Відповідальність за підготовку номенклатури справ структурного підрозділу покладається на його керівника, який організовує складання номенклатури та бере участь у її розробленні. Безпосередньо розробляє проект номенклатури секретар або працівник, який відповідає за діловодство в структурному підрозділі, із залученням інших спеціалістів цього підрозділу. Працівники служби діловодства та архіву установи (особа, відповідальна за архів) надають методичну допомогу в її складанні й оформленні, зокрема в редагуванні заголовків справ, перевірці й уточненні строків їх зберігання. Для уточнення строків зберігання окремих категорій документів залучають відповідних спеціалістів.
Номенклатура справ на наступний календарний рік складається на підставі вивчення документів з усіх питань діяльності структурного підрозділу. Керівник разом із працівниками визначають коло питань, якими буде займатися підрозділ наступного року, а також категорії документів, що відбиватимуть цю діяльність, уточнюють строки зберігання окремих груп документів.
При складанні номенклатури справ необхідно керуватись основними організаційними документами установи (статут, положення, штатний розпис, положення про підрозділ), а також планами та звітами про роботу, типовим і відомчими (галузевими) переліками документів зі строками їх зберігання. Номенклатура справ має охоплювати всю документацію структурного підрозділу, у т. ч. внутрішню документацію й одержувану ззовні. До номенклатури справ включають також електронні документи. Перехідні справи, що ведуться протягом кількох років, вносять до номенклатури справ під одним індексом.
Разом з тим, до номенклатури справ не включають:
o друковані видання;
o брошури;
o довідники;
o реферативні журнали;
o експрес-інформацію тощо.
Не слід механічно переносити зі старої номенклатури, а також примірної номенклатури назви справ, які фактично не заводять.
Форма номенклатури справ структурного підрозділу складається з п'яти граф (див. додатки 60,61).
Графа 1 - індекс справи. Кожна справа, включена до номенклатури, повинна мати умовну позначку - індекс. Індекс справи складається з індексу структурного підрозділу за штатним розписом або за класифікатором структурних підрозділів установи та порядкового номера справи в межах цього підрозділу. Наприклад, 04-12 означає, що 04 - це індекс відділу кадрів, 12 - порядковий номер справи за номенклатурою. Групи цифр індексу відокремлюються одна від одної за допомогою тире.
Друга 2 - заголовок справи (тому, частини).
Документи після їх виконання групують у справи, яким надають назви (заголовки), що у стислій, узагальненій формі відбивають склад і зміст вміщених до них документів. Не дозволяється застосування в заголовках справ неконкретних формулювань ("різні матеріали", "загальне листування", "вхідна кореспонденція", "вихідна кореспонденція", "справа зі звітністю" тощо), а також вставних слів і складних синтаксичних зворотів.
Номінальна ознака вказує на вид документів, що підшиваються до справи. їх автора визначають на підставі таких реквізитів документа, як назва установ и-а втора, підпис (у листах, зверненнях громадян, а також у розпорядчих документах). Кореспондент визначається за реквізитом "адресат" і найчастіше використовується під час складання заголовків до справ з листуванням. Основною ознакою, що має бути відбита при складанні заголовка, є предметно-питальна, тобто із заголовка має бути зрозуміло, про що йдеться в документах справи. Хронологічна ознака передбачає вказівку на те, за який період часу згруповано документи. Як правило, до справ підшивають документи одного діловодного року, але є й справи перехідні, тобто такі, до яких підшито документи за кілька років. Географічна ознака використовується рідше, як правило, у тих випадках, якщо у справі згруповано документи кількох авторів або кореспондентів, об'єднаних за територіальною ознакою.
Деякі частини заголовка, наприклад авторство, кореспонденти, питання, уточнюються у процесі формування й оформлення справ.
Заголовок справи складається з елементів, розміщуваних у такій послідовності:
o назва виду справи (листування, журнал, книга тощо) або виду документів у справі (накази, протоколи, акти тощо);
o автор документів (назва установи, структурного підрозділу);
o кореспондент або адресат (назва установи, до якої адресовані або від якої одержані документи);
o короткий зміст документів справи (питання, з якого заводиться справа);
o назва регіону (території), з яким пов'язаний зміст документа;
o дати (період), до якого належать документи справи;
o вказівка на наявність у справі копій документів (у разі необхідності). У деяких випадках дозволяється змінювати порядок розміщення елементів заголовка залежно від логічної послідовності. Наприклад, у заголовку "Річні звіти ректорів вищих навчальних закладів м. Києва з проведення вступних іспитів" географічна ознака (м. Київ) передує предметно-питальній. Розміщення заголовків справ у номенклатурі має відповідати ступеню важливості вирішуваних питань та враховувати взаємозв'язок документів, включених до конкретних справ. Така систематизація необхідна для швидкого пошуку конкретної справи на основі усталеного порядку їх розташування.
У номенклатурі справ не дозволяється замість повного або часткового заголовка застосовувати слова "те саме".
Графа 3 номенклатури - кількість справ, томів, частин. їх заповнюють наприкінці календарного року.
У графі 4 зазначають строки зберігання документів на підставі Переліку типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших підприємств, установ та організацій, із зазначенням строків зберігання документів (далі - Перелік типових документів) [23], а також відомчих (галузевих) переліків документів зі строками їх зберігання.
Для визначення строків зберігання документів необхідно знайти відповідну статтю в Переліку типових документів, для зручності користування яким складено покажчик видів документів.
Навпроти кожного заголовка справи у номенклатурі зазначають строк зберігання з посиланням на певну статтю Переліку типових документів з урахуванням усіх приміток, наприклад: 5 р. ст. 406; 75 р. ст. 519.
Для справ, сформованих із копій (других примірників документів), завжди встановлюється строк зберігання - "доки не мине потреба" незалежно від строку зберігання оригіналів документів (у т. ч. і для документів постійного строку зберігання).
При труднощах з визначенням строку зберігання справи через різнорідність її документів допускається робити посилання на ряд статей (у т. ч. різних переліків, якщо використовуються відомчий і типовий).
У разі зазначення кількох статей вони відокремлюються одна від одної комами, а строк зберігання зазначають відповідно до статті, що встановлює найбільший строк зберігання.
Для документів, не передбачених діючими переліками, строки зберігання документів визначаються на підставі їх вивчення ЕК установи, яка погоджує ці строки з експертно-перевірною комісією (далі - ЕПК) відповідного державного архіву або ЕК органу вищого рівня, якщо він існує. При цьому в номенклатурі справ робиться примітка: "Строк зберігання
встановлено ЕПК (назва державного архіву), протокол №_від_";
"Строк зберігання встановлено ЕК (назва органу вищого рівня), протокол №_від_".
У графі п'ять "Примітка" робляться відмітки про перехідні справи, про справи, що ведуться в електронному вигляді, про заведення і включення нових справ, про посадових осіб, відповідальних за формування справ, про передавання справ до архіву установи чи інших установ для їх продовження тощо.
Номенклатура справ структурного підрозділу складається у двох примірниках не пізніше 15 листопада кожного року секретарем або працівником, відповідальним за діловодство в структурному підрозділі, обов'язково погоджується з керівником архіву установи (особою, відповідальною за архів), підписується керівником структурного підрозділу і подається до служби діловодства для підготовки зведеної номенклатури справ установи.
Протягом діловодного року структурні підрозділи забезпечують ведення номенклатур справ, зокрема за необхідності включають до них за погодженням зі службою діловодства й архівом нові справи, не передбачені чинною номенклатурою справ, застосовуючи при цьому резервні індекси в кінці номенклатури.
Наприкінці року номенклатуру справ структурного підрозділу обов'язково закривають підсумковим записом, у якому зазначаються кількість і категорії фактично заведених за рік справ. Примірник підсумкового запису, підписаний особою, відповідальною за діловодство у структурному підрозділі, передається до служби діловодства.
