Номенклатура справ установи (зведена) складається службою діловодства за встановленою формою (див. додаток 62) на підставі номенклатур справ структурних підрозділів. Зведена номенклатура справ установи оформляється на загальному бланку установи. Кожен розділ номенклатури справ має бути надрукований починаючи з нового аркуша.
Зведена номенклатура справ складається на основі вивчення складу і змісту документів, утворюваних у процесі діяльності установи. При цьому використовуються положення (статути) про установу та її структурні підрозділи, штатні розписи, типові та примірні номенклатури справ, індивідуальні номенклатури справ та описи справ за попередні роки, класифікатори документів, типові та відомчі (галузеві) переліки документів зі строками зберігання, а також беруться до уваги завдання установи на наступний рік.
До зведеної номенклатури справ включаються також не завершені в діловодстві справи, що надійшли від установ-попередників для їх продовження.
При складанні номенклатури справ застосовуються структурний або функціональний принципи її побудови.
Структурний принцип є доцільним в разі чітко встановленої структури установи. Розділами і підрозділами в такій номенклатурі є назви структурних підрозділів (канцелярія, бухгалтерія, відділ кадрів тощо).
Першим розділом зведеної номенклатури справ зазначається служба діловодства, наступними розділами - структурні підрозділи у послідовності згідно зі штатним розписом чи класифікатором структурних підрозділів, а наприкінці зазначаються справи постійно і тимчасово діючих комісій, рад, творчих груп тощо. До номенклатури обов'язково включають справи громадських організацій (наприклад, профспілкової), якщо вони є.
Функціональний принцип побудови зведеної номенклатури справ, тобто побудови за напрямами діяльності, використовується в разі розподілу основних функцій (напрямів діяльності) між працівниками установи. Його застосовують в установах, що не мають структури, у т. ч. суб'єктах господарської діяльності недержавної форми власності. У даному разі розділи й підрозділи зведеної номенклатури справ відбивають функції установи (напрями діяльності), що розміщуються за ступенем їх важливості. Наприклад:
Організація роботи, планування, фінансування, прогнозування тощо.
У зведеній номенклатурі справ рекомендується застосовувати однакові індекси для однорідних справ різних структурних підрозділів (наприклад, 02-03,03-03,04-03); для перехідних справ індекс зберігається.
Зведена номенклатура справ, підписана керівником служби діловодства, подається на розгляд ЄК установи.
Відповідно до нормативно-правових актів [6, ст. 32; 24, п. 3.1.24] новостворені установи всіх форм власності через рік від початку своєї діяльності повинні подати на розгляд ЕПК державного архіву, у зоні комплектування якого вони перебувають, зведену номенклатуру справ, з метою проведення експертизи цінності документів. На підставі експертизи цінності ЕПК державного архіву приймає рішення про віднесення або не віднесення установи до джерел формування НАФ. Установи - джерела формування НАФ подають у подальшому зведені номенклатури справ на погодження ЕПК державного архіву, а установи, в діяльності яких документи НАФ не створюються, погоджують зведену номенклатуру з ЕК органу вищого рівня, якщо він існує.
Після погодження ЕК та ЕПК номенклатуру справ затверджує керівник установи.
Після затвердження зведеної номенклатури справ структурні підрозділи установи отримують витяги чи ксерокопії її відповідних розділів для використання в роботі.
Зведена номенклатура справ установ - джерел формування НАФ складається у необхідній кількості примірників, як правило, - в чотирьох примірниках, кожен з яких повинен мати гриф погодження з відповідним державним архівом.
Перший (недоторканий) примірник зведеної номенклатури справ зберігається у службі діловодства установи. Другий використовується службою діловодства як робочий. Третій примірник передається до архіву установи для контролю за формуванням справ у структурних підрозділах, четвертий - надсилається до державної архівної установи, архівного відділу міської ради, в зоні комплектування яких перебуває установа, або органу вищого рівня, з яким погоджувалася зведена номенклатура справ.
Установи, в діяльності яких документи НАФ не створюються, можуть складати зведену номенклатуру справ у трьох, а за відсутності структурного поділу - у двох примірниках. Для установ, які подають зведену номенклатуру справ на погодження ЕК органу вищого рівня, номенклатура справ, як правило, складається в чотирьох або трьох примірниках. Один примірник може залишатися для контролю в органі вищого рівня.
Зведена номенклатура справ установи на наступний календарний рік переглядається й уточнюється. Після внесення змін вона передруковується, затверджується керівником установи та вводиться в дію з 1 січня наступного календарного року.
Зведена номенклатура справ піддягає погодженню з відповідним державним архівом (органом вищого рівня) один раз на п'ять років або невідкладно в разі суттєвих змін у власності майна, структурі, функціях та характері роботи установи.
Наприкінці року на підставі даних структурних підрозділів зведену номенклатуру справ установи обов'язково закривають підсумковим записом, який засвідчує керівник служби діловодства установи. Відомості про фактичну наявність заведених за рік справ направляються керівникові архіву установи (особі, відповідальній за архів).
