Нині в установах набувають поширення автоматизовані системи реєстрації документів, що дають можливість заповнювати реєстраційні форми на комп'ютері і водночас створювати базу даних за документами установи. В автоматизованих пошукових системах, як правило, пошук інформації проводиться централізовано на автоматизованих місцях реєстрації і опрацювання інформації. Користувач повинен мати змогу одержати інформацію за всіма чи кількома реквізитами реєстрації, знати про місцезнаходження документа на певну годину. Довідки видаються: за конкретним документом - де знаходиться, стадія підготовки, результат виконання, місце зберігання; за темою (змістом) - про конкретний документ, групу документів; за кореспондентом (автором) - про конкретний документ, усі документи автора, всі документи автора з певного питання, всі документи автора за зазначений період; за регіонами - по країні, області, місту, району.
Для пошуку документа чи групи документів можуть зазначатися такі реквізити: вхідні" вихідні, внутрішні документи (пошук може вестись як окремо по кожній категорії, так і за всіма трьома групами документів); вид документа (лист, доручення, наказ, договір тощо); приблизні хронологічні межі пошуку (дати надходження або (для внутрішніх документів) підписання документа); регіон, за яким ведеться пошук (країна, область); установа (кореспондент/адресат); зміст (тема).
Інформація про документ відображається на екрані, за необхідності роздруковується реєстраційна форма. Якщо йдеться про групу документів, то результати пошуку відображаються на екрані та роздруковуються в табличній формі.
У разі пошуку невиконаного документа результатом пошуку є інформація про те, в якому структурному підрозділі (у якого виконавці) документ перебуває на час пошуку. Якщо документ виконано, то на екрані відображається інформація про його місцезнаходження.
16. Порядок складання номенклатури справ структурного підрозділу.
Номенклатура справ - це обов'язковий для кожної установи систематизований перелік назв (заголовків) справ, що формуються у її діловодстві із зазначенням строків зберігання справ.
Головним призначенням номенклатури справ є: розподіл виконаних документів на справи; систематизація справ; закріплення індексів справ; встановлення строків зберігання справ; складання описів постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання, актів про вилучення справ для знищення; облік справ тимчасового (до 10 років включно) строку зберігання.
Відповідальність за складання номенклатури справ структурного підрозділу покладається на його керівника, який організовує її складання та бере участь у розробленні. Безпосередньо розробляє проект номенклатури справ працівник, який відповідає за ведення діловодства в структурному підрозділі, із залученням інших спеціалістів цього підрозділу. Працівники Управління документального забезпечення надають методичну допомогу в її складанні й оформленні, зокрема в редагуванні заголовків справ, перевірці й уточненні строків їх зберігання.
Номенклатура справ на наступний рік складається на підставі вивчення документів з усіх питань діяльності структурного підрозділу. Керівник разом із працівниками визначають коло питань, якими буде займатися підрозділ наступного року, а також категорії документів, що відображатимуть цю діяльність, уточнюють строки зберігання окремих груп документів.
При складанні номенклатури справ необхідно керуватися основними організаційними документами (положення про структурний підрозділ, штатний розпис), планами та звітами про роботу, переліками документів зі строками зберігання. Номенклатура справ має охоплювати всю документацію структурного підрозділу, у т.ч. внутрішню документацію й одержувану ззовні. До номенклатури справ включаються також електронні документи. Перехідні справи, що ведуться протягом кількох років, вносять до номенклатури справ під одним індексом.
Разом з тим до номенклатури не включають:
3. друковані видання;
4. брошури;
5. довідники; реферативні журнали;
6. експрес-інформацію тощо.
Не слід механічно переносити зі старої номенклатури назви справ, які фактично не заводять.
17. Види контролю за виконанням документів.
Контроль за виконанням документів є однією з найважливіших функцій управління. Його мета - сприяння своєчасному та якісному виконанню управлінських рішень в установі
Розрізняють такі види контролю за виконанням документів:
o контроль по суті вирішення питання, виконання доручення;
o контроль за строками виконання завдання.
Контроль по суті вирішення питання здійснює керівник (установи або структурного підрозділу) чи спеціально уповноважена особа. Контроль по суті - це оцінка того, наскільки правильно і повно вирішено питання. Таким чином, основна роль в організації такого контролю належить керівникам різного рівня, які повинні організувати контроль за виконанням документів та перевірити якість самого виконання.
Подеколи згідно з рішенням керівника установи контроль за виконанням документів може бути покладено на співробітника, який не входить до штату служби діловодства. Це досить часто практикується при підготовці розпорядчих документів, коли контроль за виконанням покладається на одного зі співробітників (як правило, заступника керівника) або керівник залишає контроль за собою. Разом із тим централізація контролю за виконанням документів є важливим чинником його ефективної організації.
Контроль за строками виконання документів у великих установах здійснюють, як правило, спеціальний підрозділ або група контролю, що є складовою служби діловодства, у невеликих установах - секретар. У структурних підрозділах перевірку виконання документів покладають на секретаря або іншу особу, відповідальну за діловодство.
Основними завданнями групи контролю (співробітника, що здійснює контроль) є:
o відстеження руху й фіксація фактичного виконання вхідних, вихідних і внутрішніх документів, що мають важливе значення, а також вказівок (доручень) керівництва;
o узагальнення відомостей, одержаних під час відстеження процесу та результатів виконання, доведення цих відомостей до керівництва в зручному формалізованому вигляді;
o вироблення пропозицій щодо прискорення документопотоків і зміцнення виконавської дисципліни.
18. Строки виконання документів.
Строк виконання документа - це строк, встановлений нормативно-правовим актом, організаційно-розпорядчим документом або резолюцією керівництва. Строки виконання внутрішніх документів обчислюються в календарних днях з дати підписання (затвердження) документа, а вхідних - з дати надходження. Якщо останній день строку виконання документа припадає на неробочий день, то документ підлягає виконанню не пізніше робочого дня, що передує неробочому дню.
Типові строки виконання визначаються нормативно-правовими актами [13]. Наприклад, депутатський запит виконується в 15-денний строк від дня його одержання або інший строк, установлений Верховною Радою України; звернення народного депутата України і депутата місцевої ради - протягом 10 днів від дня одержання, в разі необхідності додаткового вивчення чи перевірки - не пізніше як у місячний строк; бухгалтерський звіт і річний баланс (розгляд, затвердження і повідомлення рішень за ними) - у 15-денний строк з дня одержання; телеграми, що вимагають термінового виконання, - до двох днів, решта - протягом 10 днів; інформаційні запити щодо доступу до офіційних документів і запити щодо надання письмової або усної інформації задовольняються протягом місяця [З, ст. 33].
Законодавством встановлено строки виконання для всіх категорій звернень громадян [4, ст. 20].
Документи без зазначення строку виконання повинні бути виконані не пізніше як за 30 календарних днів. Якщо завдання (доручення) потребує термінового виконання, слід зазначити конкретний строк виконання.
Якщо у зверненні порушено питання, яке не входить до компетенції установи, то воно не пізніше як через п'ять днів пересилається за належністю до відповідного органу або посадовій особі, про що також повідомляється заявникові.
Типові строки можуть встановлюватися відомчими підзаконними актами, наприклад: про надання статистичної і фінансової звітності, про подання претензій щодо якості продукції, апеляцій на рішення фінансових і судових органів тощо.
В установі можуть бути встановлені типові для даної установи строки виконання певних видів документів. Це регламентується інструкцією з діловодства цієї установи.
Індивідуальні строки виконання документів встановлює керівництво установи та керівники структурних підрозділів під час розгляду документів, що відбивається в резолюції або вказується в самому документі. Подеколи індивідуальний строк виконання документа відрізняється від типового, встановленого для цієї групи документів (наприклад, для розгляду звернень громадян керівник встановлює менший строк виконання, якщо вирішення порушеного питання є невідкладним). У розпорядчих документах та рішеннях колегіальних органів строк виконання зазначається в кожному пункті. При визначенні тривалості строку виконання документа враховуються його зміст та практичні можливості щодо підготовки відповіді. Для документів, що містять складні завдання, встановлюють триваліші строки виконання (місяць, квартал, півроку, рік). У цьому разі необхідно розділити доручення на етапи й контролювати виконання кожного етапу окремо.
