Таблицы на ПК (персональный компьютер) пришли едва ли не раньше, чем текст. Ведь компьютер прежде всего создавался для вычислений, а не как заместитель пишущей машинки.
И именно редакторы электронных таблиц ходили в лидерах программного рынка на заре компьютерной техники.
Пользователь электронных таблиц, в отличие от работающего в Word «текстовика», живет уже не в одном, а в двух измерениях, т.к. информация определяется на пересечении строки и столбца.
Назвать Excel просто электронной таблицей все равно, что назвать Word – текстовым редактором. Ибо по количеству возможностей, скрытым и открытым функциям и кругу решаемых задач Excel может обскакать и Word, не говоря уже и о других программах.
Microsoft Excel – программа, предназначенная для организации данных в таблицы для документирования, сопоставления и графического представления информации.
Табличный процессор Excel позволяет:
1. Решать математические задачи: выполнять табличные вычисления (в том числе как обычный калькулятор), вычислять значения и исследовать функции, строить графики функций (например, sin, cos, tg и др.), решать уравнения, работать с матрицами и комплексными числами и т.п.;
2. Осуществлять математическое моделирование и численное экспериментирование (Что будет, если? Как сделать, чтобы?);
3. Проводить статистический анализ, осуществлять прогнозирование (поддержку принятия решений) и оптимизацию;
4. Реализовать функции базы данных – ввод, поиск, сортировку. Фильтрацию (отбор) и анализ данных;
5. Вводить пароли или устанавливать защиту некоторых (или всех) ячеек таблицы, скрывать (прятать) фрагменты таблиц или всю таблицу;
6. Наглядно представлять данные в виде диаграмм и графиков.
7. Вводить и редактировать тексты, как в текстовом процессоре, создавать рисунки с помощью графического редактора;
8. Осуществлять импорт-экспорт, обмен данными с другим программами, например вставлять текст, рисунки, таблицы, подготовленные в других приложениях, и т.п.;
9. Осуществлять многотабличные связи (например, объединять отчеты филиалов фирм);
10. Подготавливать выступления, доклады и презентации благодаря встроенному режиму презентаций.
Например, ее можно использовать для суммирования, вычисления среднего или максимального числа и т.д.
Если в Word мы могли выполнять небольшие вычисления в таблицах, то в Excel имеется огромный арсенал функций по категориям:
· финансовые,
· математические,
· даты и времени,
· статистические,
· текстовые,
· логические.
Одним из самых главных достоинств этой программы является то, что при изменении значений каких-либо ячеек все формулы, куда входило содержимое этих ячеек, автоматически пересчитывается.
Пример
Допустим, вы составляете прайс-лист вашей фирмы, все цены в котором приведены в рублях и привязаны к курсу доллара. Однако этот курс меняется чуть ли не ежедневно. Чтобы получить новые цены, нам достаточно изменить ячейку, в которой содержится курс доллара – все цены автоматически будут пересчитаны.
Excel оборудован множеством инструментов, которые позволяют программе во многом предугадывать желание пользователя, для этого существует такой инструмент как маркер заполнения. Инструмент автоввода может повторить любой элемент списка, набранного в столбик, программа позволяет любой список запоминать в компьютере и «вытаскивать» его весь при написании одного его элемента (например, можно составить список сотрудников, а затем его автоматически получать при написании любой фамилии из этого списка).
Эта программа предоставляет богатейшие возможности сортировки, а также фильтрацию данных по различным критериям (например, из общего списка различных организаций отфильтровать какую-либо по выбору или отфильтровать список по каким-либо количественным критериям).
В любой профессиональной деятельности эта программа займет достойное место.
Текстовый редактор – это программа, используемая специально для ввода и редактирования текстовых данных. Этими данными могут быть программа или какой-либо документ или же книга. Редактируемый текст выводится на экран, и пользователь может в диалоговом режиме вносить в него свои изменения.
Microsoft Word – основа любого офиса и, пожалуй, самая нужная и популярная программа во всем Microsoft Office.
Microsoft Word представляет собой тестовый процессор, который используется для подготовки личной и деловой документации. Помимо стандартных средств включает в себя многие функции настольных издательских систем, а также шаблоны типовых документов (писем, отчетов, бюллетеней, факсов и др.), на основе которых можно быстро создавать документы, имеющие профессиональный вид.
Microsoft Word не просто текстовый редактор, а многофункциональный текстовый процессор. С его помощью можно не только набрать текст и оформить его, но и включить в него таблицы и графики, картинки и даже звуки и видеоизображения.
По своим функциям Microsoft Word вплотную приближается к издательским системам и программам верстки. Это значит, что в нем можно подготовить к печати журнал, газету, книгу, изготовить WWW-страницу в Интернете.
Что умеет делать Microsoft Word?
1. Возможность создания нового документа с помощью специальных шаблонов (отчетов, факсов, поздравлений и т.д.).
2. Возможность одновременно открытия и работы с большим количеством документов.
3. Автоматическая проверка орфографии, грамматики и даже стилистики при вводе документа.
4. Автоматическая коррекция наиболее повторяющихся ошибок.
5. Использование стилей для быстрого форматирования документов.
6. Возможность автоматизации ввода повторяющихся и стандартных элементов текста.
7. Удобные механизмы работы со ссылками, сносками, колонтитулами.
8. Включение графических изображений, электронных таблиц, графиков, звуков, видеоизображений.
9. Возможность подготовки таблиц и некоторых формул для вычислений.
10. Возможность отправки готового документа на факс или электронную почту.
11. Встроенный мастер подсказок и справочная система.
Полнофункциональные издательские системы – Microsoft Publisher, Corel Ventura и Adobe PageMaker. Издательские системы незаменимы для компьютерной верстки и графики. Значительно облегчают работу с многостраничными документами, имеют возможности автоматической разбивки текста на страницы, расстановки номеров страниц, создания заголовков и т.д. Создание макетов любых изданий – от рекламных листков до многостраничных книг и журналов – становится очень простым даже для новичков.
Вопрос 63. Компьютерные технологии интеллектуальной поддержки управленческих решений
Разработка систем интеллектуальной поддержки является составной частью исследований по искусственному интеллекту и имеет целью создание компьютерных методов решения проблем, обычно требующих привлечения специалистов.
Эффективность программы зависит от знаний, которыми она обладает.
В системах, основанных на знаниях, правила (или эвристика), по которым решаются проблемы в конкретной области, хранятся в базе знаний. Проблемы ставятся перед системой в виде совокупности фактов, описывающих некоторую ситуацию, и система с помощью базы знаний пытается вывести заключение из этих фактов. Можно сказать, что качество экспертной системы определяется размером и качеством базы знаний. Система функционирует в следующем циклическом режиме: выбор (запрос) данных или результатов анализов, наблюдение, интерпретация результатов, усвоение новой информации, выдвижение с помощью правил временных гипотез и затем выбор следующей порции данных или результатов анализов. Такой процесс продолжается до тех пор, пока не поступит информация, достаточная для окончательного заключения.
Более простые системы, основанные на знаниях, функционируют в режиме диалога, называемом режимом консультации. После запуска система задает пользователю ряд вопросов о решаемой задаче, требующих ответа «да» или «нет». Ответы служат для установления фактов, по которым делается заключение.
В любой момент в базе знаний содержатся три типа знаний:
§ структурированные статистические знания о предметной области. После того, как эти знания выявлены, они уже не изменяются;
§ структурированные динамические знания – изменяемые знания о предметной области, они обновляются по мере выявления новой информации,
§ рабочие знания, применяемые для решения конкретной задачи.
Для построения базы знаний требуется провести опрос специалистов, являющихся экспертами в конкретной предметной области, а затем систематизировать и снабдить эти знания указателями, чтобы впоследствии их можно было легко извлечь из базы.
Системы, основанные на знании, обладают рядом свойств:
Ø экспертиза может производиться в одной конкретной области;
Ø база знаний и механизм вывода являются разными компонентами;
Ø наиболее подходящая область применения – решение задач дедуктивным путем (если – то);
Ø эти системы могут объяснять ход решения задачи понятным пользователю способом. Обычно мы не принимаем ответ эксперта, если на вопрос «Почему?» мы не можем получить логичный ответ. Точно так же мы должны иметь возможность спросить систему, основанную на знаниях, как было получено конкретное заключение;
Ø выходные результаты являются качественными, а не количественными,
Ø системы строятся по модульному принципу, что позволяет постепенно наращивать базу;
Ø области применения системы сгруппированы в классы: прогнозирование, планирование, контроль и управление, обучение.
При определении целесообразности использования экспертных систем нужно руководствоваться критериями:
ü данные и знания надежны и не меняются со временем;
ü пространство или область возможных решений относительно невелико;
ü должен быть, по крайней мере, один эксперт, способный явно сформулировать свои знания и объяснить методы их применения для решения задач.
Но даже лучшие экспертные системы имеют определенные ограничения:
v большинство их не всегда пригодны для применения конечным пользователем;
v остается проблемой приведение знаний эксперта к виду, обеспечивающему их эффективную машинную реализацию;
v считается, что там, где нет экспертов, применение экспертных систем невозможно.
Однако экспертные системы имеют определенные преимущества перед человеком-экспертом:
· у них нет предубеждений;
· они не делают поспешных выводов;
· они работают систематизировано, рассматривая все детали, часто выбирая наилучшую альтернативу из возможных;
· знания, введенные в базу, сохраняются навсегда;
· они не поддаются внешним факторам, не связанным с задачей.
