткове оформлення справ. Повному оформленню підлягають справи постійного, тимчасового (понад 10 років) зберігання та з особового складу.

Повне оформлення справи передбачає: • оформлення реквізитів обкладинки справи за встановленою формою; • нумерацію аркушів у справі; • складання листа-завірителя справи; • складання в необхідних випадках внутрішнього опису документів справи; • підшивку чи палітурку справи; • внесення необхідних уточнень в реквізити обкладинки справи.

Обкладинка справи постійного, тимчасового (понад 10 років) зберігання та з особового складу оформляється за встановленою формою. На обкладинці справи вказуються реквізити: • найменування організації; • найменування структурного підрозділу; • номер (індекс) справи; • заголовок справи; • дата справи (тому, частини); • кількість аркушів у справі; • термін зберігання справи; • архівний шифр справи.

Датою справ, що містять розпорядчу документацію, а також справ, що складаються з кількох томів (частин), є крайні дати документів справи, тобто дати (число, місяць, рік) реєстрації (складання) самого раннього і самого пізнього документів, включених у справу.

Варто зазначити, що при оформленні справи:

• число і рік позначаються арабськими цифрами, назва місяця пишеться повністю словами;

• кількість аркушів у справі проставляється на обкладинці справи відповідно до підсумкової написом;

• термін зберігання справи переноситься на обкладинку справи з відповідної номенклатури справ після звірки його з терміном зберігання, зазначеними в переліку типових документів або в переліку документів, що утворюються в діяльності організації із зазначенням термінів зберігання;

• архівний шифр справи, що складається з номера фонду, номери опису і номера справи за описом, проставляється на обкладинках справ постійного зберігання в архіві організації чорним чорнилом тільки після включення цих справ в річні розділи зведених описів, затверджених ЕПК відповідної архіву (до цього він проставляється олівцем).

Після закінчення року в написі на обкладинках справ постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання вносяться уточнення: при невідповідності заголовка справ на обкладинці змісту підшитих документів в заголовок справи вносяться зміни і доповнення.

При нумерації аркушів справи встановлений такий порядок:

• всі аркуші справи, крім листа-завірителя і внутрішнього опису, нумеруються простим олівцем, цифри проставляються в правому верхньому куті аркуша;

• лист великого формату, складений і підшитий за один край, нумерується як один аркуш у правому верхньому куті;

• документи з власною нумерацією аркушів, у тому числі друковані видання, нумеруються в загальному порядку;

• листи справ, що складаються з кількох томів або частин, нумеруються по кожному тому або частини окремо;

• додатки до справи, що надійшли в палітурці, оформляються як самостійний тому і нумеруються окремо.

По завершенні нумерації аркушів складається засвідчувальний напис (лист-засвідчувач справи), де цифрами і прописом вказується кількість аркушів в даній справі, особливості окремих документів (креслення, фотографії, малюнки і т.п.). Засвідчувальний напис підписується її упорядником із зазначенням розшифровки підпису, посади та дати складання і розташовується в кінці справи.

Для обліку документів певних категорій постійного і тимчасового термінів (понад 10 років) зберігання, облік яких викликається специфікою даної документації (особливо цінні, особисті справи і т.д.), складається внутрішній опис документів справи. Внутрішній опис документів справи складається також на справи постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання, якщо вони сформовані по різновидах документів, заголовки яких не розкривають конкретний зміст документів. Внутрішній опис складається на окремому аркуші за встановленою формою, яка містить відомості про порядкові номери документів справи, їх індекси, дати, заголовках та номерах аркушів справи, на яких розташований кожен документ. До внутрішнього опису складається підсумковий запис, в якому вказуються цифрами і прописом кількість включених до неї документів і кількість аркушів внутрішнього опису.

Внутрішній опис документів справи підписується укладачем із зазначенням розшифровки підпису, посади та дати складання опису.

Документи, що становлять справу, підшиваються на чотири проколи в тверду обкладинку з картону або переплітаються з урахуванням можливого вільного читання тексту всіх документів. При підготовці справ до підшивці (палітурки) металеві скріплення (шпильки, скріпки) з документів видаляються.

Справи тимчасового (до 10 років включно) зберігання допускається зберігати в швидкозшивач.

Завершенні справи постійного і довгострокового (понад 10 років) термінів зберігання зберігаються за місцем їх формування протягом трьох років, а потім здаються в архів.

 

Складання описів справ.

Складання опису - це завершальний етап роботи з документами в діловодстві.

Для забезпечення комплектування архіву в організації на все завершені в діловодстві справи постійного, тимчасового (понад 10 років) зберігання та з особового складу, що пройшли експертизу цінності, складаються архівні описи.

В організації, в кожному структурному підрозділі описи складаються щорічно під безпосереднім методичним керівництвом архіву. По цих описах документи передаються в архів.

Опис справ структурного підрозділу установи складається у двох примірниках, один з яких передається разом зі справами до архіву установи, а інший залишається як контрольний примірник у структурному підрозділі.

Структурні підрозділи установи зобов’язані описувати документи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу) через рік після завершення справ у діловодстві.

На справи тимчасового (до 10 років) зберігання описи не складаються. У разі ліквідації чи реорганізації установи такі описи складаються обов’язково.

Описи справ структурного підрозділу установи складаються щороку посадовою особою, відповідальною за діловодство у структурному підрозділі, за методичної допомоги архіву установи.

Номер опису справ структурного підрозділу установи повинен складатися з цифрового позначення структурного підрозділу за номенклатурою справ з додаванням початкової літери назви категорії документів, що включаються до опису, та чотирьох цифр року, в якому розпочато справи, включені до опису.

Під час складання описів справ слід дотримуватися таких вимог:

13. справи кожного року складають річний розділ опису справ;

14. порядок нумерації справ в опису - валовий за кілька років;

15. заголовки справ вносять до опису відповідно до прийнятої схеми систематизації, як правило, на основі номенклатури справ (за необхідності заголовки справ редагуються та уточнюються);

16. кожну справу вносять до опису під самостійним порядковим номером (якщо справа складається з кількох томів, кожен том отримує окремий номер, якщо справа складається з кількох частин одного документа, то кожна частина отримує окремий номер);

17. у разі внесення до опису підряд кількох справ з однаковим заголовком повністю наводять лише заголовок першої справи, а всі інші однорідні справи позначають словами «те саме», однак решту відомостей про справи зазначають повністю (на кожному новому аркуші опису заголовок відтворюють повністю);

18. графи опису заповнюють відповідно до відомостей, винесених на обкладинку (титульний аркуш) справи;

19. графа опису «Примітка» використовується для відміток про особливості фізичного стану справ, про передачу справ іншим структурним підрозділам, про наявність копій документів у справі.

У кінці опису заповнюється підсумковий запис із зазначенням кількості (цифрами і словами) справ, що обліковуються за описом, першого і останнього номерів справ за описом, а також обумовлюються особливості нумерації справ в описі (літерні та пропущені номери справ).

Опис справ структурного підрозділу установи підписується укладачем із зазначенням його посади, погоджується з керівником служби діловодства і затверджується керівником структурного підрозділу.

На основі описів справ структурних підрозділів архів установи готує зведені описи справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу) у порядку, визначеному в розділі V цих Правил.