Попередній розгляд і розподіл документів

Попередній розгляд і розподіл документів, що надходять до установи, здійснюють працівники служби діловодства, причому розгляд -обов'язково в день їх одержання. Доручення органів вищого рівня, телеграми і телефонограми розглядаються негайно. Служба діловодства попередньо розглядає лише документи, адресовані керівництву установи, та без зазначення конкретної посадової особи або структурного підрозділу. Документи, адресовані безпосередньо структурним підрозділам або посадовим особам, передаються за призначенням без попереднього розгляду.

Основна мета попереднього розгляду - відібрати документи, які має розглядати керівництво. Щодо решти документів слід визначити, до якого структурного підрозділу або кому з виконавців їх слід направити. Таким чином, документи розподіляються на кілька груп - залежно від того, скільки заступників має керівник і хто з них уповноважений розглядати ті чи інші документи. Подібна диспетчеризація значно скорочує строки та інстанції проходження документів. Водночас це можливо лише за умови делегування певних прав і повноважень заступникам керівника та керівникам структурних підрозділів.

Під час попереднього розгляду кореспонденції використовують внутрішні довідники: примірний перелік документів, які розглядає керівник; перелік посадових осіб та їх обов'язків; технологічні схеми послідовності експедиційного опрацювання і розподілу різних видів документів тощо.

Ознайомлюючись зі змістом вхідних документів, працівник служби діловодства (секретар), який виконує цю роботу, визначає, кому вони мають бути передані. При цьому береться до уваги не стільки адресат, зазначений на документі (здебільшого кореспонденція адресується керівникові установи), скільки його зміст. Під час диспетчеризації документів, що надійшли до установи, враховуються:

o важливість змісту;

o вид документа (закон, постанова, наказ, лист, звіт тощо);

o складність порушених питань;

o місце установи-адресанта в структурі управління, роль громадської організації в житті суспільства;

o авторство, тобто соціальний стан особи - автора документа;

o терміновість виконання документа.

Завдання працівника, який здійснює попередній розгляд, - вивільнити керівника від зайвого потоку документів, розгляду другорядних питань.

Керівникові установи мають передаватися найважливіші за змістом документи, насамперед: органів державної влади, органів місцевого самоврядування, вищих органів, повторні й колективні звернення громадян, телеграми і телефонограми з екстрених питань, що потребують невідкладного прийняття рішення на рівні керівника, а також інші документи, що містять важливу інформацію і потребують розв'язання керівником. У середньому документи, які безпосередньо розглядає керівник, становлять близько 20 % від усієї документації.

Інколи з метою інформування керівника установи складається список, у якому зазначається, яка кореспонденція надійшла за день, за тиждень, кому її передано, що зроблено.

Завдяки цьому керівник має можливість ознайомитися з документами, що становлять для нього найбільший інтерес. Окрім того, свого часу з багатьма документами керівник установи ознайомиться, підписуючи відповіді на них. При цьому він зможе оцінити, наскільки ті чи інші працівники здатні самостійно вирішувати питання.

Заступникам керівника можуть передаватися документи, рішення за якими вони мають право приймати. Інші документи передаються до структурних підрозділів або безпосередньо виконавцям.

Документи мають передаватися керівництву чи безпосередньо виконавцям у день надходження до установи. Якщо документ повинен виконуватися кількома структурними підрозділами або особами, то з нього знімають копії або встановлюється черговість виконання.

У великих установах попередній розгляд документів здійснює досвідчений працівник, який має необхідну кваліфікацію і повноваження для цього, як правило, - завідувач служби діловодства. В невеликих установах таку роботу доручають секретарю.

Таким чином, працівник, який попередньо розглядає документи, має доступ до всієї кореспонденції, що надходить до установи. Керівник повинен цілком покладатися на такого працівника, а той, у свою чергу, - суворо дотримуватися службової етики і не розголошувати інформацію, що міститься в службових документах.

У процесі попереднього розгляду кореспонденції варто за допомогою картотеки (автоматизованої бази даних) з'ясовувати, чи велося раніше листування з порушуваного питання.

Якщо документ є повторним, то до нього підбирають раніше надіслані документи і, за необхідності, всі разом передають керівникові. У випадку з'ясування, що для ухвалення рішення можуть знадобитися додаткові матеріали (наприклад, розпорядчі документи органів вищого рівня, на які є посилання в документі), відповідальна за розгляд кореспонденції особа (секретар) має підібрати ці документи і надати керівникові.

При ознайомленні з призначеною для керівництва кореспонденцією доцільно виділяти в ній основні моменти. Можна підкреслити важливу фразу, скласти коротку записку, які характеризують сутність листування, що мало місце раніше.

Після детального ознайомлення з документами виокремлюють ті з них, зміст яких не підтверджує необхідності їх реєстрації. Такі документи розподіляють для доставки за призначенням.

Якщо до документа, що підлягає реєстрації, не складено заголовка, то працівник, який здійснює попередній розгляд, підкреслює олівцем фрази, за якими можна визначити зміст документа. Це робиться для того, щоб реєстратор міг автоматично перенести ці фрази в реєстраційні форми, не читаючи і не аналізуючи документ.

Переглядаючи документи, працівник служби діловодства (секретар) олівцем у встановленому місці (зазвичай праворуч на верхньому березі першого аркуша документа) проставляє умовну позначку структурного підрозділу, до якого направляється документ, або прізвище виконавця (у діловодній практиці ця операція називається розміткою). Умовною позначкою структурного підрозділу є його номер за списком підрозділів установи. Наприклад, 05 - відділ кадрів, 10 - відділ постачання. Кожну особу з керівного складу установи можна умовно позначити одним з перших десяти чисел (01 - керівник, 02 - перший заступник, 03 - заступник керівника).